Загальна характеристика інформаційної системи бухгалтерського обліку

Загальна характеристика інформаційної системи бухгалтерського обліку

Зміни в управлінні економікою і перехід до ринкових відносин значно впливають  на організацію і ведення бухгалтерського обліку. Оволодіння новими методами немислимо без удосконалення інформаційної системи і використання сучасних персональних комп'ютерів - необхідного інструмента в роботі бухгалтера.   Основу діяльності управління будь-якого економічного об'єкта становлять інформаційні системи, що мають складну побудову, склад яких залежить від виду діяльності та розміру підприємства, організації, фірми [31].

Значну роль у процесі управління грає бухгалтерський облік, де зосереджений близько 60% всієї інформації.

Функціональна підсистема бухгалтерського обліку - упорядкована система спостереження, виміру, збору, реєстрації та узагальнення інформації у вартісному вираженні щодо активів, зобов'язаннь й фактів господарської діяльності, доходах і витратах організації і їхніх змін.

          Її задача - подання інформаційних ресурсів менеджерам всіх рівнів для прийняття ними обґрунтованих управлінських рішень, а також регулярне і своєчасне подання бухгалтерської звітності зовнішнім організаціям. Бухгалтерський облік збирає і реєструє інформацію про всі господарські операції та відбиває їх у документах, що мають юридичну чинність. Інформація групується на синтетичних і аналітичних рахунках.

          Функціональна підсистема бухгалтерського обліку представлена апаратом бухгалтерії, чисельність і структура якого залежать від розміру підприємства. На малих підприємствах він простий і складається з одного-двох бухгалтерів; на середніх і великих підприємствах у бухгалтерії виділяються окремі ділянки обліку, де організуються АРМ.

          В основі інформаційної підсистеми бухгалтерського обліку лежать облікові задачі, об'єднані в комплекси, виконувані окремими ділянками обліку. Комплекс задач характеризується певним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними зведеними документами, взаємозалежними алгоритмами розрахунків, а також методичними й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

            Задачі бухгалтерського обліку добре структуровані, мають чіткий, нескладний алгоритм розрахунку, численні угруповання та великий об’єм інформації, що визначає необхідність їх комп'ютерної обробки.

            Основою комп'ютеризації облікових задач є персональний комп'ютер, встановлений на робочому місці бухгалтера, де здійснюється децентралізована обробка облікових задач шляхом організації автоматизованого робочого місця бухгалтера. АРМ бухгалтерів можуть бути організовані локально або об'єднані в локальну обчислювальну мережу бухгалтерії (організації). Кожний бухгалтер має комплекс інструментальних засобів (ПК, програми, база даних), інформацію, записану на твердому магнітному диску, магнітних дискетах, CD- ROM.

            Бухгалтерія, оснащена АРМ, стає електронною (автоматизованої) бухгалтерією. Застосування сучасних персональних комп'ютерів дозволяє одночасно з організацією децентралізованої системи обробки облікових даних здійснювати інтеграцію інформаційної бази даних обліку, що забезпечує взаємозалежне відбиття господарських операцій на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Найважливішою перевагою є можливість забезпечити доступ невеликих організацій до електронної техніки, що повністю виключалося раніше при централізованій обробці. В умовах децентралізованої обробки з'явилася можливість вирішувати окремі облікові задачі на АРМ бухгалтера якої-небудь ділянки обліку з наступною передачею по каналах зв'язку отриманих проводок на АРМ головного бухгалтера (для одержання зведених регістрів бухгалтерського обліку і фінансової звітності). Організація децентралізованої обробки сприяє скороченню строків обробки, підвищує оперативність і вірогідність облікових даних.

          АРМ бухгалтера дозволяє вирішувати задачі бухгалтерського обліку в регламентному та запитальному режимах, контролювати результати, здійснювати пошук інформації. Важливою перевагою нової інформаційної технології є її орієнтація на існуючі форми ведення бухгалтерського обліку, що не вимагає корінної зміни обліку. У той же час застосування ПК змінює методи формування первинної облікової документації. Здійснюється перехід до безпаперової технології, що забезпечує рішення традиційної проблеми автоматизації первинного обліку. Створено нову діалогову форму автоматизованої форми обліку, що дозволяє організувати інформаційно-довідкове обслуговування шляхом одержання інформації, що зберігається в базі даних ПК, що забезпечує більш оперативну оцінку стану господарської діяльності об'єкта, а також його аналіз. Так, бухгалтер може одержати на будь-яку дату оборотньо-сальдовий баланс, переглянути стан проводок у журналі господарських операцій по якій-небудь ознаці (даті, постачальникові й т.д.).

