Речевой этикет делового письма

Выражения, подтверждающие получение письма, документов: Сообщаем, что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение вашего письма.
Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее благодарим за …, Признательны Вам за….
Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального закона от .…№ .. «О..», Для согласования вопросов.

Отправка документов или материальных ценностей: Представляем Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи с …).
Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим причинам, Вынуждены отклонить ваше предложение из-за, Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
Подтверждение: Подтверждаем (получение, согласие), С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас в том, что готовы.
Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше предложение принято), Информируем, что мы не располагаем интересующей Вас информацией.

Выражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит предоставить данные, Просим предоставить более подробную информацию, принять меры.
Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с … не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не имеем.
Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся ситуация не способствует развитию наших отношений.
Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос положительно, рассмотреть проект, дать заключение.

Принцип применения знаков этикета – вежливость, доброжелательность.
Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление.

К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.

К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.

С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….

В ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, своевременный ответ и прочее используются слова благодарности.

Благодарим Вас за своевременный ответ.

Благодарим Вас за предложение …

Позвольте выразить признательность за участие в …

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности – определяют тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.

С удовольствием приглашаем Вас принять участие в …

Имею честь пригласить Вас

Мы были бы рады видеть Вас

Мы надеемся, что Вы найдете время для …

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать деловое общение.

Заранее благодарим.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на дальнейшие взаимовыгодные и добрые отношения.

С удовольствием рассмотрим другие варианты.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены в продолжении взаимодействия в рамках реализации проекта…

Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем используют стандартные выражения:
Во-первых, во-вторых, в-третьих.
Прежде всего…Затем…В заключение…
Переходя к следующему вопросу…
Что касается вопроса о …
Учитывая все вышесказанное …
Исходя из вышесказанного…
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о ….
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть….
В заключение выражаем надежду на …
В заключение хотим напомнить Вам