Порядок командировки за границу

Порядок командировки за границу

Командировка за границу осуществляется согласно приказа (распоряжения) руководителя предприятия после утверждения задание, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за рубежом (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов. Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать 60 календарных дней.

Предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, которые обусловлены реальными потребностями в стране пребывания, с соблюдением требований Национального банка Украины в отношении вывоза иностранной валюты за границу. Работника знакомят с справкой-расчетом на выданный ему аванс и с действующими положениями о отчетности за его использование.

За каждый день пребывания работника в командировке за пределами Украины (кроме государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет средств бюджетов), ему выплачиваются суточные в пределах граничных норм, установленных постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.1999 г. №663, в частности:

а) в случае, когда в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включаются расходы на питание - 280 гривен;

б) в случае, когда в счета стоимости проживания в гостиницах включаются расходы на:

- одноразовое питание - 224 грн.;

- двухразовое питание - 154 грн.;

- трехразовое питание - 98 грн.

Нормы возмещения расходов на командировку (суточных расходов и расходов на наем жилья) до конкретной страны для госслужащих и работников предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет средств бюджетов, помещенные в приложении к постановлению Кабинета Министров Украины № 663 от 23.04.1999 г. “О нормы возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу”.

Для государственных служащих, а также работников предприятий, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, суточные выплачиваются в процентах от норм суточных расходов для определенной страны (80% - при одноразовом питании, 55% - двухразовом, 35% - при трехкратном).

Внимание! Учитывая изменения, которые периодически происходят в нормативно-правовых актах, размеры суточных, которые выплачиваются командированному работнику, в будущем могут меняться!

Работникам, которые направляются в командировки предприятиями, учреждениям и организациями всех форм собственности (кроме тех, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств), суточные выплачиваются в иностранной валюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Нацбанком на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.

При выдаче аванса в иностранной валюте допускается арифметическое округление суммы до полной единицы.

За время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы:

а) на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользование постельными принадлежностями в поездах, оплату аэропортных сборов, перевозку багажа) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки;

б) на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером;

в) на оплату телефонных счетов;

г) на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валютных средств), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные выше расходы могут быть возмещены только при наличии документов (в оригинале), подтверждающие стоимость этих расходов, в виде счетов гостиниц (мотелей) или других субъектов, оказывающих услуги по размещению и проживанию командированного работника, транспортных билетов или счетов (багажных квитанций), страховых полисов и т.п.

Фактическое время пребывания в командировке за границей определяется:

а) в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в заграничном паспорте или документе, его заменяющем;

б) в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отметкам стороны, которая командирует, и стороны, которая принимает, в удостоверении о командировке;

в) в случае отсутствия отметок согласно пунктов “а” и “б” суточные расходы командированному работнику не возмещаются.

Выезд в командировки за границу и возвращение в Украину в один и тот же день считается одним днем командировки.

Суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются в границах предельных норм:

а) за каждый день командировки, включая день выезда и приезда;

б) в случае включения расходов на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются стороной, которая принимает, бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), - в пределах предельных норм с учетом количества раз питания в сутки. В зависимости от количества раз питания в сутки на протяжении командировки перерасчет осуществляется за каждые сутки отдельно;

в) если дата выезда в командировку в стран, с которыми установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам в заграничном паспорте или документе, его заменяющем, то суточные расходы за время проезда по территории Украины возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах Украины;

г) если командированный, находясь в пути в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории Украины, то возмещение расходов на командировку за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд к вокзалу, аэропорту или пристани и с вокзала, аэропорта или пристани (если эти пункты расположены за пределами города) в местах отправления, назначения и пересадки, а также расходы на проезд по месту командировки на городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т.д (кроме такси) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.

В случае необходимости передвижения по стране командировку руководитель предприятия может определить командированному работнику вид транспорта, которым он может пользоваться. Если такое предложение не поступает, работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

Расходы за пользование такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия.

Указанные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

Работнику предприятия, который направлен на работу в зарубежные страны на срок, превышающий 60 календарных дней, и который получает в период пребывания за границей заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах страны пребывания и в другие страны суточные расходы возмещаются в границах предельных норм.

В случае выезда в командировку с зарубежной страны в Украину возмещения расходов на командировку осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

Выезд в командировку из зарубежной страны в Украину и возвращение в один и тот же день до этих стран считается одним днем командировки.

