Технология обработки текстовой информации в Microsoft Office Word

Одной из самых популярных прикладных функций персонального компьютера сегодня является создание текстовой информации, то есть использование ПК в качестве пишущей машинки. Осуществить работу по созданию текстов позволяют записные книжки, редакторы ,офисные издательские системы и другие программы. Такие продукты позволяют пользователю не только набрать (напечатать) текст, но выполнить над ним ряд операций: редактирование, форматирование, использование разнообразных шрифтов, печать и т.д. При работе с текстовыми редакторами приходится постоянно выполнять большое количество операций, которые и объединяют большой набор программ. К ним относятся: действия по перемещению на экране окон и курсора; корректировка, вставка и удаление символов, строк и абзацев; откатка (отмена) внесенных изменений; выделение, удаление, перенос, дублирование фрагментов текста; форматирование; поиск и вывод данных на печатающее устройство. Каждый отдельно взятый текстовый редактор отличает свои характерные особенности и функциональные возможности. Но, изучив один из них, освоение других не представляется сложным.

В настоящее время в регионе наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано с тем, что создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы путем включения в нее средств поддержки работ с документами, исполненными на русском языке.

Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди в 1983 году. 

Ричард Броди

Запуск Word.Запуск Word можно произвести следующими способами:
· последовательным выполнением команд из Главного Меню ОС Windows (ПУСК Þ Все программы ÞMicrosoft Office Þ Microsoft Office Word);
· щелчком по ранее созданному ярлыку Word, помещенному на Рабочий стол или в зоны быстрого запуска Панели Задач и Главного меню ОС Windows;
· открыв созданный ранее документ Word.

Окно Word.В окне Word имеются основные зоны: строка заголовка (содержит название редактируемого документа (по умолчанию – Документ 1 Microsoft Word), название приложения (Microsoft Word) и кнопки управления окном Свернуть, Свернуть в окно, Закрыть); лента, состоящая из вкладок, рабочая область; строка состояния. .

Создание нового документа или шаблона выполняется с помощью команды Создать (NEW) меню Файл (File), открывающей диалоговое окно Создание документа, и выбирают шаблон. Шаблоны используются для облегчения подготовки документов и представляют собой стандартные заготовки документов определенного типа и соответствующие им наборы стилей.
Бывают шаблоны следующих видов:
1.Normal (Обычный), содержащий установки по умолчанию для стандартных документов. Он используется наиболее часто.
2.Шаблоны, поставляемые с Word или создаваемые пользователем.
Мастера, уточняющие параметры шаблона в процессе диалога с пользователем.
3.Для создания документа на основе шаблона Обычный (Normal) удобно воспользоваться кнопкой Создать панели инструментов Стандартная.

В Word используются следующие панели: Стандартная, Форматирование, Обрамление, Базы данных, Рисование, Формы, Microsoft и др. Панели инструментов могут выводиться на экран либо быть спрятанными.
Обязательным эталоном завершающей стадии работы с документом является его сохранение в файле. Сохранение документа осуществляется командой Файл / Сохранить или кнопкой Сохранить на панели инструментов Стандартная. Word назначит сохраняемому файлу расширение DOC. Для сохранения файла под новым именем выберите команду Файл / Сохранить как.

При работе с документами пользователь может выбрать подходящий режим просмотра и редактирования. Существует несколько режимов просмотра:
- обычный,
- разметки страниц,
- структуры документа,
- просмотра главного документа (больших документов),
- просмотра на весь экран,
- просмотра перед печатью.
Режим просмотра документа изменяется командой меню Вид или кнопками управления режимом просмотра, которые расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Удаление текста проводится следующим образом: выделяете текст, а затем нажимаете клавишу «DELETE» или «BACKSPACE».
Команда Отменить отменяет последнее выполняющее действие. Команду Правка / Отменить нужно выполнять сразу после того, как была совершена ошибка.
Перемещение (копирование) выделенного текста осуществляется командой Правка / Вырезать (Правка / Копировать), переносом курсором в то место, куда нужно переместить (скопировать) текст, и выбором команды Правка / Вставить.
Команда Правка / Найти позволяет найти и выделить текст, форматирование, стиль или специальный символ. Команда Правка / Заменить выборочно или глобально во всем документе производит замену.
Чтобы включить автоматическую проверку орфографии, выберите команду Сервис / Параметры, вкладка Орфография.

