Базы данных

В основе всех справочно-информационных систем лежит   база данных  –    совокупность структурированных данных.

Структурирование –    это     выбор однотипных объектов и   определение характеристик описывающих их.

СУБД (системы управления базой данных) – это программы, обеспечивающие  обработку таких      данных как: хранение, обновление    и   быстрый     доступ   к информации по запросу.

Базы данных

В пакет программ Microsoft Office входит программа управления базами данных Microsoft Access.

Назначение этой программы: создание базы данных, организация хранения, обновления и быстрого доступа к данным.

«Аccess» (ударение падает на второй слог!) в переводе с английского означает «доступ».

При загрузке базы данных в окне программы появляется окно базы данных, состоящее из вкладок.

Каждая вкладка в этом окне – объект базы данных: таблица, запрос, форма, отчёт, страницы доступа к данным и т. д.

Все эти объекты хранятся в одном файле с расширением *.mdb.

Базы данных

Основной объект БД – таблица.

Строка любой таблицы содержит данные об одном объекте (человеке, техническом устройстве, документе и т. д.).

Столбцы содержат различные характеристики этих объектов (названия, адреса, даты и т. д.).

Строки – записи. Столбцы – поля.

Вводимые в таблицу данные могут иметь различный формат:

—     текстовый,

—     числовой,

—     дата / время,

—     денежный,

—     логический и т. д.

Новые таблицы можно создавать различными способами:

—     путём ввода данных,

—     с помощью Мастера,

—     с помощью Конструктора таблиц.

Базы данных

Для того, чтобы таблицы можно было связать между собой, используют ключевые поля.

Ключевое поле – это поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице.

Ключевое  поле  делает   каждую запись таблицы уникальной.

Ключ – это одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

Связи между таблицами бывают трёх типов:

—  "один к одному"

—  "один ко многим"

—  "многие ко многим"

Если мы составляем список сотрудников, то отношение между конкретным сотрудником и его адресом - "один к одному".

Название лаборатории по отношению к списку сотрудников "один ко многим", т. к. в одной лаборатории работает много (больше одного) сотрудников.

Если сопоставить список преподавателей какого-либо вуза со списком учебных дисциплин, которые в этом вузе преподаются, используется связь типа "многие ко многим": одну дисциплину могут преподавать разные преподаватели, и в то же время один преподаватель может читать разные дисциплины.

При организации связи типа "один ко многим" таблица "один" – называется главной, а таблица "многие" – называется подчинённой.

Базы данных

Если в базе данных несколько таблиц, то между ними можно создавать связи.

Связи между таблицами бывают трёх типов:

—  "одинкодному"

—  "один ко многим"

—  "многие ко многим"

Если мы составляем список сотрудников, то отношение между конкретным сотрудником и его адресом - "один к одному".

Название лаборатории по отношению к списку сотрудников - "один ко многим", т. к. в одной лаборатории работает много (больше одного) сотрудников.

Если сопоставить список преподавателей какого-либо вуза со списком учебных дисциплин, которые в этом вузе преподаются, используется связь типа "многие ко многим": одну дисциплину могут преподавать разные преподаватели, и в то же время один преподаватель может читать разные дисциплины.

При организации связи типа "один ко многим" таблица "один" – называется главной, а таблица "многие" – называется подчинённой.

Ключ главной таблицы называют первичным, а подчинённой таблицы – называют внешним.

Для просмотра и редактирования данных используются формы, соответствующие таблицам.

Форма – это «карточка» (бланк), в которую удобно вводить данные для каждой записи и удобно просматривать записи.

При редактировании данных в форме изменения автоматически вносятся в таблицу и наоборот.

Это удобно, т.к. при обновлении данных в одной таблице автоматически обновятся данные во всех связанных с ней таблицах.

Запрос – это средство отбора (поиска) данных в базе из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию.

Все запросы делятся на две группы:

•      запросы-выборки,

•      запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

К этой группе запросов относятся следующие: Запрос к связанным таблицам – позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

Перекрёстный запрос – отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

Запрос с параметром – позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

Запрос с вычисляемым полем – позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

Запрос с критерием поиска – позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.

