Информация и коммуникации

Информация и коммуникации

Эффективность труда менеджера во многом зависит от соответствующих усилий по улучшению своей деятельности - самоменеджмента. Он позволяет оттачивать умение работать более рационально и продуктивно. Самоменеджмент -это прежде всего самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом шикарном смысле слова - во времени, пространстве, общении, деловом мире. Данная формулировка означает последовательное и целенаправленное применение испытанных методов и приемов в повседневной практике в целях оптимального использования ресурса времени. Руководитель должен уметь так организовать свой труд, чтобы его эффективность была максимальной. Основная его цель состоит в том, чтобы оптимально использовать время и свои возможности, сознательного управлять течением жизни и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Но чтобы добиться этого менеджер должен постоянно анализировать свои действия:

- как   он   распределил   работу   по   управлению   между   собой   и  своими заместителями;

-   как планирует свое время и улучшает его использование;

-   как слушает, говорит, умеет ли вдохновлять людей;

-   как организовано его рабочее место, включая информационное обеспечение;

-   как улучшить стиль и методы работы.

Менеджерам приходится справляться с потоками информации, которые буквально обрушиваются на них. В результате этого они приводят около 80% времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п. Причем они получают, перерабатывают и распространяют гораздо больше информации, чем это необходимо, и половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается лишней. Поэтому обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жизненных целей. Это, в свою очередь, требует, чтобы менеджеры овладели рациональному чтению. Поток материалов для чтения (в виде деловых писем, газет, циркуляров, служебных записок и т.п.) становится все более насыщенным, в результате чего менеджеры около 30% времени тратят на него. Поэтому огромное значение имеет рационализации чтения, которая экономит массу времени, позволяет лучше справляться с потоками информации. Необходимо относится оптимально к своему времени, действуй по схеме:

1.  просеивать имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его;

2. собирать небольшие тексты в рабочие блоки для серийной обработки и резервировать в недельном плане время для их прочтения.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они поглощают наибольшее количество времени руководителей (до 80%), причем с отрывом от остальной работы. Что касается подготовки совещания, то сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе ситуаций, принятие решений. Работа в группе может быть в несколько раз эффективнее, чем в одиночку, однако затраты времени и средств будут значительно выше. По этой причине целесообразно предварительно проанализировать, какие могут быть альтернативы проведению совещания. При принятии решения о проведении совещания необходимо уточнить его цели, повестку дня; очертить круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись; выбрать дату и время его проведения (с учетом доступности для участников и возможности им подготовиться). Кроме того, выбрать подходящее для целей освещения помещения, в котором никто не будет мешать, и позаботиться о необходимых средствах наглядной информации. Приглашения следует рассылать, по крайней мере, за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать как можно конкретнее участников о времени, темах и целях совещания. Следует подумать: нужно ли вам как руководителю принимать участия в совещании. Возможно, ограничить продолжительность своего участия в нем временем, которое требует для вашего выступления.

Совещание следует начинать только вовремя, а также согласовать с участниками правила совместной работы, в том числе об ограничении времени выступлений, о порядке принятия решений и т.п. О телефонных разговорах. Телефон - это наиболее часто используемое средство коммуникации. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона более часа в день, а четверо - более двух часов.

Телефон является одним из самых эффективных средств экономии времени, в то же время наиболее частым источником помех в работе, поглотителем времени (парадокс телефона). Обладает он для вас тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его используете.