Типы данных СУБД Access

Базы   данных    ­   это   один   или   несколько   файлов   данных,   предназначенных   для   хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации. Примерами баз данных могут быть телефонная книга, каталог товаров, картотека сотрудников некоторого абстрактного предприятия и т.д. СУБД – это система управления базами данных, т.е. программа, позволяющая хранить большие массивы (таблицы) данных в определенном формате и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.   Приложение      MS      Access  – это набор инструментальных средств для создания и управления реляционными базами данных. Основные объекты MS Access Основными объектами БД являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица  – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).     Обычно   каждая   таблица   используется   для   хранения   сведений   по   одному   конкретному вопросу. Запрос  –   вопрос   о   данных,   хранящихся   в   таблицах,   или   инструкция   на   отбор   записей, подлежащих изменению.  Форма – это объект MS Access, в котором можно разместить элементы управления для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц. Мастер  –   средство  Access,   которое   сначала   задает   пользователю   вопросы,   а   затем   создает объект (таблицу, форму, запрос, отчет) в соответствии с указаниями пользователя. Для каждого поля таблиц БД необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон   допустимых   значений,   которые   могут   быть   введены   в   поле,   а   также   объем   памяти, выделяющийся для этого поля. Типы данных СУБД Access Тип данных Текстовый (значение по  умолчанию) Числовой Дата/время Денежный  Поле МЕМО Счетчик Логический Поле объекта OLE Гиперссылка Мастер подстановок Описание Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера  телефонов (до 255 знаков) Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов Для хранения информации даты и времени с 100 по 9999 год включительно Денежные значения и числовые данные с точностью до 15 знаков в целой части и  до 4 знаков в дробной части. Для хранения комментариев до 65635 символов Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает  уникальный порядковый номер записи. Значения полей типа счетчика обновлять  нельзя. Может иметь одно из двух возможных значений (да/нет) Позволяет добавлять в Access различные объекты. Например, документ MS  Word, таблицу MS Excel, звук, видеоклип и др. Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки Создает поле,  в котором предлагается набор значений из списка или из поля со  списком, содержащего набор постоянных значений и значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения информации Создание новой базы данных Создание новой БД осуществляется в соответствии с   ее   структурой,   полученной   в   результате   внемашинного проектирования. Структура реляционной БД определяется составом   таблиц   и   их   взаимосвязями.   При   этом формируется   состав   полей   и   формируется   их   описание, затем создается схема данных, в которой устанавливаются связи.   Завершается   создание   БД   процедурой   заполнения таблиц конкретной информацией. После   запуска  MS  Access  одновременно   с   его   окном   открывается   первое   диалоговое   окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных. На вкладках окна БД   представлены   основные   типы   объектов   базы   данных.   Рабочее   поле   окна   предназначено   для отображения списка объектов Access выбранного типа.  Таблица  –  это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).     Обычно   каждая   таблица   используется   для   хранения   сведений   по   одному   конкретному вопросу. Создание таблиц Access Поле   (столбец)  –   это   элемент   таблицы,   отражающий   одной   из   свойств   сущности.   Каждый столбец имеет одно уникальное для своей таблицы имя.  Запись  –   полный   набор   данных   об   определенном   объекте.   В   режиме   таблицы   запись изображается как строка. В отличие от столбцов строки не имеют имени, порядок их следования в таблице не определен, а количество логически не ограничено. Работа с каждым объектом проходит в отдельном окне, в котором предусмотрено 2 режима: 1. режим конструктора  – служит для создания и изменения структуры объекта, с которым работаем (конструктор таблиц, конструктор форм…) 2. оперативный   режим  –   непосредственный   режим   работы   с   объектом,   где   мы   вводим, редактируем, просматриваем информацию (режим таблицы, формы, запроса….) Пример таблицы в режиме Таблицы Перейти в  поле режим  Конструктора запись Пример таблицы в режиме Конструктора Перейти в режим Таблицы Наиболее важные свойства полей: ­   размер   поля  –   задает   максимальный   размер   данных,   сохраняемы   в   поле   (рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, так как требует меньше памяти и обработка выполняется быстрее); ­   формат поля  – является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных в выводе их на экран или печать; ­ маска ввода ­ определяет форму, в которой вводятся данные в поле, где  0  ­ позволяют вводить цифры от 0 до 9, ввод обязателен 9 – позволяют вводить цифры от 0 до 9, ввод не обязателен. ­ подпись – задает текст, который вводится в таблицах, формах, отчетах; ­ значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически; ­   условие   на   значение  –     позволяет   осуществлять   контроль   ввода,   задает   ограничения   на вводимые   значения,   при   нарушении   условий   запрещает   ввод   и   выводит   текст,   заданный   свойством Сообщение об ошибке; ­   сообщение   об   ошибке  –   задает   текст   сообщение,   выводимый   на   экран     пр   нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение; ­ обязательное поле  – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы; ­   индексированное   поле    ­   если   поле   обладает   этим   свойством,   все   операции,   связанные   с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это поможет в последствии при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля нужно выделить это поля в режиме Конструктора и на панели инструментов нажать кнопку Ключевое поле  Схема данных в Access Схема данных графически отображается в отдельном окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами.  