Фильтрация данных

Фильтрация данных

В современных табличных процессорах реализованы некоторые возможности реляционной СУБД, в частности фильтрация дан­ных. Под фильтрацией данных будем понимать отбор данных (строк) из таблицы, удовлетворяющих условиям отбора. Филь­трация данных является аналогом запросов на выборку, кото­рые используются для поиска информации в реляционных базах данных. В табличном процессоре Microsoft Excel существуют два способа фильтрации данных:

1) автофильтрация;

2) расширенный фильтр.

Самым распространенным и удобным способом фильтрации является автофильтрация. Использование автофильтра позволяет выбрать из таблицы строки, удовлетворяющие простым условиям отбора.

При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить её. Затем нужно выполнить команды  Данные, Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появившемся подменю пункт Все отключает фильтрацию, а пункт Условие вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации (рис. 2.7). Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ.

Рисунок 2.7 – диалоговое окно «Пользовательский фильтр»

Использование расширенного фильтра в ЭТ требует предвари­тельной подготовки условий фильтрации: необходимо сначала определить (создать) три области (рис.2.8): интервал списка – область базы данных; интервал критериев – область, где задаются критерии фильтрации; интервал извлечения – область, в которой будут появляться результаты фильтрации.

Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.

Рисунок 2.8 – Применение расширенного списка

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.

Если необходимо получать результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать скопировать результат в другое место (рис.2.9).

Рисунок 2.9 – Задание параметров расширенного списка

Сортировка данных

Сортировка данных является достаточно частой операцией при работе со списками. С ее помощью можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка из меню Данные. Сортировка выполняется на выделенном диапазоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой отмеченной области.