Отчеты в MS Access

Выход

Microsoft

Access

ОТЧЕТЫ

Создание отчетов

Выход

Использование отчетов

Форматирование отчетов

Экспорт отчетов

1

Создание отчетов

Для создания отчета Access не требуется прикладывать много груда. И как всегда, задачу можно выполнить различными способами:

автоматический


с помощью мастера отчетов


с применением режима конструктора.

2

Автоматическое создание отчета

Создадим автоотчет на основе таблицы Кошки.

1. Выберите таблицу Кошки, щелкнув на соответствующейссылке в окне Область переходов.

2. Выберите команду Создание/Отчет.

3

(продолжение)

Как видите, каталоги в отчете отсортированы в том же порядке, что и в самой таблице.

3. Сохраните отчет щелкнув на значке Сохранить и присвойте ему имя Авто_отчет.

4

Отчет может быть основан на запросе, который позволяет сортировать записи в любом порядке. Например, можно создать отчет, в котором кошки будут отсортированы по именам их владельцев.

(продолжение)

Выберите таблицу Кошки.

2. Выберите команду Создание/Конструктор запросов.

5

(продолжение)

3. В окне Добавление таблицы выберите значение Кошки и щелкните на кнопке Добавить. Затем щелкните на кнопке Закрыть.

4. В окне Кошки дважды щелкните на звездочке, расположенной на самом верху списка полей таблицы Кошки. Это приведет к тому, что в запрос будут добавлены все поля таблицы.

6

5. Перетащите поле Владелец из списка полей на сетку конструктора.

6. Выберите для строки Сортировка значение По возрастанию и снимите флажок Вывод на экран.

7. Щелкните на значке Сохранить и введите для созданного вопроса название Кошки_сортировка, после чего закройте окно конструктора.

(продолжение)

7

9. Выберите команду Создание/Отчет

8. Щелкните один раз на ссылке Кошки_сортировка на панели Область переходов.

(продолжение)

8

(продолжение)

Созданный отчет показан на рисунке.

1

Создайте еще один отчет на основе таблицы Кошки.

Использование мастера отчетов с таблицей

Выберите команду Создание/Мастер отчетов.

2. В открывшемся окне Создание отчетов выберите опцию Таблица: кошки в разделе Таблицы и запросы.

2

(продолжение)

3. Теперь выберите поля, которые необходимо отобразить в отчете. Например, это могут быть поля Владелец, Кличка и Фото. Перенесите эти объекты в поле Доступные поля, щелкнув на кнопке с изображением стрелки, после чего щелкните на кнопке Далее.

4. На второй панели мастера отчетов можно произвести настройку параметров для уровней группировки отчета. Просто щелкните на кнопке Далее.

3

5. Третья панель позволяет сортировать отчет с учетом содержимого максимум четырех полей. Щелкните на кнопке Далее.

(продолжение)

На четвертой панели определяется вид макета для отчета. В данном случае выберите переключатели Ступенчатый и Книжная, последний для указания ориентации печати документа. Обратите внимание на то, что изображение макета в левой области окна изменяется в соответствии с выбором тех или иных параметров. Завершив настройку, щелкните на кнопке Далее.

4

(продолжение)

7. Пятая панель дает возможность выбрать стиль отчета. Стиль включает в себя различные шрифты и цвета. Выберите, например, стиль Поток, обратив внимание на изменившийся макет отчета слева. Щелкните на кнопке Далее.

8. На последней панели отчету присваивается имя, а затем выбирается один из двух переключателей: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета. Присвойте отчету имя Кошки и щелкните на кнопке Готово для открытия этого отчета в режиме предварительного просмотра.

5

(продолжение)

На рисунке показан готовый отчет, созданный с помощью мастера.

6

Использование мастера отчетов с запросом

Посредством мастера отчет будет создан на основе запроса Кошки_сортировка.

1. Выберите команду Создание/Мастер отчетов.

2. На первой панели Создание отчетов выберите в раскрывающемся списке, содержащем имена таблиц и отчетов, запрос Кошки_сортировка.

7

Использование мастера отчетов с запросом

3. Выберите все поля запроса и щелкните на кнопке Далее. Для выбора сразу всех полей достаточно одно щелчка на кнопке с изображением двух стрелок (>>).

4. На второй панели уровни группирования выбирать не нужно. Щелкните на кнопке Далее.

8

(продолжение)

5. На третьей панели, задайте сортировку областей отчета по убыванию. Для изменения типа сортировки поля Владелец достаточно один раз щелкнуть на кнопке, размещенной справа от поля. Щелкните на кнопке Далее.

6. Установите переключатели Ступенчатый и Книжная, затемщелкните на кнопке Далее.

9

(продолжение)

7. На пятой панели Создание отчетов выберите любой понравившийся стиль. Щелкните на кнопке Далее.

8. Присвойте отчету имя Кошки_по_убыванию и
Щелкните На кнопке Готово.

10

(продолжение)

Готовый отчет представлен на рисунке.

11

Использование мастера отчетов для нескольких таблиц

Выберите команду Создание/Мастер отчетов.

2. В списке таблиц и запросов выберите таблицу Кошки. Перенесите поля Владелец, Кличка и Питомник из области Доступные поля в область Выбранные поля.

Большая часть информации отчета может быть основана на данных нескольких таблиц.

12

4. Поскольку отчет содержит поля двух таблиц, мастер отчетов создаст дополнительную панель (рис. 7.9), позволяющую группировать данные отчета. Выберите опцию Порода и щелкните на кнопке Далее.