Если   поле,   по  которому   нужно   установить   связь,   является   уникальным   ключом  как   в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь «один­к­одному».  Если   поле   связи   является   уникальным   ключом   в   главной   таблице,   а   в   подчиненной таблице   является   не   ключевым,  Access  устанавливает   связь   «один­ко­многим»   от     главной таблицы к подчиненной. Обеспечение целостности данных Целостность   данных   означает   систему   правил,   используемых   в   Microsoft   Access   для поддержания   связей   между   записями   в   связанных   таблицах,   а   также   обеспечивающих   защиту   от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия. ­ Связанное поле главной таблицы является первичным ключом; ­ Связанные поля имеют один тип данных.  ­ Обе таблицы принадлежат к одной базе данных Microsoft Access.  При использовании условий целостности данных действуют следующие правила.  Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.   Не  допускается   удаление   записи   из   главной   таблицы,   если   существуют   связанные   с   ней записи в подчиненной таблице.  Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.   Невозможно   изменить   значение   первичного   ключа   в   главной   таблице,   если   существуют записи, связанные с данной записью.  Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.  Каскадное обновление и удаление Для отношений, в которых проверяется  целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления.  Каскадное   обновление   связанных   полей  ­   любое   изменение   значения   первичного   ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице «Клиенты» будет автоматически обновлено поле   «КодКлиента»   во   всех   записях   таблицы   «Заказы»   для   заказов   каждого   клиента,   поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access  выполнит  каскадное  обновление  без ввода предупреждающих сообщений. Примечание.  Если в главной таблице ключевым полем является поле  счетчика, то  каскадное обновление связанных полей  не приведет к каким­либо результатам, так как изменить значение поля счетчика невозможно. Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому   удалению   связанных   записей   в   подчиненной   таблице.   Например,   при   удалении   из таблицы «Клиенты» записи конкретного клиента будут автоматически удалены все связанные записи в таблице «Заказы» (а также записи в таблице «Заказано», связанные с записями в таблице «Заказы»).  Порядок действий, необходимых для установки связи между таблицами: 1. Открыть окно Схема данных при помощи команду Сервис­Схема данных; 2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы для включения в структуру межтабличных связей. 3. Если  связи межу таблицами уже были  заданных, то для введения в схему данных новой таблицы надо вызвать контекстное меню и выполнить команду Добавить таблицу. 4. Связь между полями устанавливается путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. 5. После   перетаскивания   открывается   диалоговое   окно   Связи,   в   котором   можно   задать свойства  образующейся связи: включить флажки Обеспечение условия целостности данных, Каскадное обновление и Каскадное удаление связанных полей. Связи между таблицами в окне Схема данных Создание форм в Access Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в удобном виде,   который   может   соответствовать   привычному   для   пользователя   документу.   Формы   можно распечатывать, а также применять для создания панелей управления в приложении. Любая форма, с помощью которой можно просматривать, вводить или редактировать записи таблиц БД, должна быть предварительно   сконструирована.   В   процессе   подготовительной   работы   по   разработке   формы определяется, из каких таблиц нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, какие графические элементы, служащие для ее оформления будут использоваться. Access имеет возможность представить формы в следующих видах: ­ в один столбец  – форма в виде колонок для просмотра данных только одной записи, поля которой расположены в нужном порядке; ­ ленточная форма  – выводит одну или несколько записей, в зависимости от того, сколько нужно уместить их на экране; ­ табличная форма  – выводит данные табличным способом, но в отличии от таблиц может выбирать поля для ввода. Форма может быть представлена в режиме конструктора, в режиме таблицы и в оперативном режиме (режим формы). Форма  в режиме конструктора делится на три области: ­ область заголовка: ­ область данных; ­ примечание. Форма в режиме Формы Форма в режиме Конструктора Панель  элементов Форма в режиме Таблицы Элементы управления Элементы управления – это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета.  Типы элементов управления: Надпись      –   предназначена для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких как   заголовки,   подписи   или   краткие   инструкции.   В   надписях   не   выводятся   значения   полей   или выражений; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.  Поле       – используется в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции  SQL. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными из таблицы.  Группа        – используется в форме или отчете для ограничения набора параметров. