Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)

Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)

План занятия:

1.Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления. 2.Свод правил, устанавливающих единые требования к ДОУ.

3.Типовая инструкция по делопроизводству. 4.Состав реквизитов документов.

5. Общероссийские классификаторы.

Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения.

В Российской Федерации приняты многочисленные нормативные акты, в том  или  ином отношении регламентирующие ДОУ: только законов, начиная с Конституции Российской Федерации и Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Рос- сийской Федерации», Трудового кодекса Российской Федерации, принято в 2001 г. более двадцати, а с учетом указов и распоряжений Президента и  постановлений  Правительства их количество подходит к сорока.

Например, Гражданским кодексом Российской Федерации (1-я часть принята 21 октября 1994 г., 2-я часть — 22 декабря 1995 г.), регулирующим гражданские правоотношения:

-  устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и  др.;

-  устанавливаются виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица (ст. 51);

-  устанавливается письменная форма сделки и требования к ней (ст.  160);

-  определяются виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны (ст. 307 ), и т. д.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются органами государственной власти и управления. Так, еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» предписано государственным органам и должностным лицам принимать и в установленные этим Указом сроки рассматривать обращения граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Более детально эти вопросы разработаны в Типовом положении о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденном совместным постановлением от 30 ноября 1981 г. № 463/162/298 трех ведомств бывшего СССР: Государственным комитетом по науке и технике, Государственным комитетом по стандартам и Главным архивным управлением. Восемнадцатого июня 1997 г. был принят новый Закон Москвы «Об обращениях граждан».

Несмотря на прекращение существования СССР, многие упоминаемые в пособии нормативы имеют юридическую силу на территории России до отмены или замены их новыми.

Президент Российской Федерации 17 марта 1994 г. подписал Указ № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о государственной архивной службе Российской Федерации», установив этим актом заин- тересованность государства в сохранении документов, отнесенных к составу историко- культурного наследия народов Российской Федерации. Этим документом определены принципиальные положения по правам собственности на архивные фонды и архивные доку- менты; организация Государственной архивной службы России для хранения государственной части Архивного фонда Российской Федерации; государственное попечительство над негосударственной частью Архивного фонда; защита прав собственности и использования архивных документов и другие вопросы.

25 января 1995 г. принят Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», который призван регулировать отношения, возникающие при:

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

-создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

-защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Законом определены и основные направления государственной политики в сфере информатизации:

-обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

-создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и  сетей;

-обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях  информатизации;

-содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;

-формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;

-создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;

-развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.

Включены в Закон и положения, имеющие самое прямое отношение к организации делопроизводства по конфиденциальной информации.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 и Постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870.

Совет Министров — Правительство Российской Федерации 23 августа 1993 г. выпустило Постановление № 838 «О реализации государственной политики в архивном деле», среди других задач предписывающего: «...обеспечить качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации; усилить контроль за состоянием архивного дела и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий, работой государственных и ведомственных архивов... развивать контакты с собственниками   негосударственных   архивов   и   архивных   документов,   относящихся к

Архивному фонду Российской Федерации; оказывать им помощь в обеспечении их сохран- ности и использования, предоставлять возможность передачи документов в  государственные архивы...»

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, «...отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение...». Они создают «память» общества, хранят ретроспективную информацию о жизни страны.

Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность и за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи (магнитные ленты, диски, дискеты и т. д.).

Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов,, их обработки и сохранения.

Кроме того, на Государственную архивную службу возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства- разработчика, что предполагает: разработку общих требований к организационно- распорядительной документации, конкретных форм документов, контроль за применением организационно-распорядительных документов в различных сферах деятельности, унификацию форм документов путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

На Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам, системам документации; общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов. К задачам Госстандарта относится также участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение, например, внешнеторговая документация, так и их информационных элементов, например, обозначения дат, кварталов, недель, дней.

Государственные стандарты разрабатываются как на отдельные документы, например, на отчет о научно-исследовательской работе, на группы родственных документов, например Единая система технологической документации и др.; так и на отдельные информационные элементы, например стандарт на библиографическое описание документа (ГОСТ 7.1-84).

Областью государственной стандартизации являются и методы работы с документами, например, Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Стандартизованы и технические требования к носителям и инструментарию записи документной информации, ее упаковке, например — форматы бумаги, шаг письма и размеры шрифтов, обложки дел.

Росархив и Госстандарт являлись на протяжении длительного времени основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Им при- надлежало и определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней, однако в настоящее время ситуация несколько изменилась.

В соответствии с действующим законодательством все нормативные акты межведомственного характера для придания им юридической силы должны пройти регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации. Это положение на сегодняшний день распространяется и на разработки в области документационного обеспече- ния управления. Так, зарегистрированы в Министерстве юстиции Типовые инструкция по делопроизводству 1993  г.  и  2000 г.,   и  др. Потребовалась  и  регистрация в   Министерстве

юстиции стандарта на оформление реквизитов организационно-распорядительных и других управленческих документов.

