Кадровое делопроизводство: современный ракурс

ВВЕДЕНИЕ На   сегодняшний   день   документирование   трудовых   правоотношений неотъемлемая   часть   деятельности   любой   организации.   Совокупность операций   по   документированию   трудовых   правоотношений   и   организации работы   с   документами   по   личному   составу   часто   называют  кадровым делопроизводством 1.   От   качества   ведения   кадрового   делопроизводства зависит успех организации. Поэтому следует уделять значительное внимание деятельности кадровой службы. Отдел   кадров   традиционно   представлял   собой   самостоятельное структурное   подразделение   предприятия,   подчиненное   либо   руководителю предприятия,   либо   его   заместителю   по   кадровой   работе.   Однако   в зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала меняются структура и численный состав самой   кадровой   службы,   а   также   состав   кадровой   документации   и особенности работы с ней. Большинство специалистов определяют документы по личному составу как   совокупность   документов,   в   которых   зафиксированы   этапы   трудовой деятельности работников, управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей (Т.В. Кузнецова, М.В. Кирсанова, М.Ю. Рогожин и др.).  Документы   по   личному   составу   играют   чрезвычайно   важную   роль   в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников,   подтверждают   трудовой   стаж,  необходимый,  в   частности,  для начисления   пенсии,   и   т.п.   Пренебрежение   к   оформлению   документов   по личному составу часто бывает  причиной конфликтов  между работниками и 1  Селезнева,   Т.А.   Кадровое   делопроизводство:   современный   ракурс   /. Документ.   Архив.   История.   Современность:   Сб.   науч.   тр.   Вып.   6.   – Екатеринбург: Изд­во Урал. ун­та. – С. 360. администрацией   организации.   Ошибки,   допущенные   при   оформлении документа, отсутствие или неправильное оформление отдельных реквизитов зачастую приводит к судебным спорам между администрацией организации и работниками.   В   результате   небрежного   отношения   к   документированию трудовых правоотношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки и нарушения.  Организация   работы   с   кадровыми   документами   влияет   на   качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.   От   того,   насколько   профессионально   ведется   документация, зависит   успех   управленческой   деятельности   в   целом.   Так,   правильно организованное   хранение   личных   дел,   трудовых   и   медицинских   книжек работников   снижает  время  необходимое   для  поиска,  повышает  точность  и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Актуальность темы состоит в том, что деятельность отдела кадров как никакой   другой   вид   деятельности   нуждается   в   правильно   построенной системе документационного обеспечения, так как связан с реализацией прав граждан в отношении личной тайны и охраны здоровья. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным   фактором   производственных   отношений,   и   поэтому   ошибки   в кадровой работе недопустимы. Объектом исследования в данной работе выступает делопроизводство в отделе кадров Государственного учреждения здравоохранения «Клиническая больница № 4» г. Волгограда (далее по тексту – ГУЗ «Клиническая больница № 4» г. Волгограда). Предмет исследования –  документы и документационные процессы в отделе кадров ГУЗ «Клиническая больница № 4» г. Волгограда. Теоретической   и   информационной   базой  для   дипломной   работы послужили работы различных авторов в области кадрового делопроизводства и   его   правового   регулирования,   нормативно­методические   документы   по организации делопроизводства, статистические данные, а также электронные ресурсы. Цель  данного   исследования   –   рассмотреть   особенности делопроизводства   в   кадровой   службе   учреждения,   относящегося   к   сфере медицины. Данная цель достигается решением следующих задач: 1) изучить место кадровой документации в системе документооборота  организации; 2) рассмотреть состав и назначение кадровой документации; 3) охарактеризовать деятельность отдела кадров и его место в структуре ГУЗ «Клиническая больница № 4» г. Волгограда; 4) проанализировать состав кадровых документов в отделе кадров больницы; 5) Предложить методы усовершенствования работы кадровой службы  медицинского учреждения. Для решения поставленных задач использовались следующие  методы: описательный, сопоставительный и метод документоведческого анализа. Научная   новизна  исследования   состоит   в   том,   что   осуществлен комплексный   анализ   нормативно­правового   и   методического   обеспечения делопроизводства в кадровой службе медицинской организации. Теоретическая   и   практическая  значимость   исследования   состоит   в получении новых знаний о делопроизводстве в кадровой службе медицинской организации.   