С разрешения руководителя может приниматься во внимание задержка в командировке (в случае заболевания или других причин, не зависящим от работника) продолжительностью свыше суток, но не более 60 календарных дней. Необходимость задержки должна быть подтверждена справкой дипломатической или консульского учреждения Украины за рубежом.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Не разрешается возмещение расходов на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также суммы “чаевых”, за исключением случаев, когда суммы таких “чаевых” включаются в счет согласно с законами страны пребывания.

Если сторона, которая принимает, обеспечивает командированного за границу работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд до страны назначения и обратно и на наем жилого помещения) или суточных расходов, то командирующая сторона выплату ему суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то командирующая сторона выплату суточных расходов не проводит.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом.

Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля. Возмещаются сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Если работник получил аванс на командировки за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней с дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.

После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет о израсходованных в командировке средствах.

Остаток средств сверх суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки; в случае применения корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем-не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней.

В пределах этих сроков руководитель предприятия (в случае отсутствия - его заместитель) обязан принять решение относительно утверждения авансового отчета.

Вместе с авансовым отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

В случае невозврата работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном действующим законодательством порядке.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или если по уважительным причинам не получены средства на командировку, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день погашения задолженности, но не позднее срока, предусмотренного для сдачи аванса.

В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденные документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Национальным банком Украины на день утверждения авансового отчета.

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

Разрешение (согласование) руководителя предприятия на возмещение расходов сверх установленных норм оформляется письменно в произвольной форме.

Для государственных служащих и других лиц, направляемых в командировку за границу предприятиями, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств установлены определенные ограничения.

Для них суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда, по нормам, установленным для страны, куда командирован работник;

б) в случае осуществления командировок в несколько стран в течение суток-в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих стран;

в) при направлении в командировку в двух или более стран по нормам, установленным для соответствующих стран, со дня пересечения границы соответствующей страны.

День возвращения в Украину (пересечения границы) возмещается по нормам последней страны командировки.

Государственным служащим и работникам предприятий Украины, которые находятся за рубежом длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, и работникам дипломатических учреждений Украины, которые находятся за границей в долгосрочной командировке и получают выплаты в иностранной валюте, в случае командировки в пределах страны пребывания суточные расходы возмещаются в размере 80 процентов норм суточных расходов для данной страны, согласно приложению к постановлению Кабинета Министров Украины № 663. В случае командировки в пределах страны пребывания сроком на одни сутки суточные расходы возмещаются в размере 50 процентов указанных норм.

За время пребывания в командировке за рубежом государственным служащим возмещаются, на основании представленных в оригинале документов (счетов, квитанций, проездных билетов и т.п.), такие расходы:

а) на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования по тарифу 2-го класса (на самолетах - экономического, на судах - 2-го или туристского класса).

Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, на судах морского флота в каютах, оплачиваемых по 1-4-й группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1-й и 2-й категорий, а также воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом конкретном случае с разрешения руководителя.

Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, то каюты 1, 2 и 3-й категорий считаются каютами 1 - го класса, а каюты других категорий - 2-го (туристического) класса.

Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки возмещается по тарифам 1-го класса.

б) на бронирование мест в гостиницах - в размере не более 50 процентов стоимости места за сутки;

в) на бытовые услуги, стоимость которых включена в счета об оплате за наем жилого помещения (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья, обуви), но не более 10 процентов от нормы суточных расходов, установленной для страны, куда командируется работник, согласно приложению к постановлению Кабинета Министров Украины № 663, - за все дни проживания;

г) на перевозку до 30 кг багажа, кроме багажа, стоимость перевозки которого включена в стоимость билета на тот вид транспорта, которым пользуется работник. Указанные расходы возмещаются в каждом конкретном случае с разрешения руководителя;

д) на наем жилого помещения во время командировки в случае транзитной остановки, а также вынужденной задержки в дороге - в пределах предельных норм, определенных для страны, где произошла остановка, согласно приложению к постановлению Кабинета Министров Украины № 663;

е) на служебные телефонные переговоры - в размерах, согласованных с руководителем.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсчете 372 “Расчеты с подотчетными лицами” счета 37 “Расчеты с различными дебиторами”. Сальдо субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Обобщение информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами находит свое отражение при журнально-ордерной форме учета в журнале-ордере №3, а при использовании упрощенной формы бухгалтерского учета - в разделе i Ведомости 3-М (см. прил. А 3).

Типовая корреспонденция бухгалтерских счетов по учету расчетов с подотчетными лицами приведена в табл. 11.1.

Таблица 11.1.

Корреспонденция бухгалтерских счетов по учету расчетов

с подотчетными лицами