Все документы организации делятся на три документопотока:
входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Обработка входящих документов включает:
прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
ЭТАПЫ
ОБРАБОТКИ
ДОКУМЕНТОВ
ВСЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛЯТСЯ НА ТРИ ДОКУМЕНТОПОТОКА:
входящие (поступающие) документы, т.е.
поступающие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.
Входящий документ (поступающий
документ) — документ, поступивший в
учреждение.
Исходящий документ (отправляемый
документ) — официальный документ,
отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный
документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации.
ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ:
прием и первичную обработку
документов;
предварительное рассмотрение и
распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов
руководством;
передачу на исполнение.
ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Прием и первичная обработка документов
в организациях, в которые поступает
большое количество документов,
осуществляются службой
делопроизводства, в небольших —
секретарем. В очень крупных организациях
(министерствах, концернах) в структуре
службы ДОУ создаются специальные
подразделения, осуществляющие прием
документов, — экспедиции.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ
После получения необходимо проверить
правильность доставки корреспонденции. Если
она доставлена не по адресу, ее необходимо
переслать отправителю. Конверты
вскрываются, за исключением с надписью
«лично», оценивается физическое состояние
документов (поврежденность текста, неполное
получение факсимильного сообщения),
проверяется наличие приложений.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Распределение входящих документов между
руководством основано на приказе о распределении
обязанностей между руководством, где закрепляются
направления деятельности за каждым должностным
лицом. Передача документов на рассмотрение
руководящему составу организации производится
исходя из важности содержания документа и в
соответствии с функциями и компетенцией
должностных лиц, которым документ направляется на
рассмотрение на основании установленного в
организации распределения обязанностей
РАССМОТРЕНИЕ РУКОВОДСТВОМ
Рассмотрение документа
руководством состоит в том, что
соответствующее должностное лицо
пишет на нем резолюцию, т.е.
принятое им решение по
информации, содержащейся в
документе.
Резолюция переносится в
регистрационную форму.
ПЕРЕДАЧА НА ИСПОЛНЕНИЕ
Передача документа
на исполнение осуществляется после
рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому
входящие документы обязательно передаются
исполнителю в день его получения и
регистрации или в первый рабочий день при
поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного
исполнения, он может быть передан
непосредственно исполнителю, но обязательно с
сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к
исполнению несколькими исполнителями,
по согласованию с ответственным
исполнителем, его передают поочередно
каждому или для всех исполнителей,
обозначенных в резолюции, или снимают
ксерокопии. Всю работу по подготовке
проекта документа организует
ответственный исполнитель.
ТАКИМ ОБРАЗОМ, ОСНОВНЫМИ ЗАДАЧАМИ
ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ЯВЛЯЮТСЯ:
проверка правильности доставки
документов;
проверка целостности вложений и
физического состояния полученных
документов;
фиксация факта получения документов;
подготовка их к исполнению;
передача документов исполнителям.
ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ
Этапы обработки документов..pptx
