В данной презентации представлены назначение и возможности баз данных Access. Порядок создания базы. Основные элементы интерфейса. Разобраны способы создания таблиц, их заполнения и редактирования. Описаны приемы работы в различных режимах. Способы и примеры создания запросов, форм и отчетов. Назначение макросов и модулей.Структура и работа программы MS Access.
«ТИХОРЕЦКИЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ»
ГБПОУ КК
Тема: Базы данных MS
Access
Microsoft Access
отчетов.
Применение
Access
Access - система управления базами данных
(СУБД). Access используется для хранения и поиска
данных, представления информации в удобном виде
и автоматизации выполнения повторяющихся задач.
Разработка с помощью Access простых и удобных
форм ввода данных, обработки данных и генерации
сложных
для
размещения форм Access в виде документов HTML на
Web-страницах и обмена данными с узлами
Internet/Intranet. Поддержка в Access механизма
Запроса по образцу (Query by Example - QBE),
обеспечивающая выборку, сортировку и поиск
данных.
без
с использованием макросов
программирования
Access.
приложений
Создание
Начало работы
oПуск → Программы →
Microsoft Office → Microsoft
Access 2007
•Файл → Создать → Новая
база данных
•Задать имя
создаваемой
базе и сохранить на диске
Основные элементы интерфейса
Основным элементом интерфейса Microsoft
Office Access
-
многостраничная область, расположенная в
верхней части главного окна.
является
«лента»
2007
страницы
Каждая страница «ленты» содержит набор
логически связанных управляющих элементов.
Некоторые
как
«Главная», «Создание», «Внешние данные»,
«Работа с базами данных» доступны все время
работы
являются
контекстно-зависимыми, то есть появляются
только при работе с определенными объектами.
программой,
другие
ленты,
такие
с
Объекты базы данных
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
Макросы
Модули
Объекты базы данныхТаблицыФормыМодулиОтчетыМакросыЗапросы
Microsoft Access
В верхней части главного окна Microsoft Office
Access 2007 находится панель быстрого доступа,
предназначенная для вызова наиболее часто
использующихся команд, например, быстрое
сохранение документа, отмена последнего
выполненного действия и так далее
Microsoft Access
В нижней части окна Microsoft Office Access 2007
находится строка состояния, в которой отображаются
сообщения о режиме работы программы, индикаторы
хода выполнения операций и так далее. С помощью
элементов
строке
состояния, можно быстро переключать режимы просмотра
активного окна
расположенных
управления,
в
Для доступа к основным операциям с документами и
«Office»,
настройкам
расположенную в левом верхнем углу главного окна
программы
нажать
кнопку
Работа в режиме
таблицы
В Microsoft Office Access данные
организуются в таблицы. Каждая
строка таблицы называется записью.
В одной записи можно комбинировать
Каждый
данные
столбец, называемый также полем
таблицы, как правило, содержит в
себе однотипную информацию.
разного
типа.
данных
содержат
Простая база данных может состоять
всего из одной таблицы, однако чаще
базы
несколько
связанных между собой таблиц. После
создания новой базы данных Microsoft
Office Access 2007 открывает пустую
таблицу с именем «Таблица1». В таблице
задано единственное поле – «Код»
Тип данных для нового поля
задается на основе типа
введенных данных.
Структура таблицы, то есть список
полей и их характеристик, создается
непосредственно при
вводе данных.
Каждый раз при добавлении в таблицу
нового столбца определяется новое поле.
При попытке ввести в это поле
данные другого типа будет выдано
соответствующее предупреждение
и предложены варианты выхода из
сложившейся ситуации.
В данном случае можно либо ввести новое значение в ячейку, либо
изменить тип поля на текстовый.
Для редактирования
структуры таблицы
можно также воспользоваться инструментами
«ленты» Access, расположенными на странице
«Режим таблицы».
Для добавления поля в таблицу нужно нажать
кнопку «Новое поле» в группе «Поля и
столбцы».
В появившемся на экране списке «Шаблоны
поля» выбирается нужный тип данных, которые
будут содержаться в поле. Выбранное поле
можно поместить в таблицу перетаскиванием
Для быстрого добавления в таблицу нового
поля необходимо нажать кнопку «Вставить»
Работа в режиме
конструктора
Также для создания таблицы
воспользоваться
можно
кнопкой
таблиц»,
чтобы сначала нужно определить в
режиме конструктора
структуру
таблицы, а затем переключиться в
режим таблицы для ввода данных
было
«Конструктор
поле
вставить
С помощью инструментов
вкладки
«ленты»
«Конструктор» можно сделать
выбранное
таблицы
ключевым;
или
удалить строки с описанием
полей; добавить в таблицу
столбец подстановок, то есть
поле, значения которого можно
выбирать из списка; задать
список
для
индексирования
таблицы;
показать или скрыть окно
редактирования общих свойств
таблицы
полей
Открытие существующей
базы данных
Для того чтобы открыть существующую
базу данных, нужно нажать кнопку «Office»
и выбрать в меню команду «Открыть».
Выбрать папку, в которой находится файл
нужной Вам базы данных, и выделила этот
файл щелчком на нем.
Базы данных, созданные в формате
Microsoft Office
имеют
расширение имени файла «ACCDB», а базы
данных,
ранних
форматах Access, — расширение «MDB».
созданные
в
более
Access
2007,
Выполнив двойной щелчок на файле, или нажав на
кнопку «Открыть», можно открыть базу данных в режиме
«По умолчанию».
Если надо выбрать другой вариант открытия
(например, при работе с многопользовательской базой
данных), щелкнуть на стрелочке, расположенной справа
от кнопки «Открыть».
Выбор варианта только для чтения позволит открыть
базу данных только для просмотра, без возможности
редактирования
Можно открыть базу
данных в монопольном
есть
режиме,
запретить на время своей
работы открывать эту
базу
остальным
пользователям
то
При выборе варианта
«Монопольно
для
чтения»
другие
пользователи
смогут
открыть базу данных
только для чтения.
Типы данных
Текстовый – одна строка текста до
255 символов
Поле МЕМО – текст из нескольких
строк с полосой прокрутки до 65535
символов
Числовой – число любого типа
(целое, вещественное и т. д.)
Дата/время – поле, содержащее
дату или время
Денежный – поле, выраженное в
денежных единицах (рубли, $ и т.д.)
Типы данных
Счетчик
–
поле,
которое
вводится автоматически с вводом
служит для
записи,
каждой
нумерации записей
Логический – содержит одно из
значений True или False
Поле объекта OLE – содержит
файлы,
звуковые
рисунки,
таблицы Excel и т.д.
–
Гиперссылка
поле
URL-адресов
хранения
страниц
для
Web-
Запросы
Главное предназначение запросов
– отбор данных на основании
заданных условий и
представления их в виде, удобном
для пользователя
Запрос на выборку:
должники
Формы
Позволяют
данные,
содержащиеся в таблицах или запросах, в
более удобном для восприятия виде
отображать
При помощи форм можно
добавлять в таблицы новые
данные, редактировать или
удалять существующие
Может содержать рисунки,
графики, фото и др. объекты
Отчеты
Предназначены для печати
данных, содержащихся в таблицах
и запросах, в красиво
оформленном виде
Пример отчета по предмету
Макросы
Служат для
автоматизации
повторяющихся
операций
Модули
• Служат для автоматизации
работы с БД. Называются
процедурами обработки
событий и пишутся на
языке VBA
Базы данныхAccess.pptx
