Презентация по делопроизводству "Составление сопроводительного письма"

ГБ ПОУ «ВПТ» Составление  сопроводительного письма Волжский 2018

Определение сопроводительное письмо Сопроводительное письмо ­  это  поясняющее, дополняющее,  служебное письмо к  прилагающимся документам при  поступлении на работу или  письмо, прилагающееся к пакету  документов, направляемых кому­ либо (контрагентам, деловым  партнёрам и т. п.).

Правила оформления реквизитов  можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по  делопроизводству в федеральных органах исполнительной  власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;  далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно­распорядительной  документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно­распорядительная документация. Требования  к оформлению документов. Методические рекомендации по  внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (далее – Методические  рекомендации по внедрению ГОСТ).

Бланк письма Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30­ 2003, уже содержит необходимые реквизиты. К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)  является факультативным реквизитом. Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке  письма, бланке структурного подразделения или на бланке  должностного лица.

Текст Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный  характер и всего лишь сообщает о направлении документов.  Важнейшая часть информации содержится в описании  приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут  различаться по уровню сложности.

Элементарный Самый простой текст письма­сопровождения может выглядеть  так: или Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том,  что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием  Если направление пакета документов, прилагаемого к письму,  предписывается нормативным правовым актом или соглашением  между организациями, то текст сопроводительного письма  начинается со слов «Во исполнение…» или другой  формулировки, содержащей ссылку на норматив: или

С указанием Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности  содержит также указание на то, что получателю следует  сделать с направленными ему документами: или

Таким образом, текст сопроводительного письма можно  условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); •  инструкция по обращению с направляемыми документами  (факультативная).

Отметка о наличии приложения Особенность сопроводительного письма заключается в том, что  его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень  прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее  правило оформления этого реквизита: в сопроводительных  письмах отметка о наличии приложения оформляется под  текстом письма от границы левого поля. Особое внимание следует уделить правильному оформлению  этого реквизита в частных случаях.

Случай первый – простой Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в  реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать  только количество листов и экземпляров этого документа,  например:

Случай второй – сложный Если документов­приложений несколько, то каждый из них  получает свой порядковый номер, за которым следует указание  количества листов и экземпляров. Документы перечисляются  либо в произвольном порядке, либо от основного документа к  второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не  называются, например:

Случай третий – полиграфический При направлении каталога, бренд­бука, методического пособия,  изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного  документа, количество его листов не указывается:

Случай четвертый – электронный Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30­2003, ни  Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат  правил приложения к письму внешних информационных  носителей. При этом практика направления организациями друг  другу флеш­карт или компакт­дисков довольно широко  распространена. Приходится изобретать собственные правила  оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так,  бессмысленно указывать количество листов и экземпляров  электронного документа. Достаточно будет его наименования,  формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на  его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об  указании вида носителя, например:

Случай пятый – сочетанный Бывают сложные письма, которые одновременно являются и  информационными, и сопроводительными. Если одно письмо  направляется в несколько адресов, причем все адресаты  получают информацию, а некоторые – еще и документы­ приложения, то реквизит оформляется так: или

Случай шестой – описательный Если приложений настолько много, что их перечисление займет  не одну страницу, целесообразно составить их опись и  оформить ее как единственное приложение к письму. Это  делается для того, чтобы работник, ответственный за  выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми  приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и  приложения к нему практически всегда идут в организации  разными маршрутами. Опись будет называться «Опись  приложений к письму от… №…». Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом  случае так:

Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются  в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30­2003 и  Методическими рекомендациями Росархива. К обязательным реквизитам относятся: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • подпись; • отметка об исполнителе. Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если  письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на  экземпляре документа у исполнителя.