Этапы обработки документов

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; передачу на исполнение.

Этапы обработки документов

ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Этапы обработки документов

ВСЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛЯТСЯ НА ТРИ ДОКУМЕНТОПОТОКА:  входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;  исходящие (отправляемые) документы;  внутренние документы.

Этапы обработки документов

 Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.  Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.  Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Этапы обработки документов

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ:  прием и первичную обработку документов;  предварительное рассмотрение и распределение документов;  регистрацию;  рассмотрение документов руководством;  передачу на исполнение.

Этапы обработки документов

ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ  Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Этапы обработки документов

ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ  После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений.

Этапы обработки документов

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ  Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей

Этапы обработки документов

РАССМОТРЕНИЕ РУКОВОДСТВОМ  Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.  Резолюция переносится в регистрационную форму.

Этапы обработки документов

ПЕРЕДАЧА НА ИСПОЛНЕНИЕ  Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.  Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.  Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Этапы обработки документов

 Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Этапы обработки документов

ТАКИМ ОБРАЗОМ, ОСНОВНЫМИ ЗАДАЧАМИ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ЯВЛЯЮТСЯ:  проверка правильности доставки документов;  проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;  фиксация факта получения документов;  подготовка их к исполнению;  передача документов исполнителям.  ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

15.11.2017