Презентация по делопроизводству "Прием и обработка поступающих документов. Регистрация и индексация"

ГБ ПОУ «ВПТ» ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ

ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ • Осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками  службы делопроизводства. • Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой делопроизводства, так и другими работниками организации. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕЖДЕ ВСЕГО, ПРОВЕРЯЕТСЯ ПРАВИЛЬНОСТЬ ИХ ДОСТАВКИ И ЦЕЛОСТНОСТЬ УПАКОВКИ: • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. • При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю. • В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

ПОСЛЕ ВСКРЫТИЯ КОНВЕРТОВ ПРОВЕРЯЕТСЯ ПРАВИЛЬНОСТЬ ВЛОЖЕНИЯ И ЕГО ЦЕЛОСТНОСТЬ • Т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. • При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; • получена доплатная корреспонденция; • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 1 • Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 2

ПРИ ВСКРЫТИИ УПАКОВКА УНИЧТОЖАЕТСЯ • при этом исключения делаются в следующих случаях: • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; • получена доплатная корреспонденция; • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.  Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

• На всех входящих документах должна быть проставлена  отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

ПРИ ПРОСТАВЛЕНИИ ОТМЕТКИ О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ НЕОБХОДИМО УЧИТЫВАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ МОМЕНТЫ: Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом пакетов; листе приложения; • если документ подлежит централизованному хранению в службе делопроизводства, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу делопроизводства"; • если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения; • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

• При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу делопроизводства или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 5 • В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА • Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. 1 • Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.2 • Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.3 • Т.е. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В ПРОЦЕДУРЕ РЕГИСТРАЦИИ МОЖНО ВЫДЕЛИТЬ ТРИ ЦЕЛИ: • учет документов, • контроль их исполнения; • справочная работа по докум ентам .  Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИИ: • наименование организации (автора или корреспондента); • наименование вида документа; • дата и регистрационный номер документа; • дата и индекс поступления; • заголовок к тексту (краткое содержание документа); • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); • срок исполнения документа; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией. Существует три формы регистрации документов: • журнальная, • карточная, • автоматизированная электронная (СЭД).

СОСТАВ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ХАРАКТЕРА ДОКУМЕНТА И ЗАДАЧ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ МОЖЕТ ДОПОЛНЯТЬСЯ ДРУГИМИ РЕКВИЗИТАМИ: • гриф (отметка) ограничения доступа к документу; • внутренняя переадресация документов по исполнителям; • код по тематическому классификатору; • ключевые слова; • количество листов документа; • наличие приложений; • должностное лицо, поставившее документ на контроль; • промежуточные сроки исполнения; • перенос сроков исполнения; • срок хранения документа; • статус документа (проект, версия); • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.11

ЖУРНАЛЬНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ • Является исторически наиболее ранней регистрационной формой. • В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ СРОКОВОЙ КАРТОТЕКИ Лицевая сторона Обратная сторона

• Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!