           Децентралізована обробка бухгалтерського обліку з використанням ПК передбачає більш тісну інтеграцію облікових задач. Наприклад, техно-логія обробки ділянок обліку праці і заробітної плати, матеріальних ціннос-тей і реалізації товарів виконуються в тісному взаємозв'язку з фінансово-розрахунковими операціями на одному робочому місці бухгалтера.

           Нова інформаційна технологія обробки облікових задач охоплює всі рівні перетворення інформації - від етапу створення первинного облікового документа до складання бухгалтерської звітності і її аналізу. Автоматизують багато бухгалтерських розрахунків, які до цього виконувалися вручну. Наприклад, ведеться автоматичне нарахування всіх видів оплат і утримань по заробітній платі, вирахування сум ПДВ, акцизів і ін. З огляду на постійне внесення змін у форми бухгалтерської документації, програмні продукти складаються з таким розрахунком, щоб бухгалтер за своїм бажанням зміг сформувати різні нові форми документів, зведень, таблиць.

           Все це вимагає потребує від бухгалтера знання ПК, уміння користуватися спеціальними і функціональними пакетами прикладних прог-рам. Розвиток автоматизованих інформаційних систем йде в напрямку більш тісної взаємодії бухгалтерського обліку з усіма функціями управління.         Можна виділити наступний склад комплексів бухгалтерських задач для промислових підприємств.  

1.Касові й розрахунково-фінансові операції (операції по касі, операції з банком, розрахунки з підзвітними особами, багатовалютний облік, розрахунки з дебіторами й кредиторами, депоненти, розрахунки з акціонерами, засновниками, розрахунки по претензіях і позабюджетних платежах, розрахунки з бюджетом, розрахунки за кредит).

2.Облік матеріальних цінностей (інтеграція із задачею "складський облік", прихід матеріалів на склад, облік видачі матеріалів у виробництво, відпуск матеріалів на сторону, переоцінка матеріальних цінностей, облік матеріалів за різними цінами; складання аналітичних відомостей руху матеріальних цінностей, інвентаризація матеріалів).

3.Облік праці й заробітної плати (інтеграція з функціональною підсистемою "Кадри", автоматичні нарахування заробітної плати по різних системах оплати й утримання з неї; складання розрахунково-платіжної документації, складання платіжної документації по податках у бюджет).

4 Облік основних засобів і нематеріальних актів (створення електронних інвентарних карток, облік руху основних коштів і нематеріальних активів (НМА); нарахування амортизаційних відрахувань, переоцінка й інвентари-зація ОЗ і НМА, списання ОЗ, здача в оренду, уведення ОС в експлуатацію).

5.Облік випуску, відвантаження й реалізації готової продукції. Цей комп-лекс пов'язаний з функціями управління виробництвом, договорами на поставку готової продукції, маркетинговими операціями й фінансовими розрахунками з покупцями.

6.Облік витрат на виробництво, информаційно пов'язаний з функцією управління виробництвом, а також з такими комплексами облікових задач, як облік праці й заробітної плати, облік матеріальних цінностей, облік основних засобів та ін. Комплексом забезпечується підрахунок витрат на виробництво, облік витрат на вироби основного й допоміжного виробництва по статтях витрат й ін.

7.Фінансова звітність. У цьому комплексі формуються відомості синтетичного обліку й складається бухгалтерська звітність; він має тісні інформаційні зв'язки з усіма комплексами облікових задач.

            Сучасні технології обробки економічної інформації висувають нові вимоги до організації інформаційної бази й формування комплексів економічних задач. З'являються можливості створення системи розподілених баз даних, обміну інформацією між різними користувачами, автоматичного формування первинних документів у комп'ютері В цих умовах починає стиратися чітка грань між комплексами різних функціональних підсистем, що в першу чергу позначається на інформаційній базі бухгалтерського обліку. Виникають міжфункціональні комплекси задач управління. Нові версії програмних продуктів по бухгалтерському обліку поєднують інформацію комплексів різних ділянок обліку. Так, наприклад, у типових проектах обліку праці й заробітної плати одночасно передбачена виписка платіжних документів по платежах у фонди (платіжні доручення по оплаті прибуткового податку, відрахуванням у пенсійний фонд, медичне страхування, нарахування до фонду зайнятості). Виконання цих процедур програмою поєднує два комплекси облікових задач - облік праці й заробітної плати й фінансово-розрахункові операції. Аналогічні приклади можна привести й у комплексах задач по обліку матеріальних цінностей, обліку готової продукції й ін

