презентация по делопроизводству "Подготовка командировок руководителю "

ГБ ПОУ «ВПТ» Подготовка командировок руководителю ХОХЛОВА Ю.В.

При организации командировки на руководителя •При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при этом имеется ряд особенностей. •Директор может быть собственником предприятия, сам принимать решение о необходимости и сроках поездки, а если он является наемным работником, то все зависит от полномочий, данных учредителем. •На время отсутствия директора должен быть назначен работник, имеющий право подписи на важных документах.

Схема подготовки командировки Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме. Руководитель сообщает секретарю: •цель поездки; •вопросы, которые необходимо решить; •встречи (лица); •места посещения.

Цель командировки для руководителя Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть: •участие в конференциях; •присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами; •поиск новых направлений работы; •открытие подразделений в других городах и странах; •заключение договоров о сотрудничестве; •обмен успешным опытом.

Программа командировки Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие: •организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель; •время, на которое назначены встречи или мероприятия. •Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

Как оформить командировку руководителю? •Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации. •В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а, или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее. Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную. •Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов. •Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

План командировки руководителя •В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны: •организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи; •ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения; •цели, для осуществления которых планируются мероприятия; •приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию… •Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности. •Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты. •Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

Приказ о командировке руководителя •С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9. В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Образец приказа о командировке руководителя