Презентация по делопроизводству "Составление перечней документальных материалов"

ГБ ПОУ « ВПТ» СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ХОХЛОВА Ю.В.

Структура перечня и порядок его применения  Перечень построен по производственно- отраслевому принципу и содержит систематическое перечисление вопросов и видов документов применительно к общим вопросам деятельности министерств и центральных ведомств, а также республиканских, краевых, областных, окружных, городских (городов - центров республик, краев, областей, округов) учреждений, организаций и предприятий.

Перечень состоит…  Перечень состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности государственных учреждений и общественных организаций или отраслям народного хозяйства, науки, культуры. В большинстве разделов имеются подразделы по более узким вопросам.

Перечни документальных материалов  Перечень документальных материалов представляет собой систематический список категорий (групп) документов с указанием сроков их хранения.

Применение перечней…  Применение перечней документальных материалов с указанием сроков хранения для классификации документации. Теории и практике архивного дела известны классификаторы документации, которые с успехом могут быть использованы и для организации документов в делопроизводстве.

Срок хранения…  Срок хранения  документов устанавливается с помощью специально разработанных к утвержденных  архивными учреждения ми  перечней документальных материалов с указанием сроков хранения  различных категорий документов.

Типовые перечни…   Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. На их базе министерствами и ведомствами созданы перечни, охватыващие документацию учреждений их системы. Типовые перечни устанавливают состав и  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражающей общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организацию труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.).

Состав и сроки…  Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих  отраслей народного хозяйства и социально- культурного строительства, а также положений "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием  сроков хранения материалов"

Образец