Презентация по делопроизводству "Общие правила организации документооборота в учреждении"

Общие правила организации документооборота в учреждении

• Документооборот — сложный технологический процесс,  характеризующийся различными параметрами,  связанными с процессами документирования и со всей  деятельностью орга­низации. Организация  документооборота включает все опера­ции по приему,  передаче, составлению, согласованию, офор­млению,  удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает  все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в  дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило  организации  документооборота  —  оперативное  прохожде­ние  документа  по  наиболее  короткому  и  прямому  маршруту  с  наименьшими  затратами  времени.  Кроме  того,  при  организации  движения  документов необходимо выполнение следую­щих правил: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических  операций  по  обработке  документов  и  управленческих  звеньев,  не  обу­словленных  деловой  необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке —  регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.); •  максимальное  единообразие  в  порядке  прохождения  и  процессах  обработки  основных  категорий  документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение  этих  правил  позволяет  реализовать  основной  организационный  принцип  службы  делопроизводства  —  специализацию,  возможность  централизованного  выполнения  однородных  технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала. Кроме  того,  соблюдение  этих  правил  позволяет  улучшить  документационное  обеспечение  аппарата  управления за счет: • прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по  подготовке и обработке документов; •  ритмичности  движения  документов,  которая  обеспечивает  их  равномерное  поступление  и  способствует  пропорцио­нальной  загрузке  как  специалистов  аппарата  управления,  так  и  службы  делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота  можно получить из качественных и количественных  характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота  относятся: • характеристики документопотоков (состав документов,  их содержание); • маршруты движения документов (направление движения,  этапы и инстанции маршрута движения документов); • периодичность (стадии документооборота); • направленность движения.

•       Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей —  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.  Под документопотоком (потоком документной информации) понимается  сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение  данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник  и общий приемник. • Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные(восходящие и нисходящие),  связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и  подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние  фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые  вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы  подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие  инстанции). Нисходящие потоки ­ это документы, направляемые вышестоящими  органами власти и управления подчиненным организациям. • По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и  внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация  поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих  ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из: • документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных  аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания,  нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в  организации производственной, управленческой, технической, экономической,  социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся:  указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма,  инструкции, решения, методические указания и рекомендации; • документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении  распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о  финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных  докладных записок, писем, актов; • документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования  совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения  информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные,  оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие  выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные  документы и др.); • обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

• Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и  отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные  или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.  Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы  создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее  информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных  документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных  (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их  выполнению. • Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате  управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их  применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы,  определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений,  компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов  деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты,  правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений  выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания,  распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют  протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных  средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести  внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее  должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако  на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными  (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

• Каждый документопоток имеет достаточно стабильный  маршрут движения, который зависит от состава и  содержания документов, степени регламентации  функций руководителей и структурных подразделений,  распределения обязанностей между руководителями и от  принятой в организации технологии работы с  документами. Стереотипные маршруты движения  свойственны входящим документам, что определяется  их адресованием.

•        Входящие документы образуют три направления движения: руководству  организации, руководству структурных подразделений, непосредственно  специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть  документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает  информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество  информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и  функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения  документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь  документа к исполнителю. • Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении  технологии работы с документами. Например, процесс регистрации  распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о  полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих  данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим  после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до  исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы  повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из­за  нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

•        Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет  сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных  приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить  определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.  Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года,  квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает  количество поступающих документов, в конце — отправляемых. • Кроме того, учет документооборота позволяет: • • определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных  исполнителей; • • определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и  функциям структурных подразделений или должностных лиц; • • разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в  целом или их отдельных операций; • • установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для  функционирования аппарата управления;