Конспект занятий элективного курса "Компьютерное делопроизводство"

ЗАНЯТИЯ ЭЛЕКТИВНОГО  «Компьютерное делопроизводство» КОНСПЕКТ  На тему: «История возникновения и развития делопроизводства в России. Основные понятия, используемые в делопроизводстве. Классификация и функции документов» Задачи Довести до сведения  учащихся тему урока Определить цель и задачи  урока по данной теме Время Примечание 1  минут а 1  минут а Занятие  №№ 7, 8, 9 – 120 минут (из календарно­тематического планирования) №  1 2 3 Тема: История возникновения делопроизводства в России. Основные понятия делопроизводства. Классификация  и функции документов. Этап Цель занятия:  Формировать представление учащихся о таком  специфическом направлении деятельности, как делопроизводство;  об  основных понятиях,  используемых в делопроизводстве; а так же о  классификации документов.  Задачи: 1.Познакомить учащихся с историей возникновения делопроизводства в  России, а так же с образцами первых документов. 2. Дать определение основным понятиям, используемым в делопроизводстве. 3. Познакомить учащихся с классификацией и функциями документов, дать  каждой группе краткую характеристику. План занятия: 1. Введение 2. Новый материал: ­ История возникновения делопроизводства в России; ­ Основные понятия, используемые в делопроизводстве; ­ Классификация документов ­ Функции документов       3. Закрепление пройденного материла         4. Проверка  выполнение задач.      5. Выставление оценок      6. Анализ работы с упражнениями      7. Домашнее задание 1)Познакомить учащихся с  историей возникновения  делопроизводства в России,  2)Познакомить с образцами  первых документов. 15 минут По ходу рассказа  материала учителем,  учащиеся записывают  необходимое в тетрадь.  Образцы первых  документов прилагаются 4      8. Заключение. Ход урока:  1. Вводное слово,  Документы появились с возникновением письменности. Документ   —   латинское   слово,   которое   переводится   как   «поучительный пример», «свидетельство». Документы,   сохранившиеся   с   древнейших   времен,   свидетельствуют   о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства. В них фиксировались договорные  отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950­е гг. найдены берестяные грамоты, изучение   которых  показало,   что   документ   использовался   как   средство общения   для  передачи  информации,  т. е.  как переписка  не только  между представителями власти и управления, но и между частными лицами. 2. Новый   материал     История   возникновения     и   развития   делопроизводства.   В   период существования Древнерусского государства (X—XI вв.) и период феодальной раздробленности  (XI—XIV  вв.)   идет   процесс  накопления  опыта  в области документирования:   вырабатываются   отдельные   приемы   создания, оформления, удостоверения документов. Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами. В истории делопроизводства  России выделяются два периода:  история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху. Делопроизводство  дореволюционной   России    включает   три   этапа развития,   каждый   из   которых   получил   свое   название   по   центральным органам управления соответствующего периода: первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.); второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.); третий этап — министерское делопроизводство (XIX — начало XX в.). Делопроизводство в советскую эпоху охватывает более 80 лет – 1917­1991 и включает так же себя большое количество различных периодов. Именно в это время, то есть в начале  XX  века большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации.  В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей, и впервые стали использоваться телефон и телеграф. На   протяжении   всего   периода,   создавалось   большое   количество различных документов, законов и распоряжений.  И вот в 1931 году был подготовлен проект Общих правил документации и документооборота; эти правила предполагалось ввести в качестве типовых и единых для всех учреждений. В   1941     году   на   первом   межотраслевом   совещании   рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из­за ВОВ.  И только в 1966 году был создан Всесоюзный научно­исследовательский институт   документоведения   и   архивного   дела   (ВНИИДАД),   одно   из основных   задач   которого   было   формирование   Единой   государственной системы делопроизводства.   Далее   велась   работа   по   разработке   и   внедрению   автоматизированных систем управления, то есть начали работать на печатных машинах. В   70­е   годы   были   разработаны   первые   государственные   стандарты   в создании и оформлении документов (ГОСТ 16487 – 70,  ГОСТ 6.38 – 72, ГОСТ 16487 – 78, ГОСТ 6.38 – 90 и ГОСТ Р 6.30 – 2003) 5. Основные понятия, используемые в делопроизводстве.  Делопроизводство  —  это   специфическое   направление   деятельности,  их которое   занимается   составлением,   оформлением   документов, обработкой и хранением. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется   термин   «документационное   обеспечение   управления». Появление   этого   термина   связано   с   внедрением   компьютерных   систем   в управление,   их   организационным,   программным   и  информационным обеспечением.  Для   приближения   к   терминологии,   употребляемой   в компьютерных   программах   и   литературе   в   области  Делопроизводства, аналогично   стал   использоваться   термин   «документационное   обеспечение управления»,   который   по   существу   является   синонимом   термина «делопроизводство».   Например,   в   названиях   нормативных   документов «Государственная   система   документационного  обеспечения   управления»   и «Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной власти». 2.   Значение   документов   в   управленческой   деятельности   трудно   пе­ 2. Дать определение  основным понятиям,  используемым в  делопроизводстве. 20  минут Все необходимые  определения учащиеся  записывают под диктовку. реоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение.   фирмы,   предприятия. 3.   