Презентация "Электронная таблица MS Excel"

Электронная таблица               MS Excel

Табличное представление данных  1. Таблицы состоят из столбцов и строк.  2.  Элементы данных записываются на пересечении строк и столбцов. Любое  пересечение строки и столбца создает «место» для записи данных, которое  называется ячейкой таблицы. 3.  Данные, которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы,  называют основными. 4.  Если значения одних ячеек таблицы определяются по значениям   других ячеек при помощи вычислений. Такие данные называют производными.

Электронные таблицы  Компьютерные программы, предназначенные  (соответствующий английский термин ­ spreadsheet). для хранения и обработки данных,  представленных в табличном виде,  называют электронными таблицами

Электронные таблицы Excel Одно из самых популярных средств управления электронными  таблицами ­ программа Microsoft Excel .  Она рассчитана на работу в операционных системах Windows 98,  Windows 2000 и Windows XP.

Структура документа Excel Каждый документ представляет собой набор таблиц ­ рабочую книгу,  которая состоит из одного или многих рабочих листов.  Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная  электронная таблица. Файлы Excel 2003 имеют расширение .XLS.  Столбцы обозначаются латинскими буквами:  А, В, С... Если букв не хватает, используют  двухбуквенные обозначения АА, АВ и далее.  Максимальное число столбцов в таблице ­ 256.  Строки нумеруются целыми числами.  Максимальное число строк, которое может  иметь таблица ­ 65536.  Ячейки в Excel 9x располагаются на пересечении                                Номер ячейки формируется   столбцов и строк.  как объединение номеров столбца и строки без  пробела между ними.  Таким образом, А1, CZ31 и НР65000 ­  допустимые номера ячеек.  Программа Excel вводит номера ячеек  автоматически.  Одна из ячеек на  рабочем листе всегда является текущей.

Содержимое ячеек С точки зрения программы Excel  ячейка может содержать три вида данных:  1.  Текстовые данные  2.  Числовые данные  3.  Если ячейка содержит формулу,       значит эта ячейка вычисляемая  Содержимое ячейки рассматривается как  формула, если оно начинается со знака  равенства (=).  Данные  в  программе  Excel  всегда  вносятся  в  текущую  ячейку.  Прежде  ввод,  начать  чем  Указатель  текущей  ячейки  курсорными  клавишами.  Можно  использовать  и  такие  клавиши,  как  НОМЕ,  PAGE  UP  и PAGE DOWN.  перемещают  мышью  соответствующую  надо  или  выбрать.  ячейку  клавиш  Нажатие  препинания  автоматически  начинает  ввод  данных  в  ячейку.  Вводимая  информация  одновременно  отображается  и  в  строке  формул.  Закончить  ввод  можно нажатием клавиши ENTER. буквами,  цифрами  знаками  или  с

Выбор ячеек   В  некоторых  операциях  могут  одновременно  участвовать  несколько  ячеек.  Для  того  чтобы  произвести  такую  операцию,  нужные  ячейки  необходимо выбрать.  Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.  Для этого используют приём Протягивание. Протягивание можно  производить в любом направлении.  Если  теперь  щелкнуть  на  любой  выделение  отменяется.  ячейке,  Вместо  протягивания  мыши  можно  использовать  Щелкнув  на  первой  ячейке  диапазона,  можно  нажать  клавишу  SHIFT  и,  не  отпуская  ее,  щелкнуть  на  последней  ячейке.  клавишу  SHIFT.  Щелчок  на  кнопке  в  левом  верхнем  углу  рабочей  области  позволяет  весь  рабочий  выбрать  удерживать  диапазоны  даже несвязанные диапазоны.  нажатой  уже  к  клавишу  CTRL,  выбранному.  Этим  лист  целиком.  Если  при  то  можно  приемом  можно  выборе  добавлять  ячеек  новые  создавать

Операции с ячейками Ячейки можно: •  удалять,  •  копировать,  •  перемещать.  1.  Нажатие  клавиши  DELETE  приводит  не  к  удалению  диапазона  ячеек,      а к его очистке, то есть к  удалению содержимого выбранных ячеек.  2.  Для  того  чтобы  реально  удалить  ячейки  выбранного  диапазона          (что  сопровождается  изменением  структуры  таблицы),  надо  выбрать      диапазон и дать команду: Правка   3.    По  команде  Правка       выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой.  ►   Копировать ►   Вырезать  ячейки   или  Правка  ►  Удалить .   Для  вставки  ячеек,  копируемых  из  буфера  обмена,  надо  сделать  4.          текущей  ячейку  в  верхнем  левом  углу  области  вставки  и  дать  команду                                          Правка   ►  Вставить . и  5.  Копирование              методом  перетаскивания.  Для  этого  надо  установить  указатель  мыши  на    диапазона.       После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание.  ячеек  можно  перемещение  выбранного  также  производить  текущей  ячейки    границу          или

Создание и использование простых формул                Таблица  может  содержать  как  основные,  так  и  производные  данные.  Достоинство  электронных  таблиц  заклю­чается  в  том,  что  они  позволяют  организовать  автоматическое  вычисление  производных  данных.  Для  этой  цели  в  ячейках  таблицы  используют  формулы.  Программа  Excel  рассматривает  содержимое  ячейки  как  формулу,  если  оно  начинается  со  знака  равенства  (=).  Тем  нажать  клавишу  «=».  Однако  вводить  формулы  более  удобно,  если  в  строке  формул  щелкнуть  на  кнопке    Изменить  формулу.  В  этом  случае  непосредственно  под  строкой  формул  открывается  Палитра  формул,  содержащая  вычисленное  значение указанной формулы.  ввод  формулы  достаточно  самым,  чтобы  начать  в  ячейку,  При работе с Excel важно не производить  никаких  вычислений  «в  уме».  Даже  если  рассчитать  значение,  хранящееся  в  ячейке,  совсем нетрудно, все равно надо использовать  формулу.

