Использование различных возможностей динамических (электронных) таблиц для выполнения учебных заданий

Практическая работа № 19

Тема работы: Использование различных возможностей динамических (электронных) таблиц для выполнения учебных заданий

Цель работы: научиться на практике использовать различные возможности динамических (электронных) таблиц.

Время выполнения: 2 часа

Оснащение работы: персональный компьютер, программа MS Excel.

Порядок выполнения работы:

- ознакомиться с теоретическими положениями по данной теме;

- выполнить задания практической работы;

- сформулировать вывод;

- оформить отчет.

Краткий теоретический материал

Представление данных в виде прямоугольных таблиц является удобным и привычным. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и прочее. Для работы с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Примером электронных таблиц служат электронные таблицы MS Exсel.

Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки может быть текст, числовое значение или формула.

Вводить данные в электронные таблицы можно с помощью автозаполнения, а также используя другие приемы вставки строк и столбцов или приемы удаления строк, столбцов и ячеек. Текст и числа рассматриваются как константы. Изменить их можно только путем редактирования соответствующих ячеек. Формулы же автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их операнд был изменен.

В Excel операции перемещения и копирования данных осуществляется с помощью Drag-and Drop („перетащить и бросить”) и буфера обмена. Для копирования в Excel используется маркер заполнения – рамка выделения в правом нижнем углу, имеющая утолщение, напоминающее прямоугольник. При помощи него можно скопировать содержимое в соседние ячейки.

Формула — это совокупность операндов, соединенных между собой знаками операций и круглых скобок. Операндом может быть число, текст, логичное значение, адрес ячейки (ссылка на ячейку), функция. В формулах различают арифметические операции и операции отношений.

Excel допускает арифметические операции "+" — сложение, "-" — вычитание, "*" — умножение,"/" — деление, "^" — возведение в степень; операции отношений: ">" — больше, "<" — меньше, "=" — равно, "<=" — меньше или равно, ">=" — больше или равно, "<>" — не равно.

Арифметические операции и операции отношений выполняются над числовыми операндами. Над текстовыми операндами выполняется единственная операция "&", которая к тексту первого операнда присоединяет текст второго операнда. Текстовые константы в формуле ограничиваются двойными кавычками. При вычислении формулы сначала выполняются операции в круглых скобках, потом арифметические операции, за ними операции отношений.

Адрес ячейки включает имя колонки и номер строки. Адреса ячеек (ссылки на ячейки) можно использовать в формулах. Возможны относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Ссылка, которая включает имя колонки и номер строки, является относительной. При копировании формулы, а также редактировании листа такая ссылка будет модифицироваться. В абсолютных ссылках перед именем колонки и номером строки стоит символ $. Такие ссылки не модифицируются. В смешанных ссылках абсолютной является название колонки и относительной — номер строки, или наоборот (например, $А1, А$1). В них модифицируется только относительная часть ссылки.

В формуле может быть ссылка на диапазон ячеек. Диапазон может быть только прямоугольным. Указывая диапазон ячеек, задают адрес верхней левой ячейки и через двоеточие — адрес нижней правой ячейки. Если в формуле есть ссылки на ячейки, которые находятся на другом листе, то ссылка должна содержать имя листа, восклицательный знак и адрес ячейки: например, лист! А1.

Функции. Excel содержит более 400 встроенных функций. Функция имеет имя и список аргументов в круглых скобках. Аргументами могут быть числовые и текстовые константы, ячейки, диапазоны ячеек. Некоторые функции доступны только тогда, когда открыта соответствующая надстройка.

Ввести функции в формулу можно вручную или с использованием мастера функций. Для работы с мастером функций надо нажать кнопку Мастер функций панели инструментов Стандартная или выполнить командуВставка - Функции. При этом открывается диалоговое окно Мастер функций шаг 1 из 2, в котором можно выбрать категорию функций. При выборе категории в поле Функция выводится список функций данной категории. В этом списке можно выбрать нужную функцию. В строке состояния выводится краткое описание функции.

После выбора функции надо нажать кнопку Далее, в результате чего откроется окно диалога Мастер функций шаг 2 из 2, в котором можно указать аргументы функции. В поле Значение выводится значение функции при указанных аргументах. После нажатия кнопки Готово формула вставляется в активную ячейку.

Для наглядного представления данных, входящих в электронные таблицы, служат диаграммы и графики. Они размещаются обычно на рабочем листе и позволяют проводить сравнение данных, находить закономерности. Excel предоставляет широкие возможности в построении различных видов диаграмм (линейчатых, круговых, кольцевых, лепестковых и т.д.).

Для построения диаграмм входят в меню Мастер диаграмм, где выбирается тип диаграммы, ее объемный вариант, диапазон данных и устанавливается название диаграммы и меняется цвет. При необходимости добавляется легенда – прямоугольник, в которой помещаются обозначения и названия рядов данных.

При построении графика функции следует выбрать тип диаграммы – точечный, со значениями, соединенными сглаживающими данными.

Выполнение практической части. Работа на ПК

Задание 1. Создать таблицу «Расчет удельного веса документально проверенных организаций».

Построить круговую диаграмму по результатам расчетов.

Порядок выполнения задания:

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel

2. Переименуйте ярлычок Лист 1, присвоив ему имя «Удельный вес».

3. На листе «Удельный вес» создайте таблицу «Расчет удельного веса документально проверенных организаций» по образцу, как на рисунке.

Примечание. При вводе текстовых данных, начинающихся со знака тире или другого математического знака, сначала нажмите клавишу Пробел - признак текстовых данных, а затем -тире и текст (- государственных, - муниципальных и т.д.).

4. Произведите расчеты в таблице. Формула для расчета

Удельный вес = Число проверенных организаций/Общее число плательщиков

В колонке «Удельный вес» задайте процентный формат чисел, при этом программа умножит данные на 100 и добавит знак процента.

5. Постройте диаграмму (круговую) по результатам расчетов с использованием мастера диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек Е7:Е11 с данными расчета результатов и выберите команду Вставка/Диаграмма.

На первом шаге работы с мастером диаграмм выберите тип диаграммы - Круговая (Объемный вариант разрезанной круговой диаграммы).

На втором шаге на вкладке Ряд в окошке Подписи категорий укажите интервал ячеек В7:В11.

Третий шаг мастера диаграмм. Введите название диаграммы на вкладке Заголовки; укажите подписи значений на вкладке Подписи данных..

Четвертый шаг мастера диаграмм. Поместите диаграмму на имеющемся листе.

Задание 2. Форматирование диаграммы «Расчет удельного веса документально проверенных организаций».

Порядок выполнения задания:

1.  Сделайте диаграмму активной щелчком мыши по ней, при этом появятся маркеры по углам диаграммы и серединам сторон.

2.  Мышью переместите диаграмму под таблицу, измените размеры диаграммы (мышью за маркеры). Выполните заливку фона диаграммы. Для этого выполните двойной щелчок мыши по области диаграммы. В открывшемся окне Формат области диаграммы выберите желтый цвет заливки и нажмите на кнопку Способы заливки. В открывшемся окне Способы заливки на вкладке Градиентная бегунком выберите степень затемнения и укажите тип штриховки Вертикальная, после чего дважды нажмите кнопку ОК.

3. Отформатируйте легенду диаграммы (окошко в правой части диаграммы). Щелчком мыши сделайте область легенды активной, двойным щелчком вызовите окно Формат легенды. На вкладке Вид нажмите на кнопку Способы заливки. В открывшемся диалоговом окне Способы заливки выберите вкладку Текстура, укажите вид текстуры Серый мрамор и нажмите кнопку ОК.

4. Заштрихуйте один сектор (дольку) круговой диаграммы. Для этого выделите одну дольку (выполните на дольке диаграммы два одинарных щелчка, при этом маркеры должны переместиться на дольку). Двойным щелчком по выделенной дольке вызовите диалоговое окно Формат элементов данных, выберите цвет и нажмите на кнопку Способы заливки. В открывшемся окне Способы заливки на вкладке Узор выберите диагональную штриховку и дважды нажмите кнопку ОК.

5. Проведите форматирование подписей данных (значений 34%, 8% и т.д.). Для этого выполните двойной щелчок мыши по одному из численных значений подписей данных и в открывшемся окне Формат подписей данных на вкладке Шрифт установите: полужирный курсив - 14 пт., гарнитура шрифта — Arial Суг.

6. Увеличьте область диаграммы. Для выполнения этого форматирования выполните щелчок мыши в центре «слоеного пирога» диаграммы, что приведет к активизации области построения диаграммы. Измените размеры области построения диаграммы мышью за угловые маркеры.

7. Скопируйте созданную диаграмму (после выделения диаграммы используйте команды Правка/Копировать, Правка/Вставить).