3. Теперь в списке таблиц и запросов выберите таблицу Порода. Как видите, поля в области Выбранные поля остались неизменными. Добавьте в область Выбранные поля поля Код_породы и Название_породы из таблицы Порода, после чего щелкните на кнопке Далее.

(продолжение)

13

(продолжение)

5. Если других уровней группирования задавать не требуется, щелкните на кнопке Далее.

6. Укажите порядок сортировки по имени владельца и щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите переключатель Структура, затем щелкните на кнопке Далее.

14

(продолжение)

8. Выберите любой стиль и щелкните на кнопке Далее.

9. Присвойте новому отчету имя Кошки_и_Порода, затем откройте его, выбрав переключатель Просмотреть отчет и щелкнув на кнопке Готово.

15

Результат, показан на рисунке.

(продолжение)

1

Режим конструктора

Конструктор позволяет просматривать служебную информацию, влияющую на внешний вид отчета, и содержащиеся в нем данные, а также дает возможность вносить в них изменения.
Для работы с отчетом в конструкторе предусмотрено несколько основных окон.

Окно Элементы управления.


Окно Список полей.


Заголовок отчета, колонтитулы и область данных.


Окно Свойства.

12

Дает возможность добавить в отчет новые элементы управления. Эти элементы представляют собой контейнеры, в которых хранятся данные отчета.

3

Содержит списки всех полей данных (выбираются в таблице или запросе), предназначенных дляиспользования в отчете.

4

Основные рабочие области конструктора.

5

Позволяет изменять внешний вид и предназначение элементов управления отчета, а также содержимое отчета.

6

(продолжение)

Благодаря командам меню Режим возможен выбор режима отображения отсчета, таких как:

1

Использование отчетов

Кнопки с изображением стрелок, расположенные на панели управления, позволяют переключаться между различными страницами отчета.

Режимпредварительного просмотра

Щелчок указателем в виде увеличительного стекла на отчете позволяет увеличить отчет при необходимости рассмотреть его детали или, наоборот, уменьшить отчет - в таком случае хорошо виден его общий вид.

2

Печать - отправка отчета на установленный принтер.
Кнопка Масштаб позволяет выбрать несколько параметров масштабирования в диапазоне от 10 до 1000%. Также можно выбрать параметр Вписать в окно.
Одна страница - масштабирование при необходимости просмотра одной страницы.
Две страницы - уменьшение с целью одновременного просмотра двух страниц.
Другие страницы - одновременный просмотр нескольких страниц (4, 8 или 12).
Закрыть - закрытие отчета.
Размер - выбор размера листа для отчета. Доступно множество вариантов, в том числе довольно экзотических (например, японская двусторонняя открытка).

Кроме того, к отчетам, создаваемым в режиме предварительного просмотра, добавляется новая панель, на которой расположены кнопки, о назначении которых кратко рассказывается ниже.

3

Прежде чем пересылать отчет на принтер, следует просмотреть параметры распечатываемой страницы.

Печать отчета

2. Теперь щелкните на кнопке Параметры страницы, расположенной в поле Разметка страницы, чтобы открыть окно.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любом отчете в области переходов и выберите команду Предварительный просмотр.

4

Печать отчета

Диалоговое окно включает в себя три вкладки:

Параметры печати.

5

Позволяет определить размер полей между распечатываемыми данными и краями листа бумаги. Кроме того, здесь можно установить флажок Печатать только данные, благодаря чему графические элементы печататься не будут.

6

выбор между книжной и альбомной ориентацией печатного отчета, также размера бумаги и типа подачи. Доступен и выбор нужного принтера, если таковых несколько.

7

выбор параметров сетки при печати табличного отчета, которые используются в основном для печати почтовых наклеек.

8

После создания отчета и настройки параметров страницы пришло время напечатать сам отчет. Сделать это можно несколькими способами:

выберите отчет в окне базы данных и выполним командуOffice/Печать/Печать;

щелкните правой кнопкой мыши на названии отчета в окне Область переходов и выберите в контекстном меню команду Печать;

откройте отчет в режиме предварительного просмотра ищелкните на кнопке Печать.

1

Форматирование отчетов

Для создания и форматирования нового отчета мы задействуем автоформат.

1. Выберите таблицу Кошки.

2. Выберите команду Создание/Отчет.

2

Использование автоформата

3. Выберите команду Вид/Режим макета.

4. Выберите команду Автоформат/Мастер автоматического форматирования.

3

(продолжение)

5. В открывшемся окне выберите один из форматов. В результате выбора нового формата макет отчета будет изменен. Это даст возможность увидеть, как будет выглядеть отчет с применением нового формата еще до его создания. Выбрав понравившийся формат, щелкните на кнопке ОК.

6. Выберите команду Вид/Предварительный просмотр для изучения полученного результата.

4

Полученный результат отчета.

(продолжение)

1

Сформированный отчет можно экспортировать Word или Excel.

Экспорт отчетов

Чтобы выполнить экспорт открытого
Отчета Кошки_и_Порода в Word, нужно воспользоваться кнопкой

В открывшемся окне укажите имя файла. Щелкните на кнопке OK.

2

(продолжение)

3. Появится окно Сохранения шагов экспорта. Для сохранения шагов поставьте галочку в окошечке. Щелкните на кнопке Закрыть.

3

(продолжение)

Страница отчета Кошки_и_Порода экспортированного в Word.