Внешняя среда организации: понятие, факторы внешней среды. Внутренняя среда организации: понятие, факторы внутренней среды.

Внешняя среда организации: понятие, факторы внешней среды. Внутренняя среда организации: понятие, факторы внутренней среды.

Внешняя среда – совокупность элементов, условий, факторов и сил, которые воздействуют на организацию извне, тем самым меняя ее поведение. Внешняя среда имеет большое практическое значение. В рыночной экономике она крайне динамична, поэтому ее изучение позволяет организации перестраивать свою внутреннюю структуру, приспосабливается к меняющимся условиям, что в целом обеспечивает эффективность функционирования и конкурентоспособность.

Например, при изменении структуры потребительских предпочтений или совершенствовании технологий организация получает импульс и начинает меняться.

Организация и связанное с ней управление существуют в сложном мире, оказывающем на них многостороннее и разнообразное воздействие. Это воздействие обладает следующими характерными чертами:

- сложностью, характеризующейся количеством и многообразием воздействующих факторов. Так, в более сложных условиях работает организация, имеющая большее количество партнеров, поставщиков, конкурентов; организация, осуществляющая многосторонние операции, работающая в малоисследованной области, использующая новейшие технологии и т. д.;

- взаимозависимостью, характеризующейся степенью взаимосвязанности взаимодействующих факторов. Взаимозависимость тем выше, чем в большей мере изменение одного фактора влияет на другие. Так, у предприятий, работающих с использованием комплектующих деталей, получаемых от внешних партнеров, степень зависимости от внешних факторов будет выше, чем при производстве этих деталей на собственном предприятии;

- неопределенностью, характеризующейся непредсказуемым, случайным характером многих процессов, сопровождающих бизнес и менеджмент (рыночная конъюнктура, политическая ситуация, крупные неожиданные открытия и т. п.). Степень неопределенности может быть уменьшена за счет хорошо поставленной информации, изучения и умелого использования закономерностей случайных процессов, привлечения для этих целей дости­жений современной науки и техники;

- динамичностью, характеризующейся скоростью изменения факторов внешней среды организации. Динамичность внешней среды выше у тех организаций, которые имеют дело с новыми товарами, техникой и технологией, работают в зоне более высокого риска, смело проводят в жизнь экономические и организационные новации.

Все факторы внешней среды управления организацией можно разделить на две большие группы: факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействий.

Факторами прямого воздействия являются: ресурсы, потребители, конкуренты, законодательство и органы государственно­го и муниципального управления.

1. Ресурсы.

В качестве ресурсов выступают капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы.

Капитал, необходимый для функционирования организации, поступает из различных источников и на определенных условиях через банки. Поэтому важнейшей задачей менеджмента является изучение и обоснованный выбор источников капитала, проведение расчетов финансирования и кредитования организации, налаживание взаимоотношений и квалифицированная работа с банками.

Трудовые ресурсы, их источники - важнейший фактор внешней среды организации, от которого во многом зависит успех менеджмента. Особого внимания здесь заслуживают два момента. Первый касается подбора и обучения специалистов в новых областях деятельности, связанных с внедрением последних достижений науки, техники и технологий. В том числе специалистов по рекламе, связям с общественностью, агентов по продажам и другим, сравнительно новым для нас, направлениям деятельности. Второй момент - подбор и обучение менеджеров различных уровней. Можно без преувеличения сказать, что хороший менеджер - это сегодня самая дефицитная специальность (и это несмотря на то, что эта специальность наиболее высоко оплачивается). Известно, что в развитых капиталистических странах идет буквально охота за качественными менеджерами. Представители крупных фирм постоянно находятся при лучших учебных за­ведениях, готовящих менеджеров, подбирают себе кадры, присматриваясь к обучающимся, начиная с первого курса. Перспективным студентам оплачивается обучение, устанавливаются стипендии и гарантируется работа менеджеров фирм.

Сырье и материалы - важнейший компонент предпринимательской деятельности, а значит, и менеджмента. Во-первых, должно быть обеспечено высокое качество сырьевых ресурсов и материалов в требуемых объемах. Во-вторых, необходимы гарантии поставок сырья и материалов в требуемые сроки. То и другое достигается созданием системы входного контроля качества по­ставок (иногда, начиная с места добычи сырья и изготовления материала), тщательной подготовкой и отработкой системы снабжения предприятия, транспортировки соответствующих грузов, складирования, а также путем дублирования поставок из нескольких независимых источников.

Важнейшим направлением работы менеджера с ресурсами является проведение расчетов по их оптимальному распределению с целью получения максимальной прибыли.

2.  Потребители.

В качестве потребителей продукции организации выступают как индивиды, нуждающиеся в удовлетворении своих потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с осуществляемым ими бизнесом. Менеджер должен всегда помнить, что потребитель является центральной фигурой рынка, отправной точкой рыночных отношений. От изучения своего потребителя, а в ряде случаев от его создания в очень многом зависит благополучие организации, уровень ее прибыли.

3.  Конкуренты.

Главным объектом конкуренции являются потребители продукции организации. Конкурентную борьбу приходится также вести за капитал, трудовые ресурсы, сырье и материалы. Уровень конкуренции зависит от способности организации эффективно соперничать с производителями аналогичной продукции путем более полного по сравнению с соперниками удовлетворения потребностей покупателей, создания более благоприятных, чем у конкурентов, условий инвестирования, лучших условий труда и более высокой его оплаты, привлекательной конъюнктуры для поставщиков сырья и материалов.

4.  Правовая среда и органы государственного и муниципального управления.

Правовая среда характеризуется:

·        степенью благоприятствования законодательства для деятельности организации, поощрения бизнеса и создания соот­ветствующего нормативного обеспечения;

·        равенством условий деятельности для всех организаций данной отрасли независимо от форм собственности;

·        возможностью быстрого и справедливого разрешения возникающих противоречий и конфликтов с поставщиками, по­требителями, конкурентами и партнерами по бизнесу в админи­стративном и судебном порядке;

·        долговременностью, стабильностью и определенностью правовых норм.

Органы государственного и муниципального управления должны:

·        неукоснительно соблюдать государственное и региональное законодательство и соответствие последнего федеральным нормам;

·        обеспечивать правопорядок и защиту организаций, и их собственности от преступных посягательств (рэкетиров, мошенников, воров, взяточников);

·        своевременно и полно информировать организации о всех принимаемых властью решениях и новых нормативных актах;

·        обеспечить быстрое рассмотрение и прохождение в органах власти дел организаций и объективный подход к ним.

Факторами косвенного воздействия являются: политика, экономика, культура и социальные факторы, отношения с местными жителями, технический и технологический прогресс (новации).

1.  Политика.

Влияние политической среды организации проявляется в следующих направлениях:

§  наличие стабильной политики, органов власти и законо­дательства создает благоприятный фон для деятельности органи­зации, гражданских институтов демократического общества, способствует привлечению инвестиций;

§  с политической обстановкой связано наличие и характер дипломатических отношений с иностранными государствами, в ко­торых заинтересована организация, а также таможенная политика;

§  политика определяет отношение властей, в том числе и местной администрации, к частной собственности и предприни­мательской деятельности;

§  с политикой неразрывно связано формирование и функ­ционирование в органах законодательной власти групп влияния (лоббистов), которые могут представлять и отстаивать интересы организации.

2.  Экономика.

Экономическая среда проявляется в деятельности организации самым непосредственным образом:

ü экономический подъем, спад, кризис оказывают глубокое влияние на организацию, но это влияние не однозначно: общий экономический спад может привести к подъему экономики организации и наоборот;

ü от состояния экономики зависит покупательная способность населения;

ü состояние экономики во многом определяет стоимость используемых организацией ресурсов (сырья, материалов, трудовых ресурсов);

ü от состояния экономики зависят возможность и условия получения капитала (инвестиционный климат, государственный бюджет, процентная ставка кредита);

ü состояние экономики во многом определяет валютные курсы, курсы акций и ценных бумаг;

ü экономические обстоятельства формируют спрос, предложение и цену товаров;

ü экономика в значительной степени определяет возможность получения организацией внутренних и внешних займов;

ü с экономикой тесно связаны условия и ставки налогов, пошлин, арендной платы.

Влияние экономики на организацию не всегда прямолинейно. Так, в СССР при общей экономической деградации отдельные организации (например, в оборонной области) развивались весьма успешно.

3.  Культура и социальные факторы.

Влияние культуры и факторов социальной жизни на организацию связано с определенной системой ценностей общества, традициями, жизненными установками населения, стереотипами поведения:

v система ценностей определяет практику деятельности организации, ее руководителей и персонала, указывает, что наиболее важно для фирмы (например, «главное для нас - довольный потребитель»);

v соблюдение населением традиций дает организации возможность использовать в своих интересах положительный опыт фирмы, связать его с ее сегодняшними задачами;

v важное значение имеет учет организацией жизненных установок населения. Так, в ряде случаев в нашей стране складываются установки на то, что взятки, обман, хамство являются нормальными и неизбежными спутниками в деятельности организации. Но ведь есть и противоположные, положительные ценностные ориентации и установки;

v на деятельность организации не могут не влиять и сложившиеся в стране, регионе стереотипы поведения. Например, бытует отрицательное отношение к руководителям определенных возрастных групп (молодым, пожилым), к руководителям-женщинам и т. д.