Комплекси бухгалтерських задач мають складні внутрішні й зовнішні інформаційні зв'язки. Внутрішні зв'язки відбивають інформаційні взаємодії окремих задач, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку; інформаційні взаємодії окремих задач, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку; інформаційні взаємодії окремих задач, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку; взаємодію з іншими підрозділами, що реалізують різні функції управління, а також із зовнішніми організаціями.

Взаємне ув'язування комплексів облікових задач закладено в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відбивається двічі: у кредиті одного рахунку й дебеті іншого.

Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач дозволяють виділити три фази обробки, закладені в основу машинних програм. На першій фазі здійснюється первинний облік і складання первинних бухгалтерських документів. На другій фазі відбувається обробка й складання відомостей аналітичного обліку по кожній ділянці обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, зводи нарахованої й утриманої заробітної плати й ін.). Всі операції перетворення виконуються на підставі пакета прикладних програм конкретної ділянки обліку або убудованим модулем у єдину програму бухгалтерського обліку. На першій або другій фазі обробки виконується складання бухгалтерських проводок і їх розміщення в різних регістрах аналітичного й синтетичного обліку, журналах-ордерах по номерах рахунків. Комп'ютерна обробка дозво-ляє повністю автоматизувати цей процес, формуючи проводки при складан-ні первинного документа або зведення по закінченні рішення задачі кожної ділянки обліку. Третя фаза обробки складається в складанні зведеного синтетичного обліку: оборотно-сальдових відомостей по рахунках, головної книги, балансу й форм фінансової звітності, що забезпечується головним модулем машинної програми.

Між комплексами бухгалтерського обліку існують інформаційні зв'язки, взяті в основу організації обчислювальної мережі бухгалтерії. Для таких ділянок обліку, як облік основних засобів, облік готової продукції, облік фінансово-розрахункових операцій, облік матеріальних цінностей, облік праці й заробітної плати формування вихідної інформації відбувається за рахунок первинного обліку й відбиття господарських операцій у первинних документах.

Для задач обліку витрат на виробництво й зведеному обліку вхідної інформації в основному використовуються результати рішення інших комплексів облікових задач. Особливої уваги вимагає формування інформаційної бази по обліку витрат на виробництво, де основним джерелом є підсумкові дані, отримані раніше при рішенні задач обліку основних засобів, матеріалів, праці й заробітної плати, готової продукції, а також різна нормативно-довідкова інформація.

Програмне забезпечення рішення задач бухгалтерського обліку будується з урахуванням розглянутих фаз обробки, інтеграції облікових задач, а також наявності зовнішніх зв'язків.

Особливо варто зупинитися на інформаційних зв'язках ухгалтерського обліку із зовнішніми організаціями. В основному, цей зв'язок полягає в одержанні нормативних і методичних матеріалів, а також передачі зведеної фінансової звітності зацікавленим організаціям: власникам, вищестоячим організаціям, податковій інспекції, органам статистики, фінансовим організаціям і ін. Узаконено подання у вищестоящі організації форм бухгал-терської звітності, отриманих на ПК; вирішуються питання про передачу інформації в ці організації на магнітних носіях і по електронній пошті.

Для зв'язку з банками    передбачається     межмашинний обмін інформацією із системи " Клієнт-Банк". Банк, що обслуговує розрахунковий рахунок організації, пропонує послуги по оперативному управлінню розрахунковим рахунком прямо з офісу. Програма " Клієнт-Банк" дозволяє створювати платіжні доручення, передавати їх у банк за допомогою модема, а також одержувати виписки з розрахункового рахунку. При цьому для забезпечення захисту інформації використовується електронний підпис, без якої передані документи недійсні, а також спеціальна система шифрування інформації. Система  зручна, заощаджує час, дозволяє одержувати інформацію про прихід грошей на розрахунковий рахунок від різних клієнтів і в такий спосіб істотно прискорює їх обслуговування. Крім того, система " Клієнт-Банк" рятує працівників організації від поїздок у банк для здійснення платежів.