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки группы и набора флажков, переключателей или выключателей. Выключатель             – может быть использован в форме или отчете как отдельный элемент, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции  SQL («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь», «Вкл»/«Выкл»). Переключатель        – то же что и Выключатель. Флажок        – то же что и Выключатель. Поле со списком        – является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка. Список состоит из строк с данными, которые присоединяются из таблицы.  Список        – является комбинацией двух элементов: поля и списка значений. Кнопка      – используется для выполнения определенного действия. Например, можно в форме создать кнопку, открывающую  другую форму. Мастер кнопок позволяет создавать  кнопки  более  30 разных кнопок. Рисунок        – вставка рисунка в форму или отчет. Свободная рамка объекта     – позволяет добавлять в форму или отчет различные объекты или части объектов их других приложений. Свободный объект является частью структуры формы или отчета и поэтому при переходе от одной записи к другой не меняется. Присоединенная рамка объекта               –   позволяет добавлять в форму или отчет различные объекты или части объектов их других приложений. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в Фоме или отчете отображается другой объект. Элементы управления Разрывы страниц, Линии, Прямоугольники используются для оформления форм и отчетов. Сортировка данных, поиск, фильтрация В Microsoft Access имеется возможность сортировать данные в режиме таблицы. Самая простая сортировка может быть произведена при помощи двух кнопок на панели инструментов ­ сортировка таблицы в порядке возрастания или убывания значений какого­либо столбца:  Прежде   чем   щелкнуть   по   кнопке   сортировки,   следует   выбрать   поля,   используемые   для сортировки. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу. Поиск данных Для поиска данных необходимо установить текстовый курсор в нужное поле, нажать кнопку на панели инструментов, которая позволяет найти запись поведенному значению. Пример:  Фильтры Фильтр  – набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки. В  Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычных фильтр, расширенный фильтр, фильтр по вводу. Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием   отбора   является   выражение,   которое   состоит   из   операторов   сравнения   и сравниваемых   операторов.   В   качестве   операторов   сравнения   и   логических   операторов   могут использоваться: =, <, >, < >, Between, In, Like, And, Or, Not, которые определяют операцию над одним или несколькими операндами. В выражениях для условий отбора допускаются использование операторов шаблона: * – заменяет любую группу любых символов; ? – заменяет один любой символ. Для   создания   запросов   используется   универсальный   язык   структурированных   запросов  SQL (Structured  Query  language),   но   этот   язык   достаточно   сложный   и   существует   упрощенный   механизм Создание запроса создания запроса, называемый  QBE  (Query  By  Example  – запрос по образцу). Вам предлагается некая модель, заготовка запроса и на этом бланке, пользуясь определенными соглашениями, помечаем нужные поля, вводим выражения и т.д. Существуют следующие типы запросов ­  запрос   на   выборку  –   задает   вопрос   о   данных,   хранящихся   в   таблицах,   и   представляет полученный   динамический   набор   в   режиме   таблицы   или   формы   без   изменения   данных.   Изменения, внесенные в динамический набор, отображаются в базовых таблицах; ­  запрос с параметрами – это запрос, при выполнении   которого   в   его   диалоговом   окне пользователю   выдается   приглашение   ввести данные, на основании которых будет выполняться запрос; ­ перекрестные запросы – предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде; ­  запрос­изменение  –   изменяет   или перемещает   данные.   К   этому   типу   относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей или запрос на обновление; запрос   на   удаление   записи   –   удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц; запрос на обновление записи – вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц; запрос на добавление записей – добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц; запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц; ­ запросы SQL – это запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL. Язык SQL (Structured Query Language) разработан для того чтобы из любой программы, на каком бы языке она ни была написана, можно было обращаться к любой базе данных. Приложения, работающие с БД, пишутся на выбранном языке программирования, а для формирования запросов к БД используются   «внедренные»   конструкции   языка  SQL.     Все   известные   СУБД   в   той   или   иной   мере поддерживаю стандарт SQL. Формирование отчетов Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю. Средства  Access  по   разработке     отчетов   предназначены   для   создания   макета   отчета   ,   по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Access имеет следующие режимы создания отчетов: Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL. Для организации связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Возможна так же вставка объектов OLE. Отчеты могут быть открыты в трех режимах: ­ в режиме конструктора ­ в режиме предварительного просмотра ­ в режиме просмотра образца.  Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета.  Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах. В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете. Пользователь   имеет   возможность   разработать   отчет   самостоятельно   или   создать   отчет   с помощью   мастера.   Мастер   по   разработке   отчетов   MS   Access   выполняет   всю   рутинную   работу   и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся окна диалога с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой   создаваемого   отчета.   После   этого   можно   переключиться   в   режим   конструктора   и   внести изменения в стандартный макет. Режим отчета Режим конструктора отчета