Поняття інформаційного забезпечення, його структура

Поняття інформаційного забезпечення, його структура

Інформаційне забезпечення (ІЗ) є важливим компонентом автоматизованих інформаційних систем і прямо пов'язане з організаційною структурою об'єкта та функціональних підсистем ИС.

Інформаційне забезпечення призначено для відбиття інформації, що характеризує стан керованого об'єкта, є основою для прийняття управлінських рішень.

Основою інформаційного забезпечення є інформація. У теорії машинної обробки інформація розглядається відносно  технології її перетворення з метою управління, тобто як сукупність відомостей, що є об'єктом збору, передачі, зберігання й обробки. Інформація може бути зафіксована в документах і на машинних носіях, є предметом і засобом праці.

Як  засіб праці інформація впливає на об'єкт керування з метою вироблення керуючих рішень. Як предмет праці інформація є основою побудови інформаційних технологій.

Структура економічної інформації досить складна і включає різні комбінації інформаційних структур, що мають ієрархічну структуру побудови.

На рис.2.1 наведено приклад побудови ієрархічної інформаційної системи.

Логічний підхід до структуризації економічної інформації дозволив виділити наступні структурні одиниці залежно від  їхнього функціонального призначення: реквізит, показник, документ, інформаційне повідомлення, інформаційний масив (файл), інформаційна підсистема та інформаційна система. Розглянемо функціональне призначення і роль різних структурних елементів в автоматизованій обробці.

Інформаційними одиницями нижчого рівня є реквізити й показники, що служать підставою для складання документів і зберігання в пам'яті машини.

Реквізит — найпростіша  одиниця, складається зі знаків - цифр і букв, що мають змістове значення ій не піддаються подальшому розподілу. Реквізити не однозначні за своїм призначенням і підрозділяються на реквізити- ознаки, що відбивають якісний бік об'єкта, наприклад найменування матеріалу, і реквізити- підстави, що відбивають кількісний рядок об'єкта, наприклад кількість матеріалу, сума, величина обсягу, довжини тощо. Кожний реквізит характеризується своїми найменуваннями й значеннями.

Реквізити-ознаки підлягають логічній обробці (сортуванню, угрупованню, пошуку), реквізити-підстави - арифметичній обробці. Сполучення однієї підстави та всіх, стосовних до нього ознак, утворить показник - логічне висловлення, що містить якісну й кількісну характеристики відбиваного явища.

 Рисунок 2.1 - Структура економічної інформації

Виходячи з цього визначення видно, що в наведеному вище прикладі відбито два показники. Кожний показник має багато значень і розраховується за своїм алгоритмом. Документ є складовою одиницею інформації, що включає багато реквізитів і дає певні кількісну і якісну (або тільки якісну) характеристику об'єкта, процесу, явища.

Кожна економічна задача характеризується певними формами документів і    системою утримуємих у них показників.

Документ відбивається на паперових носіях. Далі в пам'яті машини всі однорідні документи (інформаційні повідомлення) зводяться в інформаційний файл - основну структурну одиницю зберігання інформації в пам'яті комп'ютера при автоматизованій обробці економічних задач.

Інформаційні файли мають різне функціональне призначення. Так, виділяють файли умовно-постійної, змінної, вхідної, проміжної, результатної, архівної та іншої інформації. Частина файлів використовується тільки для обробки одної задачі, інші - для декількох задач. Як правило, в автоматизованій обробці економічної задачі бере участь велике число   інформаційних файлів.

Наприклад, при обробці фінансових операцій, пов'язаних з розрахунками по касі, створюються інформаційні файли плану рахунків, довідників підзвітних осіб, прибуткових касових ордерів і інших документів, на  основі  яких  формується  зведена  звітність: касова книга, журнал- ордер

№ 1 та ін.

Сукупність різних інформаційних файлів, що використовуються для обробки якого-небудь комплексу економічних завдань (наприклад, обліку касових операцій), організує наступну, вже досить складну, структурну одиницю інформації - інформаційний потік.

Як правило, створення ІС передбачає автоматизовану обробку економічних задач різних функціональних підсистем. Наприклад, у функціональній підсистемі "Бухгалтерський облік" автоматизовані фінансово-розрахункові операції, облік праці й заробітної плати, облік ТМЦ, облік основних засобів, облік виробництва, зведена звітність, що дозволяє виділити інформаційну підсистему "Бухгалтерський облік".

