Практическая работа № 11 Тема: «Создание таблицы, добавление, удаление полей и записей».

Практическая работа № 11

1. Тема: «Создание таблицы, добавление, удаление полей и записей».  

2. Цель работы: Создание базы данных (таблицы) средствами СУБД Microsoft Access 2010.

• обучающая: научиться создавать таблицы с помощью Шаблонов таблиц и Конструктора таблиц; осуществлять правильный ввод данных в таблицы; научиться выполнять сортировку записей в таблице;
• развивающая: формировать качества мышления; формировать правильные представления, связанные с организацией хранения информации на компьютере и доступа к ней; гибкость при выполнении упражнений, рациональность;
• воспитательная: воспитывать культуру общения, тактичность, внимательность, познакомить студентов с правилами этикета при написании писем электронной почты.

3. Оборудование и используемое ПО:  ПК для каждого обучающегося, ПК для учителя, ПО Microsoft Windows 7 и Microsoft Office 2010, Microsoft Access 2010; раздаточный материал;

4. Исходные данные: Индивидуальные задания.

5. Ход работы:

5.1        Рассмотреть методические указания по выполнению практических заданий.

5.2        Создать новую базу данных. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области.

5.3. Установить типы данных, описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.

5.4.     Определить первичные ключи в созданных таблицах.

5.5.     Заполнить созданные таблицы данными (7-12 записей на группу в таблице «Студенты»).

5.6.Сделать выводы. Составить отчет.

6. Контрольные вопросы.

6.1. Назовите элементы структуры таблицы, дайте им определение.

 6.2. Опишите процедуру создания структуры таблицы в режиме «Конструктор».

6.3.  Объясните назначение свойств полей.

6.4.  Какие поля таблиц назначаются ключевыми?

6.5.  В каких целях используется «Мастер подстановок»?

7. Литература.

7.1.  Михеева Е.В.  Информатика: учебник для студ. сред. проф. образования / Е.В. Михеева, О.И. Титова.-2-е, 3-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. – 352

7.2. Семакин И.Г. Информатика: учебник для 11 кл. / И.Г. Семакин, Е.К. Хеннер, Шеина Т.Ю.– М.: Изд-во "БИНОМ. Лаборатория знаний", 2015.– 224с.

7.3. Видеоурок создание базы данных в access 2010 пошагово. Режим доступа: http://uroki4you.ru/videourok-sozdanie-bazi-dannih-v-access-2010-poshagovo.html

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание 1. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов таблиц.

Порядок работы

1.     Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск – Все программы – Microsoft office – Microsoft office Access 2010).

2.    

3.     Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –База работников и нажмите кнопку Создать. Перед Вами откроется окно следующего вида (Рисунок 2)

4.     Выберите команду Создание – Части приложения. Шаблоны – Контакты (Рисунок 3).

5.     В левой панели появляется таблица Контакты. Щелкните дважды мышью по имени таблице. Перед вами откроется вся таблица Контакты с заголовками (Рисунок 3).

6.     Переименуйте поля ИД, Область, край, Страна или регион на следующие новые имена полей соответственно: Код, Республика, Страна.

7.     Все поля после поля Страна удалите с помощью контекстного меню, выполнив команду Удалить поле.

8.     Заполните ее следующими данными (Таблица 1).

9. У Вас должна получится таблица как на рисунке (Рисунок 4). Сохраните таблицу ( ) под именем Работник.

10.В данной таблице отсортируйте столбец “Организация” по алфавиту (Главная –  ).

Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1.  Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2.  Введите значение и нажмите клавишу Tab для перехода к следующе-

му полю.

Для удаления записей:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2. Нажмите клавишу Delete или выберите вкладка Главная – группа Записи – кнопка Удалить.

Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные в пустые поля формы.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2. Добавьте поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку, правой клавишей вызовите контекстное меню и выполните команду Вставит объект.

Если объект вставляется из существующего файла:

1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла.

2. Введите полное имя добавляемого файла в поле Файл или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1. Выберите тип создаваемого объекта в поле Тип объекта (например, Bitmap Image).

2. Нажмите кнопку ОК.

3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Выход из приложения OLE.

Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы:

1.     Вкладка Создание – группа Формы – кнопка Форма.

 Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные в пустые поля формы.

ДОМАШНЯЯ РАБОТА

Порядок работы

1)  Запустите программу: меню Пуск системы Windows → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Access 2010.

2)  . Для создания пустой базы данных выберите в диалоговом окне Доступные шаблоны выберите значение Новая база данных и в открывшемся окне диалога Новая база данных:

- В строке Имя файла задайте имя новой базы данных.

