Хранение свыше 1095 дней без проверки ГНИ

О сроках хранения документов, по которым истек срок давности для проверки

Письмо Государственной налоговой службы Украины от 18.05.2012 г. № 13920/Ж/17-1216 (извлечение)

<…>

Относительно сроков, предусмотренных для хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов субъектами хозяйствования (как физическими, так и юридическими лицами), в случае если проверка органом ГНС не проводилась более 1095 дней.

В соответствии с пунктом 44.1 статьи 44 Кодекса для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Согласно пункту 44.3 статьи 44 Кодекса плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 статьи 44 Кодекса, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

В случае ликвидации плательщика налогов документы, определенные в пункте 44.1 статьи 44 Кодекса, за период деятельности плательщика налогов не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

В то же время, согласно статье 32 Закона Украины от 24 декабря 1993 года № 3814-XII «О

Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», с изменениями и дополнениями, объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, которые не принадлежат государству, территориальным громадам, передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном данным Законом, и в течение года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений либо архивным отделом городского совета.

В случае ликвидации указанных юридических лиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить сохранность их архивных документов и по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства либо уполномоченным им архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юридических лиц (все первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей) за период 1095 дней, предшествующих дате последней хозяйственной операции, в течение трех лет со дня сдачи в архив, документы о начислении и выплате заработной платы наемным работникам — в течение семидесяти лет).

Если документы, определенные в пункте 44.1 статьи 44 Кодекса, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до истечения проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных пунктом 44.3 статьи 44 Кодекса.

Следовательно, плательщики налогов в случае, если проверка органом ГНС не проводилась в течение срока, превышающего 1095 дней, должны обеспечить надлежащее хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, и сдать их в архив.

Заместитель председателя А. Игнатов

3693082838