Создание простого запроса на выборку в режиме Конструктор

Для создания запросов к БД Access 2010 необходимо на вкладке «Создание» выбрать режим «Мастер запросов» или «Конструктор запросов», используя пиктограммы, которые показаны на рисунке 1 (режим SQL-запрос совмещён с режимом «Конструктор запросов»).

Рис. 1. Пиктограммы для выбора режима создания запросов

Создание простого запроса на выборку в режиме Конструктор

Предположим, что необходимо сформировать список сотрудников предприятия с указанием их должности, основного оклада и надбавки за стаж работы. Совершенно понятно, что интересующие нас данные находятся в разных таблицах, следовательно, выборку будем осуществлять из связанных таблиц. Для выполнения поставленной задачи необходимо выполнить следующие шаги:

1.        Щёлкнуть по пиктограмме «Конструктор запросов». В результате открывается пустое окно Конструктор запросов и диалоговое окно «Добавление таблицы» (Рис. 2).

Рис. 2. Диалоговое окно для добавления необходимых таблиц на поле запросов

2.        Выберите название необходимой таблицы и нажмите на кнопку , если требуется несколько таблиц для выборки данных, то повторите эту операцию (для выполнения поставленной задачи, понадобятся таблицы «Личные сведения», «Надбавки за стаж» и «Номенклатура должностей»). По окончанию переноса таблиц нажмите на кнопку . Обратите внимание, на поле  отобразятся все интересующие нас таблицы, как показано на рисунке 3. В нижней части окна находится бланк запроса, служащий для определения параметров запроса.

3.        Заполните бланк запроса, для этого в бланке запроса необходимо указать наименование поля таблицы, из которой это поле выбирают. Подведите указатель мыши к необходимому названию поля в таблице, и дважды щёлкните левой кнопкой мыши. Можно выбрать имя необходимого поля из списка, раскрыв его с помощью . На рисунке 68 показан раскрывающийся список доступных полей из всех таблиц. Как видите, в списке находятся имя таблицы и имя поля, после того, как будет выбрана необходимая строка, в бланке запроса появится в первой строке имя поля, а во второй – имя таблицы. На бланке запроса в строке под наименованием «Вывод на экран» установлен знак  , в отдельных случаях можно снять эту пометку, тогда данные из этого поля будут обрабатываться в запросе, но на экране мы их не увидим.

Рис. 3. Пример заполнения бланка запроса

4.        Установите корректную связь между таблицами без ключевого поля. Следует напомнить, что таблица «Номенклатура должностей» имеет связь с файлом в Excel, по этой причине ключевое поле в таблице не создаётся. Связь таблицы «Личные сведения» с таблицей «Номенклатура должностей» не показывает отношение «Один ко многим». Чтобы запрос работал корректно – измените связь, выделите линию связи между таблицами, щёлкните правой кнопкой мыши по этой линии. В контекстно-всплывающем меню выберите строку с командой . Поставьте пометку в строке   диалогового окна «Параметры объединения» (Рис. 4), нажмите на кнопку .

Рис. 4. Диалоговое окно «Параметры объединения»

Обратите внимание, что в окне связь между таблицами получила изображение в виде линии со стрелкой на конце.

5.        Присвойте имя запросу, нажмите в правом верхнем углу , в появившемся сообщении (Рис. 5), нажмите на кнопку , затем в диалоговом окне присвойте имя запросу (например, Оклады и надбавки).

Рис. 5. Предложение системы по сохранению запроса

В области объектов базы данных в разделе «Запросы» появится новая запись , щёлкните по ней дважды левой кнопкой мыши, после чего будет сформирован ответ системы (Рис. 6) с выборкой данных из трёх таблиц. Как видите, результаты запросов отображаются в виде таблицы с заданными наименованиями полей. Особенностью такой таблицы является то, что ни одно значение данного исправить невозможно.

Рис. 6. Результаты выполненного запроса на выборку

Таблица с результатами по сформированному запросу на выборку данных содержит записи всех сотрудников организации (Рис. 6). Для пользователя неудобно просматривать данные, если они никак не упорядочены. Это следует иметь в виду при формировании запроса. Рекомендуем в бланке запроса (Рис. 3) использовать строку с наименованием «Сортировка». Например, можно выстроить список сотрудников по надбавкам за стаж от минимальной величины до максимального значения. Для этого в столбце с полем «Надбавка» раскрыть список символом , а затем выбрать строку с командой .  Пользователь, в свою очередь, запустив запрос, может провести упорядочивание данных внутри таблицы с результатами запросов или воспользоваться фильтрацией данных.

Например, пользователя интересуют только женщины, которые получают надбавку за стаж, тогда при использовании фильтра, следует выполнить следующие действия:

1.      Раскрыть в поле «Фамилии» список символом .

2.      Выбрать строку , и раскрыть её.

3.      Выбрать строку с наименованием , нажать на кнопку .

4.      В диалоговое окно «Настраиваемый фильтр» ввести «ова» (Рис. 7).

Рис. 7. Пример использования текстового фильтра в таблице запроса

Для того, чтобы восстановить таблицу запроса, нажмите на символ  - Удалить фильтр или работайте правой кнопкой мыши в таблице запроса.

Скачано с www.znanio.ru