Учет кассовых операций

Учет кассовых операций

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия используют счет 30 “Касса”.

Счет 30 “Касса” имеет такие субсчета:

301  “Касса в национальной валюте”;

302  “Касса в иностранной валюте”.

По дебету счета 30 “Касса” отображается поступление денежных средств в кассу предприятия, по кредиту — выплата денежных средств из кассы предприятия.

На предприятиях, где работают операционные кассы (продажа билетов, оплата услуг связи, обмен валют и т.п.) открываются субсчета “Операционная касса в национальной валюте” и “Операционная касса в иностранной валюте”.

 Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. № 51, и должны применяться без изменений на всех предприятиях, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

Данным приказом утверждены к использованию в учете кассовых операций следующие формы документов:

КО-1 “Приходный кассовый ордер”;

КО-2 “Расходный кассовый ордер”;

KО-3 “ Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

KО-3а “ Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

KО-4 “Кассовая книга”;

KО-5 “Книга учета принятых и выданных кассиром денег”.

Прием денежной наличности кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. При приеме денег выдается квитанция с подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или отпечатком кассового аппарата.

Типовая форма приходного кассового ордера и пример его оформления представлены в образце 2.

Выдача денежной наличности из касс предприятий осуществляется по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее — расходным документам). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета и пр.

Типовая форма расходного кассового ордера и пример его оформления представлены в образце 3.

В случае, если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и тому подобное есть разрешающая надпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации, в том числе организации потребительской кооперации, могут осуществлять выдачу денежной наличности сдавальщикам сельскохозяйственных продуктов и сырья по ведомостям, в которых указываются их фамилия, адрес, объемы сданной продукции и сумма выплаченной денежной наличности, которые заверяются подписью здавальщика, с дальнейшим составлением (после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях, которые обслуживают бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы денежной наличности клиент должен в установленные банком сроки предупредить (письменно или устно) учреждение банка о сумме средств в банкнотах и разменной монете, которая предполагается для получения.

В случае выдачи отдельному лицу денег по расходным документам, кассир требует предъявления документа, который удостоверяет лицо получателя, проверяет его наименование и номер, кем и когда он выдан. Если расходный документ составлен на выдачу денег несколькими лицами, то получатели также предъявляют указанные документы, которые удостоверяют их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Расписка о получении денег может быть сделана только собственноручно темными чернилами или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривен — буквами, копеек — цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма буквами не указывается, а лишь цифрами.

Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам, выписанным отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, которые привлекаются к сельскохозяйственным и погрузочно-разгрузочным работам, а также для устранения последствий стихийного бедствия, может осуществляется по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и удостоверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому поручено получение денег. Если выдача денег осуществляется по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается у кассира и приобщается к расходному кассовому ордеру или ведомости.

В случае выдачи денег лицу, которое не имеет возможности по болезни или по другим уважительным причинам подписаться лично, по его письменному поручению за него может подписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, который удостоверяет лицо фактического получателя денег и лицо, которое расписалось за получение денег.

Оплата труда, выплата помощи по временной нетрудоспособности, стипендий и премий осуществляется кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешающая надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы буквами.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на затраты, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.

После окончания установленных сроков оплаты труда, выплаты помощи по временной нетрудоспособности, стипендий и премий кассир должен:

а) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не осуществлена оплата труда, выплата помощи по временной нетрудоспособности, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано” (образец4);

б) составить реестр депонированных сумм (образец 5);

в) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и недополученной сумме выплат, которые подлежат депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежным ведомостям и удостоверить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

 г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № ___”.

Бухгалтерия делает проверку пометок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в учреждение банка и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны быть заполнены бухгалтерией только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими способами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов.

В приходных и расходных кассовых ордерах отмечается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, которые вносят или получают деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления.

 Во время получения приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе — разрешающей подписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

Типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также порядок его заполнения представлены  в образце 4.

 Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме “Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”, которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.

