Технологии обработки табличной информации Microsoft Office Access

Технологии обработки табличной информации Microsoft Office Access

Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Вся табличная информация в этой программе может быть представлена в виде баз данных. База данных- представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

Создание баз данных. 1.Во вкладке «Файл» выберите «Новая». В базах данных можно хранить информацию различных форм. Вы можете создать пустую базу данных, пустую веб-базу данных, или выбрать любую из широкого ассортимента шаблонов. -Пустая база данных — это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы. -Веб-базы данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы. -Шаблоны — это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.

2.Назовите свою базу данных. Выбрав тип базы данных, назовите ее согласно предназначению. Это будет особенно полезно, если вы работаете одновременно с несколькими разными базами данных. Введите название в поле «Имя файла». Нажмите «Создать», чтобы сгенерировать новую базу данных.

3.Определите лучшую структуру для хранения вашей информации.  Таблицы — основной вид хранения информации. Таблицы можно сравнить с таблицами Excel: все данные распределяются по строкам и столбцам. Именно поэтому импортировать информацию из Excel или других табличных редакторов относительно просто. Формы — это способ внесения информации в базу данных. Используя таблицы, информацию в базу данных можно вносить напрямую, однако формы позволяют делать это более быстро и наглядно. Отчеты позволяют подсчитывать и выводить информацию из базы данных. Отчеты нужны для анализа информации и для получения ответов на необходимые вопросы, например сколько прибыли было получено, или где находятся клиенты. Как правило, их используют для распечатки в бумажном виде. Запросы необходимы для получения и сортировки информации. Запросами можно пользоваться для поиска определенных записей из нескольких таблиц. Их также можно использовать для создания и обновления информации.

4.Создайте свою первую таблицу. Если речь идет о создании пустой базы данных, автоматически будет создана пустая таблица. Вводить туда данные можно вручную или копируя и вставляя из другого источника. .Каждую часть данных нужно вставлять в отдельную колонку (поле), в то время как каждую запись нужно начинать с новой строки. Например, каждая строка — это клиент, а каждая колонка — это отдельная информация об этом клиенте (имя, фамилия, электронная почта, телефон и прочее). Вы можете переименовывать названия колонок, чтобы было понятнее, какое поле для чего предназначено. Дважды щелкните по заголовку колонки, чтобы изменить его название. Далее создайте остальные таблицы, которые вам необходимы.

5.Нажмите на вкладку «Работа с базами данных». Выберите «Схема данных». Откроется окно с обзором всех таблиц в базе данных. Каждое поле будет указано под названием его таблицы. .

Создание запросов. Запрос — это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц, основанных на имеющейся информации. Запросы — это необходимый инструмент для подготовки отчетов. Воспользуйтесь мастером запросов, чтобы создать запрос на выборку. 1.Откройте инструмент «Конструктор запросов» 2. Выберите таблицу. 3. Добавляйте поля, из которых нужно получить данные. 4. Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результаты.

Создание выборного запроса по параметрам. 1.Откройте инструмент «Конструктор запросов». Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. 2. Создайте запрос на выборку и выберите таблицу(-ы). 3. Добавляйте параметр в раздел критериев. Параметры разделены между собой скобками «[]». Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса 4. Сделайте запрос по множеству параметров. Вы можете использовать несколько параметров , чтобы создать поисковый запрос

Создание отчета. 1.Выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице. 2. После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу. В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Вывод: Access используется для полной автоматизации процессов анализа данных в бизнесе, бухгалтерии и так далее. Программа, благодаря своей универсальной структуре, может устранять появление так называемой избыточности данных, когда необходимо изменить какой-то параметр не путем ввода нового, а за счет корректирования старого, причем таким образом, чтобы данное изменение было отображено во всех связанных базах данных. На предприятии при помощи Access может вестись учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которые они вовлечены. Стоит отметить, что это только самые простые примеры. Приложение на самом деле имеет более широкие возможности.

Спасибо за внимани