В   документах   отражается   и   учитывается   деятельность   любой   Ведение   многих   документов организации, предписано законами и нормативными актами. От того, насколько –грамотно составлен   и   оформлен   документ,   часто   зависит   решение   вoпроса,   а   от быстроты получения и обработки информации — своевременность принятия решений. 4. Все работающие в сфере управления имеют дело с документами. Одни   их   составляют,   другие   —   оформляют,   обрабатывают,   третьи   — визируют, подписывают, и т. д.  Документ, таким образом, является главным объектом труда управленца. 5.Организация   и   ведение   делопроизводства   требуют   профессио­ нальных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно   стать   лишь   после   овладения   правилами   и   приемами   в   работе   с официальными   документ,   а   так   же   владея   основными   понятиями, используемыми в делопроизводстве. Основные понятия, используемые в делопроизводстве:  Документ,   документированная   информация  –   зафиксированная   на 1.Документирование  –   запись   информации   на   различных   носителях   по установленным правилам. 2.  Документооборот­  движение   документов   в   организации   с   момента   из создания или получения до завершения исполнения или отправки. 3. материальном носителе информация с реквизитами. 4.  Официальный   документ  –   документ,   созданный   юридическим   или физическим   лицом,   оформленный   и   удостоверенный   в   установленном порядке. 5. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. 6. созданная по единым правилам и требованиям. 7. Унификация – приведение документов к единообразию. 8. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.  Унифицированная   система   документации  –   Система   документации, 6. Классификация документов Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две Познакомить учащихся с  классификацией документов, дать каждой группе  25  минут Для более лучшего  запоминания учащиеся в  тетрадях оформляют документов краткую  характеристику. графическую схему «  Виды документов» с  пояснениями каждого  вида. Графическая схема  прилагается.   Первая   –   это   документы   по  общим   и большие   группы. административным   вопросам,  то   есть   вопросам   общего   руководства предприятием   организацией.   И   его   производственной   деятельностью.   Эти документы   могут   составлять   работники   всех   подразделений   предприятия. Вторая группа –  документы по функциям управления. Такие документы составляют   работники   финансовых   органов,   бухгалтерии,   отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. В целях выработки определенных правил составления и оформления  документов, форм и методов работы с ними производиться классификация  документов по следующим признакам. Документы классифицируются: 1. по видам: ­ организационно­распорядительные (приказы, указания, постановления) ­   справочно­информационные   (письма,   докладные   записки,   справки, протоколы) ­ отчетные (все виды отчетов) ­ финансовые (сметы, договора)    2. по форме: ­ индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои  особенности) ­ трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при  составлении рукописным способом) ­ табличные ­ текстовые ­ анкетные      3. по происхождению: ­ официальные (затрагивающие интересы предприятия, организации) ­ личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся имеными)  4. по месту происхождения: ­ внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) ­ внешние (документы, поступающие из других организаций, а так же от  частных лиц)     5. по срокам хранения: ­ постоянного хранения (не подлежат уничтожению) ­ временного хранения (через определенного время подлежат уничтожению)     6. по гласности: ­ секретные (содержат гриф секретно, конфиденциально) ­ несекретные      7. по средствам фиксации: ­ рукописные (при их создании знаки письма наносят от руки) ­ машинописные (при их создании знаки письма наносят техническими  средствами) ­ графические  (изобразительные документы, в которых изображениеобъекта  получено посредством  линий, штрихов, светотени) ­ звуковые (содержат звуковую информацию, зафиксированную системой  звукозаписи)      8. по стадиям создания: ­ оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов) ­ черновики (предварительные редакции документов) ­ копии (полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все  его признаки или  их часть: не имеют юридической силы) ­ выписки (копии документов, на которых в соответствии с установленным  порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им  юридическую силу) ­ дубликат (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий  юридическую силу)    9. по срочности: ­ срочные (телеграммы, документы с пометкой срочно) ­ несрочные (документы, которые имеют типовой срок исполнения,  устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или  индивидуальный, который может быть указан в резолюции)     10. по наименованию: То есть название документа (приказ, письмо, справка, акт и т.д)   Функции документов. Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой  деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.  Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности,  т.е. наличию различных функций. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно  разделить на три блока: 1) Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая, и коммуникативная) 7. Познакомить учащихся с  функциями, которые могут  выполнять документы,  дать каждой группе  документов краткую  характеристику 20  минут Для более лучшего  запоминания учащиеся в  тетрадях оформляют  графическую схему «  Функции документов» с  пояснениями каждого  вида. Графическая схема  прилагается. 2) Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая,  правовая, учетная)  3) Функции, носящие культурно­исторический характер (культурная,  функция исторического источника). Информационная. Обусловлена тем, что в документе происходит  материализация информации  и она присуща всем без исключения  документам, независимо от способа их изготовления и носителя  информации, так как необходимость фиксировать информацию – причина  появления любого документа.  