Практическое занятие №2 Организация информационной базы и технического обеспечения автоматизированного управления на предприятии

Практическое занятие №2 Организация информационной базы и технического обеспечения автоматизированного управления на предприятии

1. Штриховое кодирование и технология его применения в экономической деятельности

Рис. 1.. Пример построения кода EAN-8 (460 — код России, 0234 — код продукта, 1 — контрольное число)

В зависимости от значности выделяют, например, коды EAN-8, EAN-13, UPC-12, где цифры означают значность кода.

Структура кода EAN-8 представлена на рис. 1.3.1 и означает следующее:

Первые три знака — страна производитель товара, четыре следующих— продукт, последняя цифра — контрольная.

Структура 13-разрядного кода EAN-13 позволяет выделить уже больше признаков: страну, предприятие-изготовитель, наименование товара данного изготовителя, контрольное число.

При построении штрихкода может использоваться модифицированная, плавающая структура, когда, например, на страну отводится два или три знака, код предприятия — до шести знаков, код товара — до шести знаков.

Код страны присваивается Международной ассоциацией, например, США и Канада имеют коды — 000, 010, 030, 040, 050; Франция — 300—370, Германия 400—430, Россия — 460—469. Код предприятия-изготовителя присваивается централизованно, коды товаров — децентрализовано предприятиями-изготовителями продукции, после решения о ее выпуске. Эти сведения заранее или вместе с товаром передаются потребителям, оптовым базам, магазинам, где имеется автоматизированная система.

Наиболее широко штриховое кодирование применяется при производстве и продаже товаров народного потребления, что позволяет автоматизировать учет производства и продажи товаров, повысить скорость и культуру обслуживания покупателей, вести оперативный учет поступающих и проданных товаров в каждом магазине, секции, на складе.

Основным объектом кодирования при производстве и торговле является товар. Его конкретная единица идентифицируется однозначно; товары, отличающиеся хотя бы по одному признаку (цена, масса, размер) должны иметь разные коды, так как только в этом случае можно производить автоматизированную обработку информации по каждому товару, ассортименту, однозначно определяя при продаже по коду цену.

Такую возможность кодирования дает код EAN, наиболее широко распространенный в торговле.

Торгово-оперативная деятельность предприятий розничной торговли складывается из совокупности взаимосвязанных процессов по закупке и завозу товаров, их приему, хранению и подготовке к продаже, реализации товаров, ведению финансовых операций, формированию товарного ассортимента на основе изучения покупательского спроса. Поэтому большое значение придается внедрению технологии автоматизированной обработки с применением штрихкодов, обеспечивающей быстрый ввод информации в компьютер на всех участках движения товара и получение результатной информации в режиме реального времени.

Учет и анализ спросов, товарных запасов на всех этапах товародвижения позволяют своевременно повысить уровень управления в условиях рыночной экономики и жесткой конкуренции.

2. Особенности современных форм документооборота

 Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Аи Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

Руководителям фирм, их подразделениям «БОСС-Референт» предоставляет:

- оперативную информацию о ходе подготовки документов и отчетов;

- сотрудникам служб маркетинга и рекламы оказывает помощь по ведению электронной картотеки клиентов и контрагентов, баз данных по продукции и услугам.

При помощи встроенной электронной почты программа позволяет оперативно обмениваться информацией с удаленными филиалами. Ведется единая адресная книга организации. Технологической платформой системы «БОСС-Референт» является Lotus Notes — общепринятый стандарт (программное решение) для системы поддержки групповой работы, который включает в себя средства передачи сообщений, доступ к Интернету и к любой необходимой информации, где бы она ни находилась: в электронном сообщении, реляционной базе, в системе центрального мощного компьютера (мейнфрейме).

В состав «БОСС-Референт» входит набор взаимосвязанных функциональных модулей, соответствующих конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе делопроизводства.

•    Модуль «Регистрация документов» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, автомати ческий ввод документов с бумажных носителей с распознаванием текста, подготовку и хранение внутренней нормативно-распредели тельной информации, создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование, на каждый документ заводится электронная карточка, где отражается движение документа.

•    Модуль «Контроль исполнения» позволяет контролировать исполнение поручения с учетом приоритета, получать извещения о просроченных документах, создавать личные документы — памятки для планирования своей работы.

•    Модуль «Согласование» обеспечивает контроль создания до кумента и прохождение его по различным инстанциям, подготовку и согласование исходящих документов, передачу визированных вхо дящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам.

•    Модуль «Планирование» осуществляет индивидуальное планирование деятельности сотрудника.

•    Модуль «Справочники и шаблоны» создает и хранит шаблоны документов, различную справочную информацию для заполне ния документов.

•    Модуль «Контроль договоров» регистрирует и ведет историю всех контактов с контрагентами, поставщиками, клиентами, хранит условия выполнения договоров.

•    Модуль «Наша организация» обеспечивает хранение и оперативный доступ к информации о структуре организации и ее сотруд никах.

•    Модуль «Внешние контакты» содержит информацию о работе с внешними организациями, намеченных встречах и телефонных контактах.

•    Модуль «Новости» информирует сотрудников о внутренних новостях организации, необходимой внешней информации, прове дении конференций.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбука позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь