Вимоги до змісту і оформлення документів

Вимоги до змісту і оформлення документів

Першочергова вимога до документів – своєчасність складання і вірогідність інформації, відображеної в документі.

Документи складаються з наведенням усіх обов’язкових реквізитів, що забезпечують йому юридичну силу. Термін „реквізит” в перекладі з латинської означає „потрібне, необхідне”. Відповідно до Положення №88 обов’язковими реквізитами є:

-                  назва документа;

-                  дата і місце складання;

-                  назва підприємства, від імені якого складений документ;

-                  зміст, обсяг і одиниця виміру господарської операції;

-                  посади і підписи осіб, відповідальних за здійснення і правильність оформлення господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити, серед яких:

-                  ідентифікаційний код підприємства чи особи;

-                  номер документа;

-                  підстава для здійснення операції;

-                  дані про документ, що засвідчує особу;

-                  інші додаткові реквізити.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підпису документів, що відображають рух товарно-матеріальних цінностей і коштів.

До оформлення первинних документів ставляться такі вимоги:

-                  документ має бути складений в момент здійснення господарської операції або відразу після її завершення;

-                  документи складаються на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, або виготовлені самостійно;

-                  у випадках, встановлених законодавством, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим зазначенням номера;

-                  записи в первинних документах виконують в темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою або друкарськими засобами;

-                  в разі складання документів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане забезпечити виготовлення його на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій;

-                  вільні рядки в документах підлягають обов'язковому прокресленню;

-                  первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України;

-                  відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених в них даних несуть особи, які склали і підписали цей документ.

Первинні документи складаються на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту і оформлення документів. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. Це досягається шляхом застосування електронного

документообігу та цифрового підпису. На теперішній час електронний документообіг та цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій.

Значна частка первинних документів складається на бланках типових форм, які затверджені Держкомстатом України на підставі п. 2.7 Положення №88. Типові форми первинних документів забезпечують, в першу чергу, основні господарські операції ( типові форми з обліку основних засобів, сировини і матеріалів, МШП, касових операцій, з обліку розрахунків по заробітній платі).

Бланки суворої звітності (грошові чеки, векселі, довіреності) мають зберігатись в сейфах. Надходження та видача бланків реєструється у прибутково-видатковій книзі обліку бланків суворої звітності.

До обліку приймаються тільки правильно оформлені документи. З погляду практичного застосування документ повинний мати юридичну доказовість і відповідати діючим правилам складання.

У             документах, якими оформлені касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом.

Відносно правил складання документи можуть бути доброякісними і недоброякісними.

Документи можуть бути недоброякісними як за формою, так і за змістом. За формою документи можуть бути неправильно або не повністю оформлені. За змістом документи можуть бути фальсифікованими або такими, що містять недостовірні дані.

Методами вдосконалення бухгалтерських документів є стандартизація та уніфікація.

Під стандартизацією документів розуміють створення бланків однотипних документів, однакових за розміром і форматом, найбільш зручних

у    використанні. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами заощаджує папір і полегшує збереження документів в архіві.

Під уніфікацією документів розуміють створення єдиних зразків (типових) бланків документів для оформлення однорідних господарських операцій, які застосовуються незалежно від виду діяльності та форм власності.

Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків і вимагає менших витрат праці на їх обробку.