- В конце строки Имя файла нажмите знак Папка и задайте папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных.

- Нажмите кнопку Создать.

3)  В окне базы данных выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор таблиц

4)      Создание структуры таблицы ГРУППА

Начнем создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА, представлены в табл. 1.1.

5)   

В окне базы данных выберем вкладку Создание и нажмем кнопку Конструктор таблиц (рис. 1.3).

Рис 1.3  Вызов конструктора таблиц

В соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица1:таблица (рис. 1.4) нужно:

Ÿ  В столбец Имя поля ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ

Ÿ  В столбце Тип данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку списка

Ÿ  На вкладке Общие задать свойства полей (рис. 1.5):

o    Размер поля, нажав в нем кнопку списка:

o    для текстового поля НГ зададим размер поля 3

o    для числового поля КОЛ выберем значение Байт, определяющее длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля (40 студентов в группе) (см. рис.1.6)

o    для числового поля ПБАЛЛ выберем Одинарное с плавающей точ- кой

o    Формат поля для поля ПБАЛЛ – Фиксированный

o    Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ – 2

o    Подпись, Условие на значение, Сообщение об ошибке– для каждого из полей выберем, как указано в табл. 3.1

o   

Рис 1.4. Окно конструктора таблиц

Рис. 1.5 Вкладка Общие

Рис. 1.6 Выбор размера для поля КОЛ (количество студентов в группе) в окне конструктора таблиц

Условие на значение, которое заносится в бланк запроса, является выражением, которое может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 1.8). Построитель вызывается при нажатии кнопки справа от строки Условие на значение, в которую выражение должно быть введено (см. рис. 1.7).

Рис. 1.7 Определение свойств поля ПБАЛЛ (средний проходной балл в группе)

Внимание

Для ввода операторов <больше равно> и <меньше равно> существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам.

Рис 1.8. Окно построителя выражений с выведенным списком всех операторов

После ввода выражения в окно построителя и нажатии клавиши <Enter> Access выполняет синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение.

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле во вкладке Конструктор. Признаком установки ключа явля- ется изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице – “ГРУППА”. Выполним команду Файл|Сохранить и введем это имя в окне Сохранения (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Сохранение таблицы

Таблица ГРУППА появится в списке объектов Таблицы в окне Все объекты Access (рис. 1.10).

Рис. 1.0 Таблица ГРУППА

При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных Учебный процесс.mdb.

Упражнение

Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, СТУДЕНТ. При создании таблиц используйте проектные параметры их структуры, которые представлены в приложении A.

Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ СТУДЕНТ базы данных «Учебный процесс».

Использование данных типа Поле объекта OLE(OLE Object)

В таблице КАФЕДРА предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением .bmp. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть внедренным или связанным.

Замечание. OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта) – это метод передачи информации в виде объектов между приложениями Windows. Поле объекта OLE является средством, позволяющим установить связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектами могут быть тексты простые и форматированные, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи (.WAV), музыка в формате MIDI (музыкально инструментальный цифровой интерфейс), файлы анимации( .FLI, .MMM), видеоклипы (.AVI), электронные таблицы из других приложений, поддерживающих это средство. Access, поддерживая OLE, полностью интегрирован с другими приложениями пакета Microsoft Office.

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным. Двойным щелчком мыши на ячейке, содержащей внедренный объект, открывается возможность редактирования объекта средствами приложения, в котором объект был создан.

Связанный объект сохраняется в файле объекта. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно просматривать и редактировать объект.

Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

Замечание. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо создать элемент управления «Присоединенная рамка объекта».

Использование данных типа Поле MEMO

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать текстовое данное большой длины – краткую программу курса. Для такого поля выбирается тип данного – Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице, либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш <Shift>+<F2>.

Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE (OLE Object) и при вводе значений в него установить связь с файлами.

Использование данных типа Гиперссылка(Hyperlink)

Специальный тип данных Гиперссылка (Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц БД.

Поля с типом Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Web-серверов и документам других ресурсов в сети Internet или intranet. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах, формах и отчетах будет рассмотрено в следующих практических работах. Там же рассмотрено создание гиперссылки в поле таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

Определение составного первичного ключа

В таблице СТУДЕНТ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля НГ и НС. Для определения этого в режиме конструктора таблиц надо выделить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише <Ctrl>. Затем нажать кнопку панели инструментов Ключевое поле .

Аналогично определяются составные ключи в таблицах ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ.

УПРАЖНЕНИЕ

Создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры, которые представлены в приложении A.

Скачано с www.znanio.ru