Итак, фиксации и передача информации во времени и пространстве, а  следовательно, сохранение зафиксированной информации, и возможность ее  использовать составляют основное содержание данной функции.  Социальная. Важнейшей информацией, которую содержит документ,  является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в  обществе. В принципе каждый документ может выполнять данную функцию,  так как он возникает в силу определенной общественной потребности.  Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках  личности в ее социальных аспектах, то есть в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.  Политическая. Тесно связана с социальной функцией. Документы,  фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, то есть о  внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических  партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию. Коммуникативная. С помощью этой функции документа происходит обмен  идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен может быть односторонним,  двусторонним, многосторонним.  В настоящее время резко возросли  коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились  скорости передачи  информации и круг ее пользователей. В дальнейшем роль  функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличивается объем  информации, число пользователей, меняется технология документационного  обеспечения управления. Управленческая.  Документы этой функции выступают как средств  управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы,  созданные для целей управления и в процессе его реализации, для  обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие этой  функцией, являются основным источником информации, играют большую роль  в информационном обеспечении управления. С их помощью  производиться сбор первичных данных, информации о фактическом  положении дел. Правовая.  Документ, обладающий этой функцией выступает как регулятор  различных сторон деятельности общества, государства, учреждения,  предприятии, организации. Правовая функция документа выражается в  фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. На  основе документов, наделенных правовой функцией, возникают  определенные правоотношения – административные, трудовые.  Учетная. Эта функция характеризует, прежде всего, количественную  сторону содержащейся в документе информации. С помощью этой функции,  представленной в формализованном цифровом выражении,  систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности  государства, его органов власти и управления. Документы этой функции, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными  органами, в которых заранее разработана определенная структура  представления информации.  Культурная. Эта функция документа проявляется в том случае, когда  документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной  традиции, культурного наследия. Культурную функцию документа лучше  всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную  область деятельности.     3. Закрепление пройденного материла    Цель:  Проверить качество полученных  знаний, с помощью решения  тестовых задач. Тестовые задачи: I. Сколько периодов ученые выделяют в развитии делопроизводства в  истории России? А) 2 Б) 3 В) 4 Г) 5 II. Сколько этапов включает в себя делопроизводство в период  дореволюционной России: А) 2 Б) 3 В) 4 Г) 5 8. Закрепление пройденного  материала. 20мин ут Решая предложенные  задачи учащимся  необходимо обвести  правильный ответ. III. В какие годы были разработаны первые государственные стандарты: А) в 60­е  Б) в 70­е В) в 80­е Г) в 90­е IV. Найдите соответствие: А) Документирование Б) Реквизит 1. Движение документов  организации с момента  создания или получения до  завершения исполнения или  отправки. 2.документ, юридическим физическим оформленный удостоверенный установленном порядке. созданный   или лицом, и в         В) Официальный документ Г) Документооборот 3.обязательный элемент  оформления официального  документа. 4.запись   информации   на различных   носителях   по установленным правилам. V. Перечислите виды документов, имеющие юридическую силу? А) оригинал                     Г) выписки Б) черновик                     Д) дубликат В) копии VI. Вставьте недостающие слова в определения А) Документооборот ­ _________________ документов в организации с  момента их ____________________ или получения до ________________ или отправки. Б) Документ ­ ____________________ на материальном носителе  __________________________ с _________________________. Контроль усвоенного  материала 10мин ут Выявление типичных  ошибок. Подведение итогов. 8мину т В) Унифицированная система документации – система документации,  созданная по_______________________ правилам и _________________. КЛЮЧ К ОТВЕТАМ:  1 – А, 2­ А, 3­ Б, 4 – А 4, Б 3, В 2, Г 1,  5 – А, Г, Д, 6­ А­ движение, создания, завершения.      Б – зафиксированная, информация, реквизитами.     В – единым, требованиям. 4. Проверка  выполнения задач. 5. Выставление оценок 6. Анализ работы с упражнениями 7. Домашнее задание 8. Заключение. Итак, давайте подведем итог   всему тому, о чем мы с вами сегодня узнали.   Термин  делопроизводство  характеризует   совокупность   работ   по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в   них   документов.   Слово   документ   по   происхождению   латинское   слово, которое   обозначает   «поучительный   пример».   И   берет   свое   начало   еще   с древнерусского государства, примерно X – XIV века.  В истории развития делопроизводства в России выделяется 2 этапа, что при отдельном изучении каждого из них позволяет проследить пошаговое и   более   глубокое   становление   и   развитие   делопроизводства   в   России.   В документах   отражается   и   учитывается   деятельность   всей   организации   в целом, и каждого подразделения в отдельности.  Как   правило,   наличие   различных   функциональных   обязанностей работников,  ведет к разнообразию  видов  документов. В связи с этим все документы   классифицируются   по   группам.   