Проблемам делопроизводства и информации посвящены:

-Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1;

-Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 №5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997);

- Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 №    77-

ФЗ;

-Федеральный  закон  «Об  информации,  информатизации  и  защите  информации»  от

20.02.1995 № 24-ФЗ;

-Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Росархивом  и состоящая из следующих разделов:

1.         Общие положения

2.         Документация министерства

3.         Правила подготовки и оформления  документов.

4.         Поисковые системы по документам.

5.         Контроль исполнения документов.

6.         Работа исполнителей с документами.

7.         Составление номенклатуры дел.

8.         Формирование дел.

9.         Экспертиза ценности документов. 10.Оформление дел.

11.Составление описей дел.

12.Оперативное хранение документов и дел.

На основе данной Инструкции каждое предприятие или организация составляет собственную инструкцию, учитывающую специфические особенности ведения делопроизводства в конкретных условиях.

Термины и определения в предметной области «Делопроизводство» законодательно оформлены в документе «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (дата введения 01.01.1999), утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по  стандартизации и метрологии (Госстандарта РФ) от    27.02.1998

№ 28.

Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система  организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие  реквизиты:

1                — Государственный герб Российской Федерации;

2                — герб субъекта Российской Федерации;

3                — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4                — код организации;

5                — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06— идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на

учет (ИНН/КПП);

7                — код формы документа;

8                — наименование организации;

9                — справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес и т.н.);

10         — наименование вида документа; 11  — дата документа;

12          — регистрационный номер документа;

13          — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14  — место составления или издания документа;

15          — адресат;

16          — гриф утверждения документа; 17  — резолюция;

18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20  — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения; 22  — подпись;

23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25  — печать;

26          — отметка о заверении копии;

27          — отметка об исполнителе и номер его телефона;

28          — отметка об исполнении документа и направлении его в Дело; 29  — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа. 31

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размешенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба  в  одноцветном  варианте и без изображения щита.

Положением о Государственном гербе Российской Федерации предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с Положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д. вплоть до местных органов власти.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки, где указано наименование организации.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба  субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов.

Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий ею историческое и административное значение.

Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размешаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов, автономных округов, районов в соответствии с порядком использования гербов, уста- новленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц Российской Федерации.

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки — эмблемы, утвержденные указами Президента Российской Федерации.

Например, эмблема Вооруженных Сил Российской Федерации помещается на бланках приказов и директив министра обороны Российской Федерации и его  заместителей, угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций, военных академий, институтов и училищ Министерства обороны Российской Федерации.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, Товарный знак, или знак обслуживания (далее — товарный знак), изображается на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23.09.1992 №3520-1.

Товарный знак — это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные и другие обозначения.

Реквизит 04. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Например: 107011, Москва, Плетежковский пер., 2, тел. (495) 261 6990, факс (495) 265

2999 ОКПО 03324511

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридическоголица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОКПО 02842733, ОГРН 1027733380795

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОКПО 02842733, ОГРН 1027733380795, ИНН/КПП 7708099149/7710010009

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), который принят и введен в действие постановлением Госстандарта Рос- сии от 30.12.1993 № 299.

В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида  документа, код формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне .

Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок  и  является  элементом идентификации документа.

Реквизит 08. Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее  право  подписи документов. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Hад наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации (русском).

Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты при водятся дважды — на русском и иностранном языках Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, адрес электронной почты и др. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный кол (БИК); корреспондентский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия   и   компетенцию   его    автора.    Реквизит   употребляется   только   на    бланках

конкретного документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации)  и  должно  соответствовать  видам  документов,  предусмотренным УСОРД,

— приказ, устав, положение, инструкция и др., т.е. должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации — автора документа.

Реквизиты 11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 января 2008г. следует оформлять 05.01.2008.

Реквизиты 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя организациями и более, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части «На №         от                                                             » в которую  вносят регистрационный номер и дату поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления и издания указывают с учетом принятого административно- территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Данный реквизит содержит сведения о географическом пункте, где зарегистрирована организация, место ее нахождения.

Реквизит 15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. В состав   реквизита

«Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной  строке:

Например:

При адресовании частному лицу может использоваться отечественный формат адреса (664000, г. Иркутск, ул. Сиреневая, 15, кв. 13. Краснову М. Т.) или иностранный формат (Краснову М. Т., кв. 13, ул. Сиреневая, 15, г. Иркутск, 664000).

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Документ                      утверждается    должностным   лицом    (должностными   лицами)    или специально издаваемым документом.

Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Документ может быть утвержден коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.). Решение об утверждении документа заносится в протокол заседания.

