Коллективная работа с документами

 Коллективная работа с документами

Коллективная  работа   с   документами  строится   на   технологиях

groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы и характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных способов доступа:

·        сетевой доступ к файлам и базе данных;

·        локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

·        терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

·        просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

¹ Контекст – законченный в смысловом отношении отрывок письменной или устной речи, необходимый для определения смысла отдельного входящего в него слова или фразы.

Технологии workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах, для них характерны:

·        поддержка многопользовательской работы с несколькими задача- ми одновременно;

·        четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум, двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называе- мая «система графов», где каждый шаг отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижение документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета все- возможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа.

Другая реализация основывается на понятии «цикл». В этом слу- чае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодей- ствия является цикл, учитывающий взаимодействие между двумя про- извольными субъектами. При этом система сама отслеживает правиль- ность протекания процесса и в случае ошибки показывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается воспроиз- ведение нового процесса.

Установление правил взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации документов (по электронной почте) и времени обработки документа для контроля и учета исполнения.

Вывод информации осуществляют путем печати документов, пуб- ликации их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.