Практическая работа № 6. Отчеты-создание, модификация и использование

Практическая работа № 6. Отчеты: создание, модификация и использование

Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.

Задачи работы:

1.       Научиться создавать автоотчет.

2.       Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.

3.       Научиться создавать отчет в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД  MS Access.

Требования к отчету:  Итоги  практической работы  представить в виде файла LAB34.doc на диске (при необходимости  вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство, т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ:

Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет  в столбец и автоотчет ленточный.

 СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА  В СТОЛБЕЦ:

Ø  Окно «База данных» / Отчеты / Создать

Ø  Автоотчеты: в столбец

Ø  В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная» / ОК

Ø  Файл / Сохранить / «Отчет накладная»

Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только  в качестве источника данных выберите таблицу «Требование» и сохраните как «Отчет требование».

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:

Ø  Окно «База данных» / Отчеты

Ø  Создание  отчетов  с помощью мастера

Ø  Таблицы и запросы / Таблица «Товары»

Ø  Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /

Ø  Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»

Ø  Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее

Ø  Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /

Ø  Всего пришло / > / Итого ушло / > /

Ø  Группировка… / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее

Ø  Далее / Макет / блок / Далее / Деловой / Далее

Ø  Имя отчета «Итоговый отчет» / Готово

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.

Ø  Отчеты / Создать / Конструктор

Ø  В качестве источника данных выбрать запрос «На складе»

Ø  Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная

Ø  Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись»

Ø  Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2001 г.»

В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара», «Наименование», «Цена», «Всего пришло», «Итого ушло», «Осталось на сумму».

Ø  Вид / Сортировка и группировка

Ø  Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию

Ø  Свойства группы / Заголовок группы / Да

В следующей строке

Ø  Поле/выражение / Наименование / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Всего пришло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Итого ушло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ø  Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).

Ø  Выделить поле «Цена» / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный

В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы.

Ø  Вставка / Номера страниц…

Ø  Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК

Ø  Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК

Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область  нижнего колонтитула в верхний левый угол.

В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»

Ø  Вставка / Диаграмма… / Запросы / На складе / Далее

Ø  Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее

Ø  Выбрать гистограмму / Далее

Ø  Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло» и не отпуская перенесите его в  область поля «Сумма_Всего пришло», в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».

Ø  Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее

Ø  Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее

Ø  Назовите диаграмму «Движение товара» / Готово

Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:

Ø  Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе» / Открыть

Ø  Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»

Ø  Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме

Ø  Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их

Ø  Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить

Ø  Удалите ненужные столбцы: «Наименование», «Цена» и «На сумму»

Ø  Закрыть окно «Таблица  данных»

Ø  Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу

Ø  Файл / Сохранить / «Мой отчет»

Контрольные вопросы:

1.       Что называют отчетом?

2.       Как изменить вид отчета?

3.       Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?

4.       Как оформить отчет цветом, эффектами?

Скачано с www.znanio.ru