Запрос с итогами – производит математические вычисления и выдаёт результат.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

К этой группе запросов относятся следующие:

Запросы на создание таблицы – создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

Запросы на добавление записей – позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

Запросы на обновление – изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

Запросы на удаление – удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

Отчёт      –    это      объект     базы   данных,      который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчёты позволяют:

•        выбрать  из  баз      данных   нужную пользователю информацию,

•        оформить её в виде документа, • просмотреть на экране,

•        вывести на печать.

Источником данных для отчёта является таблица или запрос.

Кроме данных, полученных из таблиц, в отчёте могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Основные типы баз данных:

реляционная – использует табличное представление данных;

иерархическая – использует структуру данных в виде деревьев; сетевая – использует структуру данных в виде сетей.

Современные электронные базы данных чаще всего организованы в виде таблицы, и в настоящее время, как правило, используются реляционные базы данных, представляющие собой несколько взаимосвязанных таблиц.

Основные возможности баз данных:

•       хранение данных;

•       обеспечение быстрого доступа к данным;

•       вставка в базу объектов   разных типов, включая графические объекты;

•       сортировка данных по разным признакам;

•       фильтрация  данных   с     применением  разных фильтров;

•       составление запроса   на выборку данных,

отвечающих заданным условиям, из базы;

•       дополнение и обновление данных;

•       создание  элементов   управления для  улучшения

интерфейса;

•       вывод данных на печать в виде отчётов.

Примеры систем управления базами данных (СУБД):

MS Access

InterBase

Oracle

Informix

OpenOffice.org Base

MySQL

Paradox

PrimeBase

и другие…

Терминологический  диктант

1.   База данных – это…

2.   Структурирование – это…

3.   СУБД – это…

4.   Назначение Microsoft Access: … 5. Основной объект БД – … (структура).

6.               Формат данных, вводимых в таблицу: перечислить основные форматы.

7.               Способы создания таблицы: перечислить.

8.               Ключевое поле – это…

9.               Ключ – это…

10.        Форма – это… Назначение формы ...

11.        Запрос – это… Основные группы запросов …

12.        Отчёт – это… Источником данных для отчёта является …

13.        Отчёты позволяют: …

14.        Основные      типы    баз данных:      перечислить    +     краткая характеристика.

15.        Основные возможности баз данных: перечислить.

Терминологический  диктант

1.                       База данных – это совокупность структурированных данных.

2.                       Структурирование – это выбор однотипных объектов и определение характеристик описывающих их.

3.                       СУБД (системы управления базой данных) – это программы, обеспечивающие обработку таких данных как: хранение, обновление и быстрый доступ к информации по запросу.

4.                       Назначение Microsoft : создание базы данных, организация хранения, обновления и быстрого доступа к данным.

5.                       Основной объект БД – таблица (структура).

6.                       Формат данных, вводимых в таблицу:

—     текстовый,

—     числовой,

—     дата / время,

—     денежный,

—     логический и т. д.

7.                       Способы создания таблицы:

—     путём ввода данных,

—     с помощью Мастера,

—     с помощью Конструктора таблиц.

8.                       Ключевое поле – это поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. Ключевое поле делает каждую запись таблицы уникальной.

9.                       Ключ – это одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

10.                     Форма – это «карточка» (бланк), в которую удобно вводить данные для каждой записи и удобно просматривать записи. Для просмотра и редактирования данных используются формы, соответствующие таблицам.

11.                     Запрос – это средство отбора (поиска) данных в базе из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию. Все запросы делятся на две группы:

•   запросы-выборки,

•   запросы-действия.

12.                     Отчёт – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать. Источником данных для отчёта является таблица или запрос.

13.                     Отчёты позволяют:

•   выбрать из баз данных нужную пользователю информацию,

•   оформить её в виде документа, • просмотреть на экране,

•   вывести на печать.

14.     Основные типы баз данных:

реляционная – использует табличное представление данных; иерархическая – использует структуру данных в виде деревьев; сетевая – использует структуру данных в виде сетей.

15.     Основные возможности баз данных:

•   хранение данных;

•   обеспечение быстрого доступа к данным;

•   вставка в базу объектов разных типов, включая графические объекты;

•   сортировка данных по разным признакам;

•   фильтрация данных с применением разных фильтров;

•   составление запроса на выборку данных, отвечающих заданным условиям, из базы;

•   дополнение и обновление данных;

•   создание элементов управления для улучшения интерфейса;

•   вывод данных на печать в виде отчётов.