Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами

С целью решения производственных потребностей предприятия, его работникам могут выдаваться под отчет денежные средства.

Лица, получившие наличные деньги под отчет (в т.ч. на командировки в пределах Украины), обязаны подать в бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Наличные, что выданная под отчет, но по каким-то причинам не израсходованная (частично или в полной сумме), должна быть возвращена в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом не позднее следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет (по командировке - не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки, на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья - не позднее 10 рабочих дней со дня выдачи ее под отчет). Если из кассы предприятия его работнику одновременно выдана наличность на командировку и средства под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья или вторсырья), то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно подать в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, которая была ему выдана для решения производственных (хозяйственных) вопросов, и авансированный отчет об потраченные средства непосредственно на командировку.

Нормативным документом, который регулирует вопросы порядка командировку работников предприятий всех форм собственности является “Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу”, утверждена приказом Министерства финансов Украины №59 от 13.03.1998 года.

Данной инструкцией определено, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации (дальше - предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне местом его постоянной работы.

Расходы на командировку лица, находится в трудовых отношениях с плательщиком налога, включаются в состав валовых расходов налогоплательщика только при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку; заключенного договора (контракта) и других документов, которые регулируют или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, касается основной деятельности предприятия, которое командирует работника.

Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица), нормы которых установлены в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.99 № 663 “О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу”.

Суточные расходы в пределах Украины возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта.

Днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже - следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, к которому он командированный.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством.

Если работник отбывает в командировки в выходной день, то ему после возвращения из командировки в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку. Указанные ограничения устанавливаются приказом (распоряжением) руководителя предприятия.