Организация работы с документами в гостинице

Организация работы с документами в гостинице

План:

1.Основные формы организации работы с документами в гостинице 2.Этапы обработки и движения документов.

3.Номенклатура дел. 4.Формирование и хранение дел. 5.Оформление дел.

6.Сдача дел в архив.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Вся документация гостиницы делится на три документо-потока:

•      входящие (поступающие) документы;

•      исходящие (отправляемые) документы;

•      внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизован- ная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом;

при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения;

смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

•       прием и первичная обработка  документов;

•       предварительное рассмотрение и распределение документов;

•       регистрация документов;

•       контроль за исполнением;

•       информационно-справочная работа;

•       исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка документов. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты но телетайпу, факсу, электронной почте.

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса проверяется также общее количество полученных страниц, соответствие их количества, указанному  на  первом листе факса и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообще- ния или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного  порядкового  номера.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются но исполнителям или отделам для доставки.

Распределение поступивших документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному  исполнителю.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день их поступления.

Регистрация документов. Регистрация документов — важнейший этап работы с до- кументами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

•      учет документов;

•      контроль за их исполнением;

•      справочная работа по документам.

Процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для  создания базы данных о документах учреждения.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация  внутренних документов  проводится  децентрализованно,  по  группам:  в бух-

галтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — вдень отправки.

В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения:

•       дата получения;

•       входящий номер (индекс);

•       дата документа;

•       индекс документа, т.е. поисковые признаки;

•       автор (корреспондент);

•       заголовок;

•       резолюция;

•       срок исполнения;

•       исполнитель (кто с ним работает);

•       ход исполнения (фиксируются  этапы передачи документа и как исполнен);

•       номер    дела    (куда     документ     помещен    после    исполнения). Существуют три формы регистрации: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации — например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

Контроль за исполнением документов. Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управлении. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен  вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с  просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрирован полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на

которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карто- чку и устные поручения руководства.

Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен  вестись в каждом структурном подразделении.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает  и  определенный  срок.

Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации — создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

•     у кого, где и в какой стадии работы находится любой  документ;

•     в каких документах можно найти информацию по конкретному  вопросу.

Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размешать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.

Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

•     наличие подписи;

•     наличие латы (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);

•     наличие заголовка;

•     правильность адресации;

•     наличие адреса, если документ предназначен разовому  корреспонденту;

•       наличие всех листов в документе и указанных  приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и  по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

•      составление проекта исходящего документа;

•      визирование проекта документа;

•      проверка правильности оформления проекта документа;

•      подписание документа руководителем;

•      регистрация документа (журнал, РК, персональный  компьютер);

•      проставление номера на документе;

•       проверка правильности адресации;

•       отправка документа адресату;

•       подшивка второго экземпляра (копии) в  дело.

Номенклатура дел. В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество  документов.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учрежде- ниях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой  систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет струк- турную схему построения, в которой названиями частей (классами)  являются  наименования структурных подразделений.

Каждая организация обязана иметь смою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Только руководитель и ведущие специалисты могут перечислить полный круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов — и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и  его  структурном  подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне, так и созданных в  процессе  деятельности подразделения.

В neрвoй графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Но вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа.

Рис.4.Форма номенклатуры дел.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки  хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.

Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, ит.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное  хранение.  После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий

—   в ведомственном архиве, четвертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях  и количестве заведенных дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью можно быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Формирование дел. Исполненных документов в учреждении накапливается много.

Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются Основные правила работы ведомственных архивов и Государственная система документационного обеспечения управления.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции  по  делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка — папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Раскладка документов в дела производится секретарем или  лицами,  ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре, Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на два тома или более.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помешают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.

Хранение дел. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в  котором указано, когда, кому и на какой срок выдан  документ.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находится.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное  пользование  может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением  акта об изъятии подлинника и подшивкой вдело на его место заверенной копии.

Обработка дел для последующего хранения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться еще год посла окончания текущего года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы и архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф (например, дела за 2006 г. должны обрабатываться в 2008 г.).

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в  Основных  правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и  практической ценности документов, оформление дел, составление описи надела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при  методической  помощи  сотрудников  архива учреждения.

Экспертиза ценности документов. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для  науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет  очень  сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурною, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

•       первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;

•       второй этап — проведение экспертизы ценности самих документов через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

•       третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в гостиницах проводится под руководством ЭК, действующей постоянно.

В небольших гостиницах и туристских комплексах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Значительно облетает экспертизу ценности документов деление их на три  группы:

•   основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функции и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному  хранению;

•   оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической   деятельности   (документы   по   бухгалтерскому   учету   и    отчетности,

снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

•      документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.), имеющая длительный срок хранения; к ней часто об- ращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в орга- низации долговременно.

В зависимости от значимости документов устанавливаются постоянные или временные сроки их хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончании дела.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

•постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

•длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет включительно);

•подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков  хранения.