Многие   виды   управленческих документов   организация   обязана   предъявлять   при   проверках   со   стороны налоговых   органов,   при   комплексных   документальных   ревизиях.   Поэтому насколько грамотно и правильно будут оформлены документы, зависит успех организации. Грамотное   оформление   и   работа   с   документами   гарантируют организации ее устойчивость. Список использованной литературы 1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА­М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008.­ 367 с. 2. 3. 4. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.­М.: «Экономика», 1999. – 198 с. Основные правила работы ведомственных архивов. ­ М., 1999. – 200 с. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / 2­е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с. Ход урока:  1.  Вводное слово,    Документы появились с возникновением письменности. Документ — латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство». Документы, сохранившиеся с древнейших времен, свидетельствуют о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства. В них фиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950­е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых  показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т. е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами. 2. Новый   материал     История возникновения  и развития делопроизводства. В период существования  Древнерусского государства (X—XI вв.)  и  период феодальной раздробленности (XI—XIV вв.) идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов. Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами. В истории делопроизводства России выделяются два периода: история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху. Делопроизводство  дореволюционной России    включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода: первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.); второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.); третий этап — министерское делопроизводство (XIX — начало XX в.). Делопроизводство в советскую эпоху охватывает более 80 лет – 1917­1991 и включает так же себя большое количество различных периодов. Именно в это время, то есть в начале XX века большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации.  В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей, и впервые стали использоваться телефон и телеграф. На протяжении всего периода, создавалось большое количество различных документов, законов и распоряжений.  И вот в 1931 году был подготовлен проект Общих правил документации и документооборота; эти правила предполагалось ввести в качестве типовых и единых для всех учреждений. В 1941  году на первом межотраслевом совещании рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из­за ВОВ.  И только в 1966 году был создан Всесоюзный научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одно из основных задач которого было формирование Единой государственной системы делопроизводства.   Далее велась работа по разработке и внедрению автоматизированных систем управления, то есть начали работать на печатных машинах. В 70­е годы были разработаны первые государственные стандарты в создании и оформлении документов (ГОСТ 16487 – 70, ГОСТ 6.38 – 72, ГОСТ 16487 – 78, ГОСТ 6.38 – 90 и ГОСТ Р 6.30 – 2003) Основные понятия, используемые в делопроизводстве.  Делопроизводство — это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и  информационным  обеспечением.  Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области  Делопроизводства, аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», который по существу является синонимом термина «делопроизводство». Например, в названиях нор­ мативных   документов   «Государственная   система   документационного  обеспечения   управления»   и   «Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в федеральных органах исполнительной власти». 2. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. 3. В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько  –грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вoпроса, а от быстроты получения и обработки информации — своевременность принятия решений. 4. Все работающие в сфере управления имеют дело с документами. Одни их составляют, другие — оформляют, обрабатывают, третьи — визируют, подписывают, и т. д.  Документ, таким образом, является главным объектом труда управленца. 5.Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно стать лишь после овладения правилами и приемами в работе с официальными документ, а так же владея основными понятиями, используемыми в делопроизводстве. Основные понятия, используемые в делопроизводстве: 1.Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. 2. Документооборот­ движение документов в организации с момента из создания или получения до завершения исполнения или отправки. 3. Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. 4. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. 5. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. 6. Унифицированная система документации – Система документации,  созданная по единым правилам и требованиям. 7. Унификация – приведение документов к единообразию. 8. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Классификация документов Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием организацией. И его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники   всех   подразделений   предприятия.   Вторая   группа   –  документы   по   функциям   управления.   