Отчет-практики делопроизводителя

02.05.24г

Учебная практика

ПМ.02 Документационное обеспечение деятельности организации

Задание 2,3,4

Ознакомление с документами,  поступающими в организацию. Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения. Обработка исполненных и отправляемых документов.

.

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение.

Поскольку функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Как видим, должностные инструкции не имеют единой структуры текста, вероятно, это объясняется тем, что круг их обязанностей различается по объему и сложности.

Общими для всех являются лишь разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Ответственность.

Содержание раздела «Общие положения» включает: категорию должности, порядок назначения и освобождения от должности, требования к профессиональной подготовке и стажу работы (исключая прораба), требования к уровню знаний, также перечень нормативных актов, которыми специалист должен руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности» очерчивает круг профессиональной деятельности.

Раздел «Ответственность» определяет условия и порядок наступления ответственности. Для разных категорий должностей предусматривается индивидуальные условия ее наступления.

При наличии в должностной инструкции раздела «Права» он содержит перечень полномочий, которыми наделен сотрудник для реализации возложенных на него обязанностей.

Раздел «Условия работы» раскрывает режим работы и обязательность выезда в командировки

В раздел «Прочее» содержатся ссылки на нормативные акты, послужившие основанием для подготовки должностной инструкции. Не оформленная в отдельный раздел подобное ссылка содержится в каждой должностной инструкции.

Раздел «Заключительные положения» (имеется только в должностной инструкции прораба) включает следующие положения:

- данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые могут быть дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами;

- должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение;

- должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия;

- дополнительно, такая инструкция может согласовываться с непосредственным руководителем работника;

- каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под роспись;

- один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательному передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

Должностные инструкции утверждены  директором. Оформлены на чистом листе бумаги по типу общего бланка с угловым расположением реквизитов и включают: наименование организации, гриф утверждения, оттиск печати, вид документа, заголовок.

Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения.

Документы, внесенные  в Номенклатуру дел, подлежат регистрации  в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска.

Регистрация заключается  в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного номера, даты регистрации и указания на место хранения.

Оформление дел включает:

подшивку или переплет дела в папку–скоросшиватель;

нумерацию листов в деле;

составление описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила:

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

дело не должно содержать более 250 листов.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела. При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются  директором в виде приказов. Решения генерального директора оформляются двумя видами приказов

Как видим, в алгоритме подготовки документа выпадает ряд стадий, характерных для издания распорядительных документов, такие как: