Учет личного состава работников

Учет личного состава работников

Приказом Министерства статистики Украины № 253 от

09.10.1995 г. утверждены следующие типовые формы по учету личного состава работников предприятия:

П-1 “Приказ (распоряжение) о прием на работу”;

П-2 “Личная карточка”;

П-3 “Алфавитная карточка”;

П-4 “Личная карточка специалиста с высшим образованием, который выполняет научно-исследовательские, проектно-конструкторские и технологические работы”;

П-5 “Приказ (распоряжение) о перевод на другую работу”;

П-6 “Приказ (распоряжение) о предоставление отпуска”;

П-7 “Список № ________ о предоставлении отпуска”;

П-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)”.

Для учета принятых на работу работников применяется “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” (форма № П-1), который заполняется в отделе кадров.

Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа (распоряжение) в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы.

Руководитель структурного подразделения - начальник (мастер) цеха (отдела) делает вывод о возможности зачисления: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, кем может быть принят на работу тот, кто нанимается, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность срока испытания.

Согласие работника с условиями труда, результаты переговоров, в случае необходимости медицинского осмотра, отметки о прохождение инструктажа по технике безопасности, противопожарной минимума и другие отметки проставляются на оборотной стороне формы.

Проект приказа (распоряжения) о прием на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и оклада, устанавливаемые по штатному расписанию.

Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

На основании подписанного приказа (распоряжение) о приеме на работу отдел кадров заполняет документ первичного учета форма № П-2 “Личная карточка”, делает соответствующие записи в трудовой книжке; бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней.

Работникам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после принятия на работу.

На крупных предприятиях с целью облегчения работы с картотекой, где это целесообразно, на каждого работника открывается дополнительно “Алфавитная карточка” (форма № П-3). Картотека алфавитных карточек ведется по предприятию в целом и карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке.

При оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой применяется “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу” (форма № П-5), который заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) визирует начальник цеха (отдела, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации).

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке ф. № П-2, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданные имущественно-материальные и другие ценности, числящиеся за работником на предыдущем месте работы.

Для оформления ежегодного и других видов отпуска, предоставляемого работникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами, контрактами и графиками отпусков применяется “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска” (форма № П-6), который заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке ф. № П-2 работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней отпуска указывается “без оплаты”.

Отпуска для группы работников целесообразно оформлять с помощью формы “Список № о предоставлении отпуска” (форма № П-7).

Отметки о сдаче инструмента, спецодежды и другого хозяйственного инвентаря на период отпуска работника в список о предоставлении отпуска не делаются.

Отдел кадров на основе списка о предоставление отпуска отмечает в личной карточке работника данные о отпуск, а расчетный отдел бухгалтерии делает расчет заработной платы, предстоит за отпуск.

При увольнении работников, за исключением тех, которые освобождаются вышестоящим органом, оформляется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников “Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)” (форма № П-8). Один экземпляр остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).

В разделе “Справка о несданные имущественно-материальных и других ценностях” делаются отметки о несданные ценности, числящиеся за работником.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником.