Тема: «Представление об организации баз данных и системах управления базами данных»

План

1.                 Табличные базы данных

2.                 Запросы в БД

3.                 Формы в БД

4.                 Отчеты в БД

5.                 Контрольные вопросы

База данных (БД) –  представляет собой совокупность структуриро­ванных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и ото­бражающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Например:

- база данных книжного фонда библиотеки;

- база данных кадрового состава учреждения;

- база данных современной эстрадной песни.

По характеру хранимой информации БД делятся на:

1)    Фактографические (БД содержат краткие сведения об объектах, представленные в строго определенном формате)

2)   Документальные (БД содержат документы  разного типа: текстового; графического; звукового; мультимедийного.

По способу хранения БД делятся на:

1)       Централизованные БД-БД хранящиеся на одном компьютере.

2)   Распределенные БД- различные части одной БД хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью (н.р.Интернет)

Реляционные БД- БД с табличной формой организации информации, состоящие из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

Реляционные БД содержат 4 типа полей:

1.     числовой (имеет поля значения которых м.б.только числами);

2.     символьный (поля в которых будут храниться символьные последовательности-слова, тексты, коды);

3.     дата (поля содержащие календарные данные в различной форме);

4.     логический (поля которые могут принимать только 2 значения «ДА» и «НЕТ» или « ИСТИНА» и «ЛОЖЬ».

Не реляционные БД делятся на:

1)    Иерархическая модель- представляющая совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения (н.р.дерево)

2)    Сетевая модель- БД похожа на иерархическую структуру.

Запись- строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле- столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поле имеет свое имя.

Значения поля- некоторые величины определенных типов, от которых зависят те действия которые можно с ней производить.

Поля могут содержать данные следующих основных типов:

1.                 счетчик - целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;

2.                 текстовый - тексты, содержащие до 255 символов;

3.                 числовой - числа;

4.                 дата/время - дата или время;

5.                 денежный - числа в денежном формате;

6.                 логический - значения Истина (Да) или Ложь (Нет);

7.                 гиперссылка - ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

1)                размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;

2)                формат поля - устанавливает формат данных;

3)                обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.

Первичный (главный) ключ БД- это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение не должны повторяться у разных записей.

Тип- определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.

Логическую структуру данных, хранимых в базе, называют мо­делью представления данных.

Запросы БД

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы- средств извлечения информации из БД, отвечающим некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

Существует несколько различных типов запросов:

·                   Запросы на выборку.

·                   Запросы с обобщением.

·                   Запросы с параметрами.

·                   Перекрестные запросы.

·                   Активные запросы (запросы на изменение).

·                   Специальные запросы.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access 2007 для этих целей предназначены формы и отчеты.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать.

Форма – средство интерфейса пользователя БД, используемое чаще всего для просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах. Если записи изменяются или вставляются редко, то для ввода, редактирования и отображения данных достаточно использовать таблицу. В форму можно добавить объекты, созданные в других приложениях – например, иллюстрации, диаграммы и др.

MS Access поддерживает импорт данных из других приложений и экспорт данных в другие приложения, слияние данных с документами MS Word, анализ данных средствами MS Excel.

Контрольные вопросы

1.     Что такое БД?

2.     Назовите основные объекты БД?

3.     Как происходит поиск записей с помощью фильтров и запросов

4.     В каком режиме происходит редактирование?

5.     Что такое форма и отчеты в БД?