Формы кассовых и банковских документов. Порядок оформления документов

Формы кассовых и банковских документов. Порядок оформления документов

Чек денежный является приказом организации банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем суммы наличных денег, необходимых на выплату заработной платы, пособий или пенсий, командировочные расходы, хозяйственные нужды.

Для получения наличных денег необходимо в банке получить чековую книжку, для чего оформляется заявление установленной формы.

Работники банка проверяют правильность заполнения заявления, соответствие оттиска печати и подписей, проставляют на чеках реквизиты (наименование владельца, номер расчетного счета), записывают номера чеков в карточку с образцами подписей данного клиента. Чековая книжка выдается из кассы банка под расписку на заявлении. Если чековая книжка не получена в течение 30 дней, то она аннулируется.

По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Не положено деньги по чеку получать главному бухгалтеру, но если другого работника нет, то это должно быть подтверждено соответствующей надписью владельца счета в карточке.

Чековая книжка выдается клиенту на основании заявления установленной формы. Заявление оформляется ручкой с пастой или чернилами одного цвета (черного, синего или фиолетового) без исправлений, помарок и грамматических ошибок.

Денежный чек (кроме полей «чекодатель», «подписи») заполняется в один приём от руки ручкой с пастой или чернилами одного цвета (черного, синего или фиолетового) с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, без грамматических ошибок.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным. Правила переноса могут не соблюдаться, допускается перенос одной буквы. Значения всех реквизитов должны быть четкими, читаться без затруднения. Не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления.

Одновременно должны быть заполнены все реквизиты корешка чека. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается.

Число месяца указывается в двузначном формате. Денежный чек принимается кредитной организацией в течение десяти дней со дня выписки, не считая дня выписки.

Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.

Владелец счета при закрытии счета обязан возвратить в Банк чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками.

 «Чекодатель»:

Указывается наименование (при наличии сокращенное) организации в соответствии с уставными документами, Индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, указывают: Индивидуальный предприниматель (ИП) или вид деятельности соответственно, и фамилию, имя, отчество (при наличии) полностью. Наименование владельца счета может обозначаться штампом.

«Место выдачи»: название города, поселка, села и т.п.

«Сумма цифрами»:

Сумма цифрами должна начинаться от самого начала строки без разделителей в виде точек, запятых, пробелов и тому подобного. Оставшееся свободное место после суммы цифрами прочёркивается двумя линиями, копейки указываются цифрами в двузначном формате в соответствующей графе. Если сумма чека выражена в целых рублях, то копейки могут не

указываться с проставлением в соответствующей графе двойного прочерка либо указываться двумя нулями.

«Заплатите»:

После слова «Заплатите» вписывается фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, которому будет производиться выдача денежных средств. Фамилия, имя и отчество (при наличии) получателя пишутся с ярко выраженных заглавных букв в дательном падеже с самого начала строки без прочерков и больших пробелов между ними. Свободное место после написания фамилии, имени и отчества (при наличии) прочеркивается двойной линией.

«Сумма прописью»:

Сумма прописью указывается в именительном падеже от самого начала строки с ярко выраженной заглавной буквы без прочерков и оставления больших пробелов между словами. Слово рублей должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места, копейки указываются цифрами в двузначном формате. Слова «рубль» («рублей», «рубля») и «копейка» («копеек», «копейки») не сокращаются. Если сумма чека выражена в целых рублях и в сумме цифрами графа «копейки» прочеркнута двумя линиями, то копейки не указываются, если в сумме цифрами графа «копейки» заполнена 00, то в сумме прописью указывается 00 копеек. Свободное место после написания суммы прописью прочеркивается двойной линией.

«Подписи»:

Проставляются собственноручно подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи (без расшифровки Ф. И. О.), в строгом соответствии с заявленными в Банк образцами подписей в карточке с образцами подписей и оттиском печати. От начала строки проставляется первая подпись, затем вторая (если заявлена). Подписи не должны соприкасаться. Применение аналогов собственноручной подписи (факсимиле) не допускается.

