Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Каждый поток документов движется по своему маршруту:

-      входящие документы – с момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело;

-      исходящие документы – от момента создания до отправки;

-      внутренние – с момента создания до исполнения и отправки в дело, т.е. движение документов происходит внутри организации.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие из-за его пределов: от других предприятий, организаций, учреждений, с которыми ведется переписка.

Входящие документы образуют три потока: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Но соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть поступает руководству, которое испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем, многие документы могут сразу направляться в структурные подразделения, сокращая путь к исполнителю и  время исполнения.

Типовая схема, установленная ГСДОУ, определяет следующие этапы документооборота, поступающие на предприятия:

-      прием и первичная обработка документов;

-      предварительное рассмотрение;

-      регистрация документов в учетных формах;

-      рассмотрение    документов    руководителем   и   принятие управленческих решений (простановка резолюций);

-      передача на исполнение;

-      контроль исполнения;

-      хранение и исполнение документа;

-      согласование и подписание ответных документов;

-      подготовка документов к отправке;

-      отправка и направление исполненного документа в дело (10 этапов).

Рассмотрим  подробнее  содержание  перечисленных  действий.

Прием и первичная обработка документов – вся корреспонденция поступает секретарю-референту (должностному лицу). Задача состоит в проверке правильности доставки и целостности упаковки, печати и вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается обратно (отправляется на почту с припиской  «Ошибка в адресе»).

В случае различных недоразумений: отсутствие документов, приложений к ним, отдельных страниц, несоответствие документов и т.д. об этом сообщается отправителю – делается отметка на самом документе и в журнале регистрации, составляется акт в двух экземплярах, один из них отправляется в организацию.

Конверты «Лично», с грифом ограничения доступа «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» не вскрывать, если нет права доступа к ним. Сохраняются конверты, если есть временной разрыв между датой регистрации и датой отправки.

Заказные письма и телеграммы принимаются под  расписку и указанием даты и времени приема.

Обязателен учет и контроль за движением документов, передаваемых по электронной почте.

При предварительном рассмотрении идет распределение документов, позволяющее определить дальнейший путь их следования:

-      руководителю предприятия;

-      заместителю руководителя предприятия;

-      непосредственно в структурные подразделения;

-      конкретным исполнителям (оперативные вопросы, не требующие рассмотрения руководителя.);

-      не регистрируемые (поздравительные открытки, рекламные проспекты).

Одной из задач, которые решаются при этом, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Основное требование к работнику, ответственному за документооборот – высокая квалификация: хорошее знание распределения обязанностей между работниками, функций структурных подразделений, специализации отдельных сотрудников, а самое главное, доверие руководителя.

Регистрация документа – это фиксация его поступления или создания. При этом проставляется порядковый номер, дата с последующей записью в регистрационном журнале. При регистрации используется валовая нумерация в рамках одного года.

Цель регистрации – производится для обеспечения сохранности документов, удобства их поиска, учета и контроля исполнения.

Формы регистрации документов - централизованные, децентрализованные и смешанные:

централизованная – проведение всех регистрируемых операций в одном месте, этим занимается служба делопроизводства или один работник (секретарь-референт). Такая форма характерна для небольших организаций, офисов;

децентрализованная – проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документа);

смешанная – наиболее важные документы проходят централизованную регистрацию, другая часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрационный номер состоит из входящего номера, номер дела или шифра по номенклатуре, например, № 03–12/145.

Виды регистрации: журнальная; карточная; компьютерная.

Журнальная регистрация – наиболее надежная, рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов и при малых объемах информации. Недостаток – медленный поиск. Журнал регистрации представлен на рис.6.21.

Рис. 6.21. Форма журнала регистрации документов

Регистрационно-контрольная карточная  регистрация (РКК) – позволяет более оперативно вести учет, осуществлять контроль за документами и сроками их исполнения. Недостаток – возможна потеря карточки.

Компьютерная регистрация – наиболее удобный и оперативный вид регистрации, позволяющий создавать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа. При компьютерной регистрации используются РКК и тот же набор граф, что и традиционные (бумажные) формы.

После регистрации документов наиболее важные и срочные, требующие оперативных управленческих решений складываются в специальную папку и передаются на рассмотрение руководства. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты). Указания руководителя оформляются в виде резолюции на самом документе. На основании резолюции секретарем-референтом (должностным лицом) дополнительно заносятся сведения (срок исполнения, исполнитель) в регистрируемый журнал. Только после этого передается документ исполнителю под роспись.

Контроль исполнения - ход работы отражается на оборотной стороне РКК.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного срока исполнения документов, которые по поручению руководителя поставлены на учет. Различают два направления контрольной деятельности:

-      за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

-      за сроками исполнения документов.

Задачи контроля – регулирование хода исполнения документов и предоставление информации руководителю.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения установлены законодательными   и нормативными актами, например, сроки обращения граждан, сроки рассмотрения документов, поступающих от вышестоящих органов власти и управления и т.д.

Индивидуальные сроки исполнения – содержаться в тексте документа (например, приказа) или в резолюции руководителя. Руководитель имеет право изменять сроки исполнения, если того требует производственная необходимость.

Условный срок – когда невозможно установить конкретный срок исполнения и в ходе исполнения документа происходит его корректировка.

Текущий контроль – это ежедневная проверка документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Предупредительный контроль – регулирование хода исполнения документов. За 2-3 дня делается предупреждение сотруднику о необходимости решения порученного ему вопроса.

Длительный срок – происходит контроль промежуточных этапов, который фиксируется в контрольной форме.

Хранение и исполнение документа – физическая и информационная сохранность документа в процессе исполнения.

Согласование и подписание ответных документов – согласование по необходимости и подписание руководителем. Документ готов к отправке.

Отправка и направление исполненного документа в дело – признание факта, что исполнение документа завершено. После фактического исполнения документ снимается с контроля и в РКК делается соответствующая отметка. На хранение он помещается в определенное дело.