Основные положения по документированию управленческой деятельности

 Основные положения по документированию управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает  все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в организации, учреждении, предприятии (далее – организации). Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (диски, дискеты и др.).

Состав документации организации определяется:

·    кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

·    пределами ответственности (компетенцией);

·    порядком   разрешения   вопросов    (на    основе    коллегиальности    или единоначалия);

·    объемом и характером взаимосвязей с другими организациями, а также с вышестоящими организациями управления (федеральными, местными и ведомственными).

Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы организации, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификатора должны быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности организации на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа.

Формирование и ведение документации организации осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и методических рекомендаций документационного обеспечения управления (ДОУ или делопроизводства) – технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности  организации. Совокупность указанных актов и документов образует нормативную базу делопроизводства, которая включает:

1.       Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ.

2.          Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера.

3.       Нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие ДОУ местного характера.

4.       Организационно-распорядительные документы организаций.

5.       Государственную  систему  документационного  обеспечения  управления

(ГСДОУ).

6.       Государственные стандарты по вопросам ДОУ.

7.       Унифицированные системы документации (УСД).

8.       Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

9.       Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.

10.     Нормативно-методические    документы    по    организации    архивного хранения документов.

Юридическими            основаниями      возникновения      организационно- распорядительных документов в деятельности организаций являются:

·    указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

·    конкретные поручения вышестоящих органов;

·    осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

·    потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подчиненным организациям либо их структурным подразделениям,  излагается   в  постановлениях,   решениях   и  приказах.

Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений фиксируются в указаниях и распоряжениях.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, документ принимается в форме решения.

Издание распорядительных документов обязательно:

1.      По организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации организаций и структурных подразделений; при определении функций и задач организации и структурных подразделений; подведении  итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий; определении прав и обязанностей должностных лиц в случаях отмены, изменения и приостановления действия правовых актов и т.п.

2.      В области планирования: при определении порядка и сроков составления планов; утверждения перспективных и годовых планов; в случаях изменения плановых показателей; при подведении итогов выполнения планов.

3.      В области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса; для организации выпуска новой продукции, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции.

4.      В области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждении технико- экономических нормативов и показателей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий; утверждении цен, прейскурантов и других нормативов на виды работ; при приемке в эксплуатацию готовых объектов.

5.      В области материально-технического снабжения и сбыта: при распределении материальных ресурсов; распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и т.д.; утверждении планов кооперированных поставок продукции и т.д.

6.      В области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета,  повышению  рентабельности;  в   случаях   изменения   целевого   расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.; по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

7.      По вопросам труда и заработной платы: при назначении работников на должность, освобождении от должности, переводе и перемещение по службе, при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях; решении вопросов о командировках работников; в случае премирования работников и выплаты единовременных денежных  вознаграждений и др.

Распорядительные документы, поступающие в организацию из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

·    издания самостоятельных распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

·    издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.