«Печать»:

Печать ставится на специально отведенном месте «Место печати чекодателя». Оттиск печати должен быть полным, чётким, без задвоения, соответствовать заявленному оттиску в карточке с образцами подписей и оттиском печати и не заходить на другие реквизиты денежного чека.

Если в соответствии с карточкой с образцами подписей и оттиском печати организации печать не присвоена, в чеках проставляется Б. П.

Оборотная сторона чека.

Указывается назначение сумм платежа и заверяется подписями чекодателя.

«Сумма цифрами»:

Сумма цифрами в «целях расхода» должна начинаться с самого начала строки без разделителей в виде точек, запятых, пробелов и тому подобного напротив окончания текста «целей расхода». В сумме цифрами копейки указываются в двузначном формате и отделяются от рублей знаком тире.

В чеках, где для написания суммы выделены отдельно поля для рублей и копеек, указываются соответствующие значения. Если суммы выражены в целых рублях, то копейки могут не указываться, оставшееся свободное место и поле, отведенное для копеек, прочеркиваются двойной линией либо указываются двумя нулями.

«Заработная плата» – указывается соответствующая половина месяца (при необходимости), месяц и год выплаты заработной платы.

«Другие цели» – указываются фактические цели направления выдач денежных средств. При заполнении свободной графы «целей расхода» указываются цели расхода денежных средств.

«Отметки, удостоверяющие личность получателя»:

В графе «Предъявлен» указывается документ, удостоверяющий личность и его номер. Например, Паспорт, первые 4 знака номера паспорта и остальные цифры номера указываются за символом № либо все цифры номера в графе №.

Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.

Фамилии и подписи этих сотрудников должны быть зафиксированы в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати».

Заполняется банковская карточка, как правило, с помощью компьютерной техники шрифтом черного цвета, либо от руки, используя шариковую ручку с черной, синей или фиолетовой пастой.

Образцы подписей в карточке должны быть сделаны ответственными лицами собственноручно. Использование факсимильного варианта подписи не допускается.

Количество карточек, представляемых в банк, различно. Некоторые банки просят представить один экземпляр, а затем сами делают необходимое количество копий. Другие требуют от клиента представить необходимое количество оригиналов карточек.

Право первой подписи может принадлежать руководителю организации или иному уполномоченному на то лицу, в соответствии с распорядительным актом (доверенностью) руководителя.

Правом второй подписи может быть наделен главный бухгалтер или иное (третье) лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерского учета в организации, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица.

Также возможны ситуации, когда одновременно правом первой и второй подписи могут быть наделены несколько сотрудников организации. Руководитель и главный бухгалтер организации не обязательно входят в перечень этих лиц, например, учредители организации, могут оставить это право за собой.

Подписи ставятся в присутствии лица, которое будет удостоверять их подлинность. Это может быть нотариус (ему будет необходимо представить тот же комплект документов, что и для открытия счета в банке) или уполномоченное лицо банка. Работник банка, удостоверяющий подписи клиента, полностью указывает свою должность, фамилию и инициалы, фамилию и инициалы лица (лиц), подписи которых совершаются в его присутствии, указывает дату (цифрами) и проставляет собственноручную подпись с приложением печати (штампа) банка, определенной для этих целей распорядительным актом банка.

Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который проверяет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформлению нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу и отдает ее получателю, а сам чек передает для оплаты в кассу банка.

Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий личность, отдает контрольную марку и называет общую сумму к получению.

Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке. Затем приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдает наличные получателю, который, в свою очередь, проверяет выданную сумму здесь же в расходной кассе банка.

Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может различаться. В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получения денежных средств.

Полученные в банке деньги приходуются в кассу организации приходным кассовым ордером (ПКО), после чего на оборотной стороне корешка чека проставляются номер и дата ПКО. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.

Особо следует обратить внимание на два момента:

- на корешке чека, в ПКО, его квитанции и в кассовой книге должна быть одна и та же дата;

- первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека должны быть одни и те же.