Особливості інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку

Особливості інформаційного забезпечення бухгалтерського  обліку

 Зупинимося на деяких особливостях інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку, що характеризується великим обсягом різноманітних первинних документів, що виникають у різних підрозділах як поза, так і усередині бухгалтерії, широким використанням нормативно-довідкової документації, а також бухгалтерською звітністю.

  Відповідно до Закону про бухгалтерський облік всі господарські операції оформляються виправдувальними документами, побудованими на основі Уніфікованої системи документації (УСД), єдиних нормативних документів Міністерства фінансів України й  Служби держстатистики.

Бухгалтерський документ є повним і достовірним свідченням про здійснення господарської операції і має юридичну чинність.

У бухгалтерському обліку діють наступні види документів.

         1. Типові міжгалузеві, єдині для всіх організацій. Форми первинних документів відповідають альбому форм УСД по обліку: сільськогосподарської продукції й сировини; праці і його оплати; основних засобів і нематеріальних активів, матеріалів, по розрахунково-фінансових операціях і ін. Ці документи обов'язкові до застосування у всіх підприємствах і організаціях (наприклад, платіжне доручення, рахунок- фактура).

        2. Типові галузеві, складені на базі типових, але враховуючу специфіку галузі; їх частка постійно зменшується, тому що орієнтир зроблено на типові міжгалузеві форми.

        3.Індивідуальні, що визначаються обліковою політикою й ті, що допускаються до вживання Міністерством фінансів України; враховують специфіку конкретного підприємства й складаються на місці. Індивідуальні документи обов'язково повинні включати наступні реквізити: найменування документа, код форми, дату, найменування організації, зміст господарської операції, одиниці виміру).

          Єдина документація для малого підприємства, затверджена Міністерством фінансів України. Всі первинні бухгалтерські документи розробляються з урахуванням вимог ДСТ, уніфікованої системи документації й відбивають вимоги, пропоновані комп'ютерною обробкою.

            Документи бухгалтерського обліку класифікуються по різних ознаках: призначенню, змісту господарських операцій, обсягу відбитих операцій, способу використання, числу  позицій, що враховуються, місцю складання, способу заповнення. Наприклад, матеріальні документи оформляють операції по руху товарно-матеріальних цінностей (матеріалів, палива,  запасних частин, напівфабрикатів, готової продукції).

Розрахункові документи служать для оформлення розрахункових взаємин підприємства зі своїми контрагентами. Сучасні технології забезпечують автоматичне формування первинних облікових документів персональним комп'ютером.

Бухгалтерська звітність — система даних про майнове й фінансове становище організації й результатах її господарської діяльності; має певний склад форм звітності, показників і алгоритмів. Бухгалтерська звітність ділиться на зовнішню і внутрішню, складання яких забезпечується машинними програмами.

Зовнішня бухгалтерська (фінансова) звітність встановлюється Міністерством фінансів України (бухгалтерський баланс - форма № 1, звіт про прибутки й збитки - форма № 2, додатка до них); її склад єдиний для всіх організацій. На формах бухгалтерської звітності обов'язково повинні бути наступні реквізити: найменування звіту, звітний період, повне найменування органі-зації, код ЄДРПОУ; ідентифікаційний номер платника податків (ІНПП); вид діяльності по КВЕД; організаційно-правова форма по КОПФГ; код власності по КВФ; одиниці виміру, повна поштова адреса організації, дати твердження й відправлення звіту.

Внутрішня бухгалтерська звітність призначена для подання менеджерам всіх рівнів управління. Форми звітності можуть бути реалізовані машинною програмою.

Класифікатори й коди використовуються в бухгалтерському обліку  для складання на ПК різних зведень, згрупованих за певними реквізитами- ознаками. До таких ознак, що мають буквене найменування, можна, наприклад, віднести найменування синтетичних і аналітичних рахунків, працюючих підрозділів, товарно-матеріальних цінностей. Спроба зробити цю інформацію зручною для сприйняття людиною й машиною, потребувала створення спеціальних засобів формалізованого опису елементів економічної інформації і їх кодових позначень, на підставі яких складаються класифікатори.

Експлуатаційні можливості персональних комп'ютерів трохи видозмінили техніку застосування кодів у бухгалтерському обліку. Так, широке застосування знашли мнемокоди - умовне коротке позначення деякої позиції номенклатури. Наприклад, у деяких програмах первинні документи кодуються мнемокодом у такий спосіб: платіжне доручення - ПП, прибутковий касовий ордер - ПКО тощо.

