Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ

Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

Управление делами. Канцелярия.

Общий отдел. Секретарь.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в

которой  выполняется  работа  с   документами,   и   как   орган  контроля   и

координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1.         Секретариат   —   это   структурное   подразделение,   создаваемое   для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

·     приемная;

·     секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

·     секретариат коллегии;

·     протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат?  В его функции входит:

·     предварительное  рассмотрение  и   подготовка  к   докладу  руководителю поступающих на его имя документов;

·       подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

·     организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов уп- равления.

2.           Отдел    рационализации    ДОУ    (делопроизводства)    —    это    центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

·     разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

·     разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

·     разработка      классификационных      справочников      (номенклатура        дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3.   Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

·     экспедицию;

·     бюро переписки;

·     бюро учета и регистрации документов;

·    компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4.   Отдел писем.

5.   Центральный архив организации.

6.   Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1.     Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2.     Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4.    Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом пред- ложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

·     подготовка обращений к рассмотрению руководством;

·     контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

·     извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

·     организация   приема   граждан   по    личным   вопросам   руководством организации.

5.   Группа  подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов,  учет выполняемой работы.

6.      Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7.    Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объяс- няется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

·    подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

·       анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

·       подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

·    организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.