Влияние культурных и социальных факторов на деятельность организации в большей мере, чем других, зависит от рабо­ты руководителя, от его управленческих и воспитательных усилий. В одной и той же культурной и социальной среде могут существовать совершенно разные по качеству и эффективности результатов деятельности организации.

4.  Отношения с местными жителями.

Сегодня, как никогда, для организации важно установить партнерские дружественные отношения с местным населением. Отсутствие таких отношений приводит к серьезным конфликтам, противостоянию, лишает организацию условий для нормальной деятельности.

В основу налаживания хороших отношений с населением должны быть положены уже наработанные методы связей с общественностью (пиар), создание групп так называемых друзей фирмы, стимулирование создания благоприятного для организации общественного климата, материальная помощь населению (особенно слабо защищенной его части) в решении жизненных задач, денежная компенсация населению за ущерб и неудобства, связанные с деятельностью организации.

Работа организации с населением должна вестись на постоянной основе и должным образом финансироваться.

5. Технический и технологический прогресс (новации).

Технический и технологический прогресс влияет на деятельность организации, увеличивая возможности производства существующих товаров и услуг и создавая условия для появления новых, что повышает тем самым эффективность бизнеса. Вместе с тем технический и технологический прогресс резко сокращает сроки устаревания товаров на рынке, предъявляет повышенные требования к их новизне и качеству. Данный фактор влияния требует от организаций хорошо поставленной службы информации, постоянного проведения разработок новых товаров и сервиса, быстрой реакции на самые последние достижения науки, техники и технологии.

Весьма существенной частью внешней среды управления организацией является международное окружение организации. К внешнему окружению организации и менеджмента можно отнести также соответствующую инфраструктуру и договорную среду.

                Внешняя среда организации.

Внутренняя среда организации – совокупность встроенных элементов, которые определяют способность и степень интеграции организации во внешнюю среду. Внутреннюю среду можно рассматривать как в статичном состоянии, выделяя состав элементов и культуру, так и в динамике, изучая процессы, протекающие под действием ряда факторов.

К элементам внутренней среды можно отнести цели и задачи организации, самих работников и применяемые в производстве технологии, финансовый и информационный ресурсы, а также организационную культуру.

Особое место во внутренней среде занимают люди. Их способности, уровень образования и квалификации, опыт работы, образ мышления, мотивация и преданность определяют конечный результат работы организации.

Как известно, основным фактором производства и ресурсом в организации является труд сам по себе.

Рабочая сила, т. е. работники, осуществляющие трудовую деятельность, являются основой деятельности всей организации. Персонал и его отношения определяют социальную подсистему организации.

Производственно-техническая подсистема включает в себя совокупность основных фондов (машины, оборудование), различные виды сырья, материалов, которые идут на изготовление продукта, инструменты, необходимые для создания благ, преобразования материалов в готовый продукт. Главной составляющей производственной подсистемы является электроэнергия: она обеспечивает работу оборудования и служит единственным источником освещения. Свет – одно из необходимых условий для успешного выполнения работы. Элементами, характеризующими данную подсистему, являются:

1) используемые технологии. Для того чтобы эффективно развиваться, организация должна регулярно осваивать последние достижения науки и техники, внедрять на производство новые технологии;

2) производительность труда — качественная характеристика затрат труда и показатель их эффективности. Чем выше данный показатель, тем лучше функционирует организация;

3) издержки производства – совокупные расходы предприятия как на покупку необходимых ресурсов и оборудования, так и на оплату труда работников (заработную плату, премии). Кроме того, к издержкам также относят налоговые отчисления;

4) качество продукции – совокупность свойств, делающих ее пригодной к потреблению в соответствии с назначением. Данный показатель непосредственно зависит от качества исходного сырья, способов его обработки и квалификации работников. Качество товара – фактор конкурентоспособности организации на рынке;

5) объем запасов на предприятии – необходим для непредвиденного до изготовления продукта, когда спрос на него значительно превышает предложение.

Финансовая подсистема внутренней среды представляет собой движение и использование денежных средств в организации (например, создание инвестиционных возможностей, поддержание рентабельности и обеспечение прибыльности). Маркетинговая подсистема получила свое развитие в рыночной экономике (от англ. market– «рынок»). Данная подсистема призвана устанавливать связи организации с рынком: удовлетворение потребностей клиентов, создание системы сбыта и эффективной рекламы.

Таким образом, внутренняя среда организации – это совокупность подсистем, которые, функционируя как единое целое, обеспечивают конкурентоспособность организации.