Утверждение документов может осуществляться распорядительными документами.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа  в  творительном  падеже,  его даты и номера.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2009 Личная подпись 05.11.2009

На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально  кратким и точным. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

Заголовок             должен    формулироваться,    как    правило,    с    помощью    отглагольных существительных («Об отмене...», «О выделении...», «О назначении...»).

Например: «Об освобождении от должности Петрова Н.К.»

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий.

В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

Реквизит 19. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Например: Контроль или К (с правой стороны и в рамке, перед текстом).

Реквизит 20. Текст документа

Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих  структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: «имеете», «владеете», «были, «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на рас- стоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается полевой и правой границам текстового  поля.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, тон  констатирующей  части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер  и заголовок. Например: В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных от № или в связи с поступающими запросами о порядке выдачи документов.

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст   излагают   от   первого   лица   единственного   числа   («приказываю», «предлагаю»,

«прошу» и т.д.).

В документах коллегиальных органов текст излагают от 1-го лица множественного числа («постановляем», «решили» и т.д.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т. д,).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих  описание,  оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила» и т.д.).

В письмах используют следующие формы  изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить);

-от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»). Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложения

Отметку оформляют следующим образом: «Приложение: на 5 л. в 2 экз.»

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его  наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Реквизит 22. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Вице-президент Ассоциации

региональных   предприятий             Личная   подпись      А.А.Борисов или на бланке:

Вице-президент                                 Личная  подпись             А. А. Борисов

(при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор   института              Личная   подпись        М.В. Ларин Главный   бухгалтер               Личная   подпись        З.В. Марьин

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель   директора                              Заместитель директора

по научной работе                                        по научной работе

Личная   подпись                                              Личная подпись

Ю.Г.   Демидов                                                 К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Реквизит 23. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа стоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например: СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

При  Правительстве Российской Федерации             Личная   подпись         А.Г. Гриднова

Реквизит 25. Печать

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1993 № 2050.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской  Федерации размешается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 28.08.1995 № 154-ФЗ.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций.

С I января 2004 г. введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличилась в диаметре на 5 мм. Кроме того, на ней появились дополнительные надписи: ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.

Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации, другие реквизиты. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахождение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.

Оттиск печати должен захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить  точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию;  личную подпись расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например: Верно

Инспектор  службы  кадров                                    Личная   подпись                  Т.С. Левченко Дата

Реквизит 27. Отметка об исполнителе и номер его телефона

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещаются  на  лицевой  или  оборотной  стороне  последнего  листа  документа  на   2—4

интервала ниже реквизита «Подпись» И печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

-фамилия исполнителя (без инициалов) и номер  телефона;

- имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин                            ИЛИ                     Илья Ильич Сидоркин 706  44  23                                                                 706 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Реквизит 28. Об исполнении документа и направлении его в дело.

Этот реквизит наносится на документ от руки и является свидетельством завершения работы с ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.

Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05,2009. Вдело   №08-15,                            Исполнитель       Б. Л. Зотов

Реквизит   29.   Отметка   о   поступлении   документа    в    организацию    Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указываются название организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные         в         автоматизированной         системе         обработки        документов.

Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформления документов:

ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации»;

ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном  формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»;

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Кроме перечисленных ГОСТов в предметной области «Делопроизводство» используются другие стандарты, в том числе соответствующие классификаторы:

1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления (АСУ), видах деятельности, экономических и социальных показателях:

-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

-Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

-Общероссийский классификатор валют (ОКБ);

-Общероссийский          классификатор   единиц  измерения (ОКЕИ);

-Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД) и   др.

2.Классификаторы информации об организационных структурах:

-Общероссийский классификатор экономических районов(ОКЭР);

-Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства  (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте;

-Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);

-Общероссийский              классификатор     объектов     административно-территориального деления (ОКАТО) и др.

3.Классификаторы информации о населении и кадрах:

-Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

-Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ);

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

-Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

-Общероссийский              классификатор     начального     профессионального     образования (ОКНПО);

-Общероссийский классификатор информации о населении  (ОКИН).

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом.

ОКУД (ОК 011-93) и изменения к нему (все они касаются изменения кодов вследствие перемен в экономике и законодательстве) содержат информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в предпринимательской деятельности. Классификатор предназначен для:

-регистрации форм документов;

-упорядочения информационных потоков в предпринимательской  деятельности;

-сокращения количества применяемых форм;

-исключения из обращения неунифицированных форм документов;

-обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе  их регистрации;

-контроля             за    составом    документов    и    исключения   дублирования   информации, применяемой в сфере управления;

-рациональной     организации          контроля     за применением   унифицированных   форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Вопросы для самоконтроля:

1.Назовите разделы Типовой инструкции по делопроизводству. 2.Какие требования устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

3.Перечислите реквизиты, устанавливаемые ГОСТ Р 6.30-2003.

4.Охарактеризуйте                нормативно-правовое   обеспечение   современного   российского делопроизводства.