Кассовые документы, после составления отчета кассира и его обработки в бухгалтерии, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся на протяжении 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынос из помещения, которое охраняется, кассовых документов разрешается лишь в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. Справки по кассовым документам выдаются соответствующим органам по их требованию в случаях, предусмотренных действующим законодательством, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий по постановлению следственных, судебных органов, прокуратуры, арбитражного суда, решением государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации.

На место изъятого настоящего документа подшиваются заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, которое получило настоящий документ, или почтовая квитанция об отсылке документа и т.п.

В случае, если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с разными датами одного календарного года, на место одного из изъятых документов прилагается его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и т.п.), а вместо последних — только копии с отметками о местонахождении требования.

Все поступления и выдачи денежной наличности в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типовая форма которой утверждена приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. № 51.

Каждое предприятие, которое имеет кассу, ведет одну кассовую книгу, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. Количество страниц в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этого предприятия.

В случае, если предприятия — юридические лица имеют отдельные подразделения, которые осуществляют кассовые операции с денежный наличностью с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных печатью в установленном порядке, и расположены отдельно от юридического лица, то независимо от того, выделены эти подразделения на самостоятельный баланс или нет, с целью полного учета осуществляемых кассовых оборотов указанные подразделения должны также вести кассовую книгу, которая оформляется по образцу кассовой книги предприятия и выдается этим подразделениям.

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета.

 Типовая форма кассовой книги, а также пример ее заполнения представлены в образце 5.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линий) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки “Остаток на начало дня”).

Сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после “Перенос” отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Подчистки и немотивированные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, которое его замещает.

Записи в кассовую книгу осуществляются  кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу. Каждый день в конце рабочего дня кассир подбивает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном документе, на мотивирование остатка денежной наличности в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взимается с кассира. Денежная наличность, не оправданная приходными кассовыми ордерами, считается излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.

При наличии на предприятии нескольких кассиров, старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму денежной наличности под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет перед старшим кассиром в получении аванса и денег, принятых по приходным документам, и сдать остаток денежной наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег, типовая форма и порядок заполнения которой представлены в образце 6.

За авансы, полученные для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан составить отчет в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. К концу этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки денежной наличности, не выданной по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и т.п. старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

При наличии на предприятии только одного кассира учет принятых и выданных денег ведется этим кассиром.

Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых операций с денежной наличностью должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разных номиналов.

Невыдача гражданам сдачи из-за отсутствия или недостаточного наличия разменной монеты на этих предприятиях на протяжении рабочего дня является нарушением кассовой дисциплины, за что к виновным лицам вышеупомянутых предприятий могут применяться штрафные санкции, предусмотренные Кодексом ДНР об административных правонарушениях.

В случае осуществления торговли продукцией или работами (услугами) с использованием торговых автоматов или другого подобного оборудования (что не предусматривает наличия кассового аппарата, контролируемого уполномоченным на это физическим лицом), последние должны быть оснащены электронным счетчиком количества разменной монеты, которое поступает в автомат, бесконечного действия с возрастающим итогом. Счетчик опломбировывается работником местных органов налоговой администрации. По мере накопления автоматом денежной выручки соответствующими работниками торгового или другого предприятия проводится выем денежной наличности с дальнейшим отображением в кассовой книге показателей электронного счетчика и фактического наличия денежной наличности.

По факту получения от кассира кассового отчета бухгалтер обобщает в нем приведенные суммы, которые направляются под одними бухгалтерскими счетами и переносит обороты по дебету и кредиту 30 счета в журнал ордер № 1 и ведомость 1.1 при журнально-ордерной форме учета, а при упрощенной форме учета в раздел І Ведомости 1BМ (прил. А1). Из указанных учетных регистров обобщенные данные в дальнейшем переносятся в Главную книгу и в Баланс.

Схему документооборота кассовых операций можно представить с помощью рис.1.

В соответствии с Законом Украины “О применении электронных контрольно-кассовых аппаратов и товарно-кассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг” № 265/95BВР от 06.07.1995 г. (с изменениями и дополнениями) предусмотрено, что применение электронных контрольно-кассовых аппаратов и компьютерных систем есть обязательным для предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличный расчет и выполняют куплю-продажу наличной иностранной валюты.