Компьютерная грамотность для директора (Практикум)

Компьютерная грамотность для директора (Практикум) Word для директора. Как сократить время на оформление документа. Один   директор   добавляет   новый   пункт   в отчет   и тратит   полчаса,   чтобы вручную   изменить   нумерацию,   переносы   и выравнивание   во всем   документе. А другой знает, как все сделать автоматически. Чтобы вам было проще писать свои выступления,   и составлять   документы   в Word,   пользуйтесь   специальными командами и сочетаниями клавиш. Запомнить их поможет памятка. В   данной статье   подобраны   простые   и полезные   функции   текстового редактора   Word,   которые   необходимы   для   быстрой   работы   в программе.   Чтобы было   проще   их запомнить,   распечатайте   памятку   «Горячие   клавиши»   и повесьте перед глазами.  Как использовать сочетания клавиш Когда нужно отредактировать текст, можно использовать сочетания клавиш. Это позволит не делать много лишних действий – отвлекаться на клавиатуру, брать в руки мышку, искать стрелочку, наводить ее на иконку «Отменить». Эти сочетания клавиш   называют   горячими.   Они   помогут   исправить   опечатку   или   восстановить ошибочно удаленный фрагмент текста.  Какие клавиши использовать Используйте горячие клавиши:       отменить последнее действие – Ctrl Z; вернуть отмененное действие – Ctrl Y; копировать – Ctrl C; вырезать – Ctrl X; вставить – Ctrl V; сохранить – Ctrl S. Как убрать большие пробелы в тексте Если текст скопировали из стороннего источника, то в нем могут остаться скрытые   символы.   Из­за   них   в документе   появляются   большие   пробелы   при выравнивании.  Какие команды использовать Выделите   участок   текста,   который   хотите   изменить.   Если   ничего не выделять, изменения будут действовать во всем документе. На верхней панели задач выберите «Разметка страниц», затем «Расстановка переносов». В выпадающем окне нажмите «авто».  Выделить текст   Расстановка переносов   Разметка страницы  →  Авто → → Как использовать стили, чтобы привести документы к единому виду Когда   в исходном   объемном   материале   нужно   изменить   шрифт подзаголовков, цветовую гамму или междустрочные интервалы, то многие листают весь   документ   и вручную   меняют   оформление.   Но если   использовать   стили,то достаточно, например, поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились.  Стили   удобны,   когда   оформляют   большое   количество   однотипных документов.   Вы можете   использовать   их в школе,   чтобы   создать   стандарт оформления. Кроме того, с помощью стилей задают структуру документа, которая облегчает навигацию и построение оглавления.  Какие команды использовать Нажмите   вкладку   «Главная».   На ней   найдите   «быстрый   набор»   стилей. Выберите подходящий стиль, чтобы привести документы к нужному виду. Выделите текст и выберите стиль. Готовые стили можно редактировать. Для этого найдите кнопку «Изменить стили».  Как удалять скрытую информацию Каждый текстовый файл хранит информацию, которую не видно с первого взгляда – правки, предыдущие версии, свойства документа, метки даты и времени, персональные   данные,   скрытый   текст.   Перед   тем   как   отправить   его,   проверьте, не скрыта ли в документе лишняя информация.  Какие команды использовать Нажмите файл. В последних версиях редактора это круглая цветная кнопка в верхнем левом углу программы. В выпадающей панели нажмите «Подготовить», затем «Инспектор документов».  Файл  →  Подготовить   Инспектор документов → Как объединить правки Объединить   правки   можно   с помощью   инструмента   «Рецензирование». Он полезен,   если   директор   направил   текст   нескольким   работникам   и каждый прислал   свои   правки.   Во вкладке   «Рецензирование»   есть   кнопка   «Сравнить». В выпадающем списке  есть режим «Сравнить». Он просто сравнивает две версии документа и дает примечания. Там же есть режим  «Объединить».  Он объединяет исправления нескольких авторов в одном документе.  Какие команды использовать На панели   инструментов   выберите   вкладку   «Рецензирование»,   нажмите кнопку «Сравнить», из выпадающего списка выберите «Объединить».  Рецензирование   Сравнить   Объединить → → Как защитить документ от случайных правок Если   директору   нужны   только   комментарии   от других   работников, то документ надо защитить от случайных правок. Для этого запретите изменения в тексте   и разрешите   только   комментарии.   Эти   ограничения   будут   защищены паролем. Разрешите другим пользователям только выбирать между стилями, чтобы не сбивались оформление и автоматическая нумерация.  Какие команды использоватьНажмите   на вкладку   «Рецензирование».   Найдите   кнопку   «Защитить документ»,   затем   проставьте   галочки   в тех   местах,   где   хотите   ограничить редактирование. Нажмите кнопку «Да, включить защиту».  Рецензирование   Защитить документ   Ограничить редактирование → → Как делать примечания в тексте Директора получают отчеты, в которые нужно что­то внести или, наоборот, убрать. Но времени на редактирование часто нет, и директор поручает эту работу подчиненным. Чтобы объяснить, что конкретно изменить в документе, используйте примечания на полях. В них впишите, что исправить в этой части текста.  Какие команды использовать Выделите фрагмент текста или слово. Откройте вкладку «Рецензирование». Нажмите кнопку «Создать примечание».  Выделите фрагмента текста   Рецензирование   Создать примечание → → Памятка «Горячие клавиши WORD»