Абсолютные и относительные адреса ячеек У  каждой  ячейки  есть  свой  адрес.  Он  однозначно  определяется  номерами столбца и строки, то есть, именем ячейки. По  умолчанию  программа  Excel  рассматривает  адреса  ячеек  как  таким  образом.  Это  позволяет  есть  именно  относительные,  копировать формулы методом заполнения. то  Однако  иногда  возникают  ситуации,  когда  при  заполнении  ячеек  формулой  необходимо  сохранить  абсолютный  адрес  ячейки,  если,  например,  она  значение,  используемое  при  последующих  вычислениях  в  других  строках  и  столбцах.  Для  того  чтобы  задать  ссылку  перед  обозначением  номера  столбца  или  номера  строки  символ  «$».            Например: абсолютную,  содержит  задать  надо  на  ячейку  как                              А1,   $А1, А$1 , $А$1  Относительный адрес  ячейки Абсолютные адреса ячеек

Сортировка и фильтрация данных  Электронные  таблицы  Excel  простейших баз данных.    часто  используют  для  ведения  Таблица,  используемая  в  качестве  базы  данных,  обычно  состоит  из  нескольких  столбцов,  являющихся  полями  базы  данных.  Каждая  строка  представляет  отдельную  запись.  Если  данные  представлены  в  таком  виде,  программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.  Сортировка  ­  это  упорядочение  данных  по  возрастанию  или  по  убыванию.  Проще  всего  произвести  такую  сортировку,  выбрав  одну  из  ячеек  и  щелкнув  на  кнопке  Сортировка  по  возрастанию  или  Сортировка  по  убыванию.  Параметры сортировки задают командой Данные  При  фильтрации  ►  Сортировка записи,  обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации  ­ автофильтр.  отображаются  только  базы  .  Он запускается командой Данные  ►  Фильтр  ► Автофильтр.  Команда  Данные  ►   Фильтр  ►   Отобразить  все   позволяет  отобразить  все  записи.  Чтобы  отменить  использование  автофильтра,  надо  повторно  дать  команду Данные  ►  Автофильтр ►  Фильтр  .

Создание диаграмм Для  более  наглядного  представления  табличных  данных  используют  графики  и  диаграммы.  Средства  программы  Excel  позволяют  создать  диаграмму,  основанную  на  данных  из  электронной  таблицы,  и  поместить  ее в той же самой рабочей книге.  Для  создания  диаграмм  и  графиков  удобно  использовать  электронные  таблицы,  оформленные  в  виде  базы  данных.  Перед  построением  диаграммы  следует  выбрать   диапазон  данных,  которые  будут  на  ней  отображаться.  Если  включить  в  диапазон ячейки,  содержащие  заголовки  полей,  то  эти  заголовки  будут  отображаться  на  диаграмме  как  пояснительные  надписи.  Выбрав  щелкнуть  на  кнопке  Мастер  диаграмм  на панели инструментов Стандартная.  диапазон  данных,  надо

Создание диаграмм

Печать готового документа  Печать  готового  документа  на  принтере  но  многих  случаях  является  заключительным  этапом  работы  с  электронными  таблицами.  Как  и  во  многих  других  программах,  щелчок  на  панели  инструментов  листа  умолчанию.  с  Если  эти  параметры  надо  изменить,  можно  использовать  команду  Файл  которая открывает диалоговое окно Печать. автоматическую  принтера,  осуществляет  настройки  на  кнопке  Печать  параметрами  печать  заданными  рабочего  по  ►   Печать ,

Печать готового документа  Рабочие  листы  могут  быть  очень  большими,  поэтому,  если  не  требуется  печатать  весь  рабочий  лист,  можно  определить  область  печати.  Область  печати  заданный  диапазон  ячеек,  который  выдается  на  печать  вместо  всего  рабочего  листа.  Чтобы  задать  область  печати,  ►  Задать надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл  . ►  Область печати  ­  это  Каждый  рабочий  лист  в  рабочей  книге  может  иметь  свою  область  печати,  но  , то  ►  Область печати  ►  Задать только одну. Если повторно дать команду Файл  заданная область печати сбрасывается.  Размер  печатной  страницы  ограничен  размерами  листа  бумаги,  поэтому  даже  выделение  ограниченной  области  печати  не  всегда  позволяет  разместить  целый  документ  на  одной  печатной  стра­нице.  В  этом  случае  возникает  разбиения  Программа Excel делает это автоматически.  необходимость  документа  страницы.  на

Заключение Основное  назначение  электронных  таблиц  состоит  в  хранении  и  обработке  числовой  информации. Мы знаем и  другой тип  таблиц, выполняющих аналогичные  функции  ­  это  таблицы  баз  данных.  Основное  отличие  электронных  таблиц  от  таблиц  баз  данных  состоит  в  том,  что  в  них  удобнее  реализованы  автоматические  вычисления значений в ячейках. Те значения ячеек, которые введены пользователем,  а не получаются в результате расчетов, называются основными. Те данные, которые  получаются в результате расчетов с использованием основных данных, называются  производными. Существует  несколько  популярных  программ  для  работы  с  электронными  таблицами.  Наибольшую  популярность  имеет  программа  Microsoft  Excel,  работающая под управлением операционных систем Windows.