Классификация писем

 Классификация писем

Все служебные письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма- извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет  юридическое  значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так  называемые «сопроводительные». Они выполняют

роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения различного рода договоров и актов.   Поэтому   в   современном   делопроизводстве     письмо  выступает  как

деловой инструмент, язык которого представляет определенные трудности при стандартизации.

Классифицировать деловые письма – значить построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие ситуаций, их можно типизировать, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, письма можно  разделить  по  функциональному  признаку на   две  группы:

1.      Письма,  требующие  письма-ответа.

2.      Письма, не требующие письма-ответа.

К письмам, принадлежащим первой группе, условно можно отнести: письмо-просьбу, письмо-обращение, письмо-предложение (письмо- представление) и т.п. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны содержать регистрационный индекс того письма, которое явилось причиной  для переписки.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести:

·    письмо-предупреждение;

·    письмо-напоминание;

·    письмо-приглашение.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, например, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, которое оно сопровождает.

Если содержание служебного письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты деловых писем:

1.      Факт  напоминания – письмо-напоминание.

2.      Выражение гарантии – письмо гарантийное.

3.      Указание  на   ранее  достигнутое  соглашение,  свершившийся  факт   –

письмо-подтверждение.

4.      Информирование  о  намечаемых  или  уже  проведенных  мероприятиях –

информационное письмо.

5.      Указание   на   факт   отправки  прилагаемых  к   письму   документов   –

сопроводительное письмо.

6.      Предупреждение   о   возможных   ответных   шагах   и   т.д.   –   письмо- предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документов и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, относится к деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация очень удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить, например, на следующие виды:

·    по технологии;

·    по оборудованию и энергетике;

·    по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию и компьютеризацию делопроизводства на  предприятии, организации и учреждении.

По структурным признакам служебную переписку можно разделить: на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное  письмо  составляется  по  определенному     образцу   (это

касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной  функции.  По языковым формулам  «Прошу»,  «Высылаем»,

«Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.