Результаты   работы   могут   быть   использованы   для   подготовки нормативно­методической   документации,   регламентирующей   работу кадровых   служб   в   медицинских   учреждениях   целях   эффективного формирования   документационных   ресурсов   организации,   упорядочивания способов и процессов создания и хранения документов.  Настоящая   работа   состоит   из   введения,   трех   глав,   заключения   и приложений. Организация   любого   размера   независимо   от  организационно­правовой формы нуждается в ведении кадровой документации. Все вопросы, связанные с   поощрением   или   взысканием,   с   приемом   или   увольнением   работников, оформлением   отпусков   или   командировок,   сопровождаются   кадровыми документами: записи вносятся в трудовые книжки, а также издаются приказы и распоряжения. Актуальность темы. Работе с кадровыми документами нужно уделять большое  внимание,  т.к.  все недостатки  в  этой  сфере приводят  к  большим трудностям в работе руководителя и всей организации. Правильное ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной работы организации (и особенно – государственной организации), а также для каждого сотрудника в   отдельности,   так   как   от   этого   зависит   оформление   его   трудовой деятельности и учет трудового стажа.  При   составлении   любой   документации   кадровый   работник придерживается   существующих   стандартов   в   области   документирования. Ведение   кадровой   документации   является   обязательным.   Так   оформление трудовой книжки предусмотрено по Трудовому кодексу РФ. Соблюдение всех требований документирования в отделе кадров или кадровой службе важно при   осуществлении   учетных   работ,   а   главным   образом,   при   решении всевозможных трудовых споров, так как каждый неграмотно составленный документ может привести к серьезным юридическим проблемам. Объектом  исследования в данной работе выступает делопроизводство в отделе кадров Государственного бюджетного учреждения Волгоградской области «Волгоградская городская станция по борьбе с болезнями животных» (далее по тексту – ГБУ ВО «Волгоградская горСББЖ» г. Волгограда). Предмет  исследования  –  документы и документационные процессы в отделе кадров ГБУ ВО «Волгоградская горСББЖ». Теоретической   и   информационной   базой  для   дипломной   работы послужили работы различных авторов в области кадрового делопроизводства, таких как Е.А. Лопатникова, Э.Н. Камышев, К. А. Волков и др., нормативно­ методические документы, а также электронные ресурсы. Целью  данной   дипломной   работы   является   исследование документирования кадровых процессов в ГБУ ВО «Волгоградская горСББЖ» и разработка рекомендаций по их совершенствованию. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи: 1) изучить место кадровой документации в системе документооборота организации; 2) рассмотреть состав и назначение кадровой документации; 3)   охарактеризовать   деятельность   отдела   кадров   и   его   место   в структуре ГБУ ВО «Волгоградская горСББЖ»; 4)   провести   анализ   документирования   кадровых   процессов   ГБУ   ВО «Волгоградская горСББЖ»; 5) разработать рекомендации по совершенствованию документирования кадровых процессов в ГБУ ВО «Волгоградская горСББЖ». Для решения поставленных задач использовались следующие  методы: описательный, сопоставительный и метод документоведческого анализа. Научная   новизна  исследования   состоит   в   том,   что   осуществлен комплексный   анализ   нормативно­правового   и   методического   обеспечения делопроизводства в кадровой службе государственной организации. Теоретическая   и   практическая  значимость   исследования   состоит   в получении   новых   знаний   о   делопроизводстве   в   кадровой   службе государственной организации. Результаты работы могут быть использованы для подготовки нормативно­методической документации, регламентирующей работу кадровых служб в государственных учреждениях для эффективного формирования   документационных   ресурсов   организации,   упорядочивания способов и процессов создания и хранения документов.  Настоящая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.