Большое значение для пользователя имеют операции форматирования текста: выбор типа и стиля шрифта, выбор параметров записи и характера начертания символов, изменение порядка расположения текстовых фрагментов, выравнивание текста и т.д.
Существуют форматирование страниц, разделов, абзацев и символов.
Формат символов включает в себя такие параметры, как шрифт, размер шрифта, начертание, перечеркивание, скрытый текст, цвет текста и фона, верхний и нижний индексы, верхний и нижний регистры, малые прописные буквы, подчеркивание и интервалы между словами. Установка этих параметров производится командой Формат / Шрифт. Для более быстрого форматирования текста можно использовать панель инструментов Форматирование.

Абзац – это фрагмент текста, который завершен нажатием клавиши «ENTER». Для абзацев существуют определенные параметры форматирования (выравнивание, отступы, позиции, табуляции, интервалы, линии рамки, заливка). Установка параметров абзаца осуществляется командой Формат / Абзац.
В режиме разметки установки форматирования, как правило, действуют на весь документ. Однако Word позволяет распространять установки форматирования уровня разметки страниц не на весь документ, а на отдельные его части, которые называются разделами. По умолчанию документ имеет один раздел. Разрывы разделов делят документ на разделы. В обычном режиме просмотра разрыв раздела отображается как двойная пунктирная линия со словами Разрыв раздела. Вставка раздела осуществляется с помощью команды Вставка / Разрыв.

К форматированию страницы относятся: установка полей, размера бумаги, ориентация страницы, создание колонтитулов.
Колонтитулы содержат информацию, которая повторяется на каждой странице документа. В колонтитул можно включить текст, графику, номера страниц, дату и время, файлы, кадры, рисунки, объекты и др. Создать колонтитул можно с помощью команды Вид / Колонтитулы. Обычно верхний колонтитул располагается в верхнем поле, а нижний - в нижнем поле, хотя Word позволяет разместить колонтитулы где угодно на странице.

В документах таблицы можно использовать, например, для представления различных списков, расписаний, финансовой информации. Таблицу можно создать в любом месте документа. Для создания таблицы выберите команду Таблица / Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы задаются параметры новой таблицы. Можно использовать кнопку Мастер, которая открывает доступ к Мастеру таблиц. Мастер таблиц помогает шаг за шагом создать таблицу. После того, как таблица создана, можно применить команду Таблица / Автоформат, чтобы выбрать один из предопределенных макетов оформления таблицы. Работа с таблицей может выполняться с использованием кнопок: Вставить таблицу на стандартной панели инструментов и Вставить лист Microsoft Excel.

Ещё помощью Word можно иллюстрировать документы, используя картинки, созданные графическими программами. Рисунок можно вставить в текст документа, кадр или таблицу.
Вставка рисунка в текст осуществляется командой Вставка / Рисунок. Работа с рисунком включает в себя его увеличение или уменьшение, обрезку рисунка, добавление или удаление рамки, перемещение, копирование рисунка, вставку рисунка в кадр.
Рисование в Word происходит с помощью панели инструментов Рисование. Рисование производится в режиме разметки страницы. Для вывода панели инструментов Рисование на экран нужно выполнить команду Вид / Панели инструментов.

Microsoft Excel – это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.
На большинстве компьютеров есть набор (пакет) программ Microsoft Office. Эти программы принято называть «офисными», так как они незаменимы при работе в офисе. Самые популярные офисные программы – Microsoft Word и Microsoft Excel.
Microsoft Word – это программа для печати текста и составления документов.

Спасибо за внимание.