У персональних комп'ютерах часто застосовуються буквені й комбіновані коди; використовується автоматичне присвоєння кодів позиціям номенклатури, в основному за порядковою системою. Наприклад, ПК може кодувати порядковим номером структурні підрозділи підприємства, номера документів. У бухгалтерському обліку використовується цілий ряд розроблених класифікаторів (загальноукраїнських, галузевих, локальних), що входять у Єдину систему класифікації й кодування (ЄСКК).

Державна система класифікації розроблена в централізованому порядку і є єдиною для країни. Державни  класифікатори використовуються в основному для кодування зведеної бухгалтерської звітності, що надається в зовнішні організації, а також кодування деяких первинних документів

            У бухгалтерському обліку використовуються наступні загально-українські класифікатори:єдиний державний реєстр підприємств та організа-цій України (ЄДР ПОУ); класифіка­тор видів економічної діяльності (КВЕД); державний класифікатор  управлінської документації - ДКУД; класифікатор систем позначення одиниць виміру й обліку -КСПОВО; класифікатор організаційно-правових форм господарювання (КОПФГ); класифікатор форм власності -КВФ; ідентифікаційний номер платника податків -ІНП; код осо-бового рахунку; код основних фондів -КОФ;  класифікатор валют (КВ); укра-їнський класифікатор товарів зовнішньоекономічної діяльності-  УКТЗЕД.

Як правило, ці коди проставляються в заголовній частині зведеної бухгалтерської звітності і не використовуються при рішенні бухгалтерських задач локальних ділянок обліку на підприємстві. Необхідність у них виникає тільки при комп'ютерній обробці зведених бухгалтерських документів.

Галузеві класифікатори використовуються для кодування інформації, специфічної для конкретної галузі. З огляду на те, що бухгалтерський облік ведеться у всіх галузях, до цієї групи можуть бути віднесені класифікатори, єдині для бухгалтерського обліку, незалежно від галузі. Як правило, ці класифікатори є однаковими у всіх типових проектах комп'ютеризації бухгалтерських задач. До них ставляться коди синтетичних рахунків бухгалтерського обліку, видів оплат і видів утримань по заробітній платі, видів операцій руху матеріальних коштів, норм амортизаційних відрахувань, категорій платників податків, касових операцій. Локальні коди є індиві-дуальними для конкретного підприємства, тому їх розробка ведеться і при придбанні типового проекту. Наприклад, коди підрозділів повинні бути єди-ними при обробці облікових задач, задач обліку кадрів, виробничому обліку.

Деякі коди використовуються тільки для бухгалтерських задач, тому локальні коди можна розділити на дві групи. Перша група - це коди, єдині для підприємства (структурних підрозділів, матеріалів, готової продукції, деталей, вузлів і з'єднань; коди устаткування, постачальників і споживачів, спеціальностей). Друга група кодів використовується тільки при рішенні бухгалтерських задач: це коди субрахунків, основних засобів, матеріально відповідальних осіб, робочий план рахунків.

Внутримашинне інформаційне забезпечення бухгалтерських задач являє собою сукупність даних (взаємозалежних інформаційних файлів), розташованих на машинних носіях. Інформаційна технологія обробки економічних задач, організація АРМ і обчислювальних мереж, типові й індивідуальні проекти орієнтовані на організацію бази даних різної конфігурації - централізованої, розподіленої й локальної. При цьому створюються базові масиви, загальні для підприємства і організації (працюючі, матеріали, постачальники, покупці, готова продукція, нормативи, розцінки, довідкові дані, підприємства, посади й ін.), а також локальна інформаційна база, використовувана тільки при рішенні бухгалтерських задач: робочий план рахунків бухгалтерського обліку, типові проводки, журнал господарські операції, особові рахунки співробітників, інвентарні картки основних засобів, картки рахунку й ін.

Склад інформаційної багаторівневої розподіленої бази даних визначається в ході складання робочого проекту ІС підприємства. Можна відзначити ще одну особливість в організації бази даних при використанні типових проектів. У типових проектах, як правило, передбачається склад бази даних, єдиний для всіх підприємств (план рахунків бухгалтерського обліку, види оплат і втримань по заробітній платі, види операцій, рух матеріалів, типові норми амортизаційних відрахувань, типові проводки й ін.). Користувач за своїм розсудом може вносити зміни в ці масиви, створювати інші базові масиви, склад яких визначається конкретним користувачем і заповнюється їм вручну (наприклад, склад підрозділів, співробітників, матеріалів і ін.).