Виділення інформаційних підсистем в ІС залежить від виду діяльності об'єкта. Так, наприклад, в ИС підприємств і організацій виділяють функціональну підсистему "Бухгалтерський облік"; в ІС банку - "Операційний день банку".

Сукупність всіх інформаційних підсистем об'єкта становить структурну одиницю інформації вищого рівня - інформаційну систему, що реалізує різні функції управління.

Створення інформаційних систем і інформаційних технологій вимагає організації і виділення спеціальної підсистеми - інформаційного забезпечення.

Основою інформаційного забезпечення є система показників предметної області. Наприклад, у бухгалтерському обліку система показників визначається різними ділянками обліку, фінансовою звітністю; у банківській діяльності системи показників пов'язані з розрахунково-касовим обслуговуванням юридичних осіб, кредитних, депозитних і валютних операцій, внесків приватних осіб і ін.

Поняття "Інформаційне забезпечення" з'явилося в 70- х рр. в зв'язку із впровадженням ЕОМ у практику обробки економічних задач і зі створенням автоматизованих систем управління (АСУ). Була розроблена структура ІЗ, що припускає розподіл ІЗ на внемашинное (система показників, класифікатори й коди, документація, потоки інформації) і внутрімашинне (інформаційні масиви (файли) у пам'яті ЕОМ і на машинних носіях).

В умовах застосування персональних комп'ютерів для обробки економічних завдань зберігається наступність раніше розроблених принципів створення ІЗ, але орієнтир зроблений на наступне:

- організація АРМ і активна участь користувача в обчислювальному процесі (децентралізована обробка);

- автоматичне формування первинних документів персональним комп'ютером (безпаперова технологія);

- мережна інтегрована обробка комплексів економічних задач підприємства (організації);

-  створення розподіленої бази даних організації;

-  широке інформаційно-довідкове обслуговування користувачів;

-  електронний документообіг;

-  електронна пошта, вихід в Інтернет.

Можна вважати, що розподіл інформаційного забезпечення на позамашинне та внутрімашинне є досить умовним, тому що сучасна автоматизована технологія обробки економічних задач ґрунтується в основному на інформаційних файлах, розміщених у пам'яті інформаційної системи комп'ютера. Відбувається автоматичне створення первинних документів комп'ютером, у той час як введення з паперових носіїв постійно скорочується. Документообіг здобуває автоматизовану форму; маршрут їхнього руху встановлюється машинною програмою.

Структура інформаційного забезпечення включає:

- систему показників предметної області (наприклад, показники бухгалтерського обліку, фінансово-кредитної діяльності тощо);

- системи класифікації і кодування економічної інформації;

- уніфіковану систему документації, створювану ручним або автоматичним способом;

- потоки інформації з використанням різних варіантів організації електронного документообігу;

- інформаційні масиви (файли), що зберігаються в машині на машинних носіях, які мають різний ступінь організації(банк даних) і підлягають автоматизованій обробці.

Призначення інформаційного забезпечення полягає в наступному.

1. Забезпечення організації подання інформації користувачам для виконання ними професійних задач з підготовки управлінських рішень, а також створення умов роботи автоматизованим інформаційним технологіям.

2. Забезпечення взаємного пов'язання задач функціональних підсистем на основі однозначного формалізованого опису їхніх входів і виходів на рівні показників і документів.

3. Створення ефективної організації зберігання й пошуку даних, що дозволяє формувати дані для рішення регламентованих завдань, а також функціонувати в режимі інформаційно-довідкового обслуговування.

Склад інформаційного забезпечення визначається на стадії проектування ІС при активній участі користувачів. Основою його розробки служать дані аналізу обстеження інформаційних систем економічного об'єкта, у ході якого визначається склад використовуваної документації, зміст бази даних, інформаційні зв'язки комплексів економічних задач. Значна роль при створенні ІЗ приділяється результатам постановки задач, у ході розробок яких користувачі визначають конкретний склад первинних і зведених документів, представляють їхню структуру, способи їхнього складання й т.п.

Проектування ІЗ здійснюється в тісному зв'язку з технологією автоматизованої обробки й програмним забезпеченням.