Дополнительный материал для изучения дисциплины "Менеджмент" на тему "Проведение совещаний, переговоров"

1. Формы и стили переговоров.2. Совещания. Роли участников. 

Переговоры - это процедура с участием двух и более сторон, имеющих статус коммерческих организаций или государственных органов, предпринимателей или должностных лиц, цель которой - решение текущих или перспективных вопросов взаимодействия в аспекте партнерства или нахождение компромисса в споре.

Какие факторы влияют на форму переговоров?

Практика убедительно свидетельствует, что успех или неудача любого общения во многое зависит от соответствующей подготовки к нему.

При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя
Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером
выразите всю заинтересованность от участия в переговорах
запросите дополнительную информацию
Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров
уровень ведения переговоров
место проведения переговоров
количественный состав делегации
Дайте ваши предложения по повестке дня
какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать

Рассадка
глава делегации садится в центре, напротив него – глава партнерской делегации
справа от главы – второе лицо в делегации, слева – переводчик (по необходимости) и другие представители
Требования к характеру беседы
спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен, необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая
через 5–7 минут после начала подается чай, кофе
через час беседы чай, кофе предлагается вторично
по окончании переговоров устраивается протокольное мероприятие

Этапы ведения переговоров:

как бы хорошо ни была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов

главное на этом этапе аргументация предлагаемых решений

лучше сначала согласовать общие контуры соглашения, затем обсудить детали – это сэкономит время

Проведите анализ переговоров после их завершения
что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров
какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались
что не было учтено при подготовке к переговорам, почему
какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров
каково было поведение партнера на переговорах
По окончании переговоров подготовить отчет об их проведении
Выполнение договоренностей
в случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации

Выделяют четыре основных стиля делового общения партнера при проведении переговоров

Вам предлагается определить собственный стиль с помощью следующего теста.
Данный тест позволяет оценить ваш индивидуальный стиль делового общения.
Вам предлагается 80 утверждений (40 пар). Из каждой пары необходимо выбрать одно: то, которое, как вы считаете, наиболее соответствует нашему поведению в общении.

Совещание - это общепринятая форма общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Такой собеседник часто выходит за профессиональные рамки беседы.
В ходе беседы он нетерпелив, несдержан и возбужден.

Это самый приятный тип собеседника, добродушный и трудолюбивый.
Он позволяет спокойно и обоснованно провести дискуссию и вместе с ним подвести итоги беседы.

Этот думает, что он все знает наилучшим образом.
Обо всем у него есть свое мнение, он всегда требует слова.

Часто бестактно и без всякой видимой причины прерывает ход беседы.
Не обращает внимания на время, которое тратит на свои выпады.

Этот тип собеседника отличается недостатком уверенности в публичных выступлениях.
Он охотнее промолчит, боясь сказать что-нибудь такое, что, по его мнению, может выглядеть глупо или даже смешно.

Тема беседы его вообще не интересует.
Он бы охотнее «проспал» все совещание.

Такой собеседник не выносит критики – ни прямой, ни косвенной.
Он чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных собеседников.

Кажется, что этот собеседник только для того и создан, чтобы сочинять и задавать вопросы, независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманы.
Он просто сгорает от желания спрашивать все и вся.

Такой человек замкнут, часто чувствует себя вне времени и пространства, а также вне темы и ситуации конкретной деловой беседы.
Так как все это ему кажется недостойным его внимания и усилий.

задает цель работы;
побуждает членов группы принимать решения и действовать;
заражает других своей энергией, верой в общий успех;
стимулирует принятие итогового решения и распределение ответственности за его реализацию.

проводит анализ ситуации в соответствии с задачами компании и имеющимися ресурсами;
вырабатывает стратегию решения проблемы, определяет его критерии.

придумывает и предлагает многочисленные варианты (идеи, программы) выхода из сложной ситуации

оценивает варианты решения с точки зрения их соответствия определенным критериям;
выделяет наиболее уязвимые моменты и обращает на них внимание других.

стремится координировать активность членов группы;
следит за коммуникационными процессами в команде, благоприятствующими ее эффективной работе.