8. Измените вид диаграммы на гистограмму. Для этого сделайте диаграмму активной щелчком мыши, далее щелчком правой кнопкой мыши по области диаграммы вызовите Свойства диаграммы, выберите команду Тип диаграммы и укажите тип - Гистограмма. Обратите внимание на произошедшие изменения в диаграмме.

9.  Выполните текущее сохранение файла (Файл/Сохранить).

Задание 3. Создать таблицу «Сводка о выполнении плана».

Построить график и диаграмму по результатам расчетов.

При необходимости добавляются новые листы электронной книги командой Вставка/Лист.

Переименуйте ярлычок Лист 2, присвоив ему имя «Выполнение плана».

Расчетные формулы:

% выполнения плана = Фактически выпущено/План выпуска; Всего = сумма значений по каждой колонке.

Выполните текущее сохранение файла (Файл/Сохранить).

Задание 4. Создать таблицу динамики розничных цен и произвести расчет средних значений.

Порядок выполнения задания:

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel 

2. Переименуйте ярлычок Лист 1, присвоив ему имя «Динамика цен».

3. На листе «Динамика цен» создайте таблицу по образцу, как на рисунке.

4. Произведите расчет изменения цены в колонке «Е» по формуле Изменение цены = Цена на 01. 06.2003/Цена на 01. 04.2003.

Не забудьте задать процентный формат чисел в последней колонке (Формат/Ячейки/ Число/ Процентный).

5. Рассчитайте средние значения по колонкам, пользуясь мастером функций f_x. Функция СРЗНАЧ находится в разделе «Статистические». Для расчета функции среднего значения установите курсор в соответствующей ячейке для расчета среднего значения (В14), запустите мастер функций (кнопкой Вставка функции /_х или командой Вставка/Функция) и на первом шаге мастера выберите функцию СРЗНАЧ (категория Статистические/СРЗНАЧ).

После нажатия на кнопку ОК откроется окно для выбора диапазона данных для вычисления заданной функции. В качестве первого числа выделите группу ячеек с данными для расчета среднего значения В6:В13 и нажмите кнопку ОК (рис. 18.3). В ячейке В14 появится среднее значение данных колонки «В».

Аналогично рассчитайте средние значения в других колонках.

6. В ячейке А2 задайте функцию СЕГОДНЯ, отображающую текущую дату, установленную в компьютере (Вставка/Функция/Дата и Время/Сегодня).

7. Выполните текущее сохранение файла (Файл/Сохранить).

Задание 5. Создать таблицу расчета премии за экономию горюче смазочных материалов (ГСМ). Применить функцию ЕСЛИ при проверке условий.

Порядок выполнения задания:

1.  На очередном свободном листе электронной книги «Расчеты» создайте таблицу по заданию.

2.  Произвести расчет Премии (25 % от базовой ставки) по формуле

Премия = Базовая ставка х 0,25 при условии, что План расходования ГСМ > Фактически израсходовано ГСМ.

Для проверки условия используйте функцию ЕСЛИ.

Для расчета Премии установите курсор в ячейке F4, запустите мастер функций (кнопкой Вставка функции f_x. или командой Вставка/Функция) и выберите функцию ЕСЛИ (категория - Логические/ЕСЛИ).

Задайте условие и параметры функции ЕСЛИ.

В первой строке «Логическое выражение» задайте условие С4 > D4.

Во второй строке задайте формулу расчета премии, если условие выполняется Е4 * 0,25.

В третьей строке задайте значение 0, поскольку в этом случае (невыполнение условия) премия не начисляется.

3. Произведите сортировку по столбцу фактического расходования ГСМ по возрастанию. Для сортировки установите курсор на любую ячейку таблицы, выберите в меню Данные команду Сортировка, задайте сортировку по столбцу «Фактически израсходовано ГСМ» .

4. Выполните текущее сохранение файла «Расчеты» (Файл/Сохранить).

Результат деятельности: Отчет по практической работе с выполненными заданиями 1-5.

Контрольные вопросы:

1. Что такое редактор электронных таблиц?

2. Перечислить основные виды диаграмм?

3. Как вставить функцию в документ электронной таблицы?

4. Какие данные можно вносить в ячейки электронной таблицы?

5. Чем отличается абсолютная адресация от относительной. Когда применяются эти виды адресации?

6. Как построить диаграммы по числовым данным?