Организация документооборота: понятие, принципы и его основные функции

 Организация документооборота: понятие, принципы и его основные функции

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами  и влияет на организацию процесса управления в целом. Впервые в Основных положениях ЕГСД были закреплены общие принципы организации документооборота:

-      единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

-      прохождение документов должно быть оперативным – выполнение параллельно различных операций с документами: регистрация, копирование и раздача их участникам исполнения;

-      целесообразность всех делопроизводственных операций, исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-      современное техническое оснащение делопроизводства. Организация работы с документами  – это организация    документооборота.

Документооборот - упорядоченное движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.

Таким образом, главным правилом организации документо- оборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

В документооборот включается совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленче- ских решений, их реализации и контроля над исполнением. Про- цесс принятия любого управленческого решения состоит из ряда операций: сбор информации, подготовка проекта, согласование и т.д., а каждая операция предполагает направленное движение до- кумента в управленческом аппарате (из одного структурного подразделения в другое, от техничных исполнителей к специали- стам и т.д.). Четкое выполнение каждой операции, а также ско- рость перемещения документов влияют на организацию процесса управления в целом, а постоянный рост объема документации в сфере управления требует постоянного совершенствования орга- низации документооборота.

Чтобы выполнить главное правило организации документо- оборота – оперативное прохождение документа по наиболее ко- роткому и прямому маршруту с наименьшими затратами време- ни, необходимо:

1)   нахождение кратчайшего пути прохождения документа за счет сокращения дублирующих и повторных операций;

2)      максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки, т.е. каждое перемещение должно быть оп- равдано;

3)     исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов.

Традиционно документооборот принято рассматривать как совокупность трех основных документационных потоков:

-      входящие – документы, поступающие из других органи- заций;

-      исходящие – документы, отправляемые в другие органи- зации;

-      внутренние – документы, создаваемые в организации и используемые работниками в процессе управления.

Объем документооборота зависит от значимости организа- ции, ее функций и уровня решаемых задач, связей с внешними организациями.

Основные функции документооборота представлены на рис.

Рис. 6.20.  Основные функции документооборота

· канцелярия – регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации;

· подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др.;

· поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений;

· контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов;

· согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версий; сроки согласования; напоминания и оповещения;

· бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса  по любому событию – от регистрации до подписания документа;

· оповещения и уведомления – рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений;

· сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов;

· создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов;

· веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск;

· ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод  информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет);

· юридически значимый документооборот предприятия – организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в  РФ криптопровайдеров;

· протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе

· интеграция – описанная структура системы; наличие API.