Формирование и оформление дел

 Формирование и оформление дел

Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства,  в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным оформлением дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

·     помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

·     группировать   в    дело    документы    одного   календарного   года,   за исключением переходящих дел;

·     документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно- логической последовательности или их сочетании;

*   

·     документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям);

·     положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

·     приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов  по личному составу;

·     документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

·     переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

·     раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

·     помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

·     в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

·     по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами*.

Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении года. Оформление - это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

*  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД. М.,2004.

·     описание дела на обложке;

·     брошюровку;

·     нумерацию листов;

·     составление заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

·     оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

·     нумерацию листов в деле;

·     составление листа-заверителя дела;

·     составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

·     подшивку и переплет дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата дела (указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве), количество листов, срок хранения дела (приложение 12).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Нумеруют листы простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.

Внутренняя опись документов дела (приложение 13) составляется для  учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации

(приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела и т.д.).

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (приложение 14) и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить  в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

Скачано с www.znanio.ru