Такие   документы   составляют   работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производиться классификация  документов по следующим признакам. Документы классифицируются: 2. по видам: ­ организационно­распорядительные (приказы, указания, постановления) ­ справочно­информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы) ­ отчетные (все виды отчетов) ­ финансовые (сметы, договора)    2. по форме: ­ индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности) ­ трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении рукописным способом) ­ табличные ­ текстовые ­ анкетные      3. по происхождению: ­ официальные (затрагивающие интересы предприятия, организации) ­ личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся имеными)  4. по месту происхождения: ­ внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) ­ внешние (документы, поступающие из других организаций, а так же от частных лиц)     5. по срокам хранения: ­ постоянного хранения (не подлежат уничтожению) ­ временного хранения (через определенного время подлежат уничтожению)     6. по гласности: ­ секретные (содержат гриф секретно, конфиденциально) ­ несекретные      7. по средствам фиксации: ­ рукописные (при их создании знаки письма наносят от руки) ­ машинописные (при их создании знаки письма наносят техническими средствами) ­ графические  (изобразительные документы, в которых изображениеобъекта получено посредством  линий, штрихов, светотени) ­ звуковые (содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи)      8. по стадиям создания: ­ оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов) ­ черновики (предварительные редакции документов) ­ копии (полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его признаки или  их часть: не имеют юридической силы) ­ выписки (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую  силу) ­ дубликат (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу)    9. по срочности: ­ срочные (телеграммы, документы с пометкой срочно) ­ несрочные (документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный,  который может быть указан в резолюции)     10. по наименованию: То есть название документа (приказ, письмо, справка, акт и т.д) Функции документов. Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.  Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: 4) Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая, и коммуникативная) 5) Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная)  6) Функции, носящие культурно­исторический характер (культурная, функция исторического источника). Информационная. Обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации  и она присуща всем без исключения документам,  независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию – причина появления любого  документа.  Итак, фиксации и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, и возможность ее  использовать составляют основное содержание данной функции.  Социальная. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.  В принципе каждый документ может выполнять данную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Социальная  функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, то есть в отражении деятельности, места, роли той или  иной личности в определенной социальной структуре.  Политическая. Тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, то есть о внутренней и  внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию. Коммуникативная. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен может быть односторонним,  двусторонним, многосторонним.  В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости  передачи  информации и круг ее пользователей. В дальнейшем роль функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличивается объем  информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления. Управленческая.  Документы этой функции выступают как средств управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для  целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие этой функцией, являются  основным источником информации, играют большую роль  в информационном обеспечении управления. С их помощью производиться сбор первичных  данных, информации о фактическом положении дел. Правовая.  Документ, обладающий этой функцией выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения,  предприятии, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. На  основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения – административные, трудовые.  Учетная. Эта функция характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью этой функции,  представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его  органов власти и управления. Документы этой функции, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в  которых заранее разработана определенная структура представления информации.  Культурная. Эта функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной  традиции, культурного наследия. Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную  область деятельности. 3. Закрепление пройденного материла    Цель:  Проверить качество полученных  знаний, с помощью решения тестовых задач. Тестовые задачи: I. Сколько периодов ученые выделяют в развитии делопроизводства в истории России? А) 2 Б) 3 В) 4 Г) 5 II. Сколько этапов включает в себя делопроизводство в период дореволюционной России: А) 2 Б) 3 В) 4 Г) 5 III. В какие годы были разработаны первые государственные стандарты: А) в 60­е  Б) в 70­е В) в 80­е Г) в 90­е IV. Найдите соответствие: А) Документирование Б) Реквизит 1. Движение документов организации с момента создания  или получения до завершения исполнения или отправки. 2.документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. В) Официальный документ Г) Документооборот 3.обязательный элемент оформления официального  документа. 4.запись   информации   на   различных   носителях   по установленным правилам. V. Перечислите виды документов, имеющие юридическую силу? А) оригинал                     Г) выписки Б) черновик                     Д) дубликат В) копии VI. Вставьте недостающие слова в определения А) Документооборот ­ _________________ документов в организации с момента их ____________________ или получения до ________________ или  отправки. Б) Документ ­ ____________________ на материальном носителе __________________________ с _________________________. В) Унифицированная система документации – система документации, созданная по_______________________ правилам и _________________. КЛЮЧ К ОТВЕТАМ:  1 – А, 2­ А, 3­ Б, 4 – А 4, Б 3, В 2, Г 1,  5 – А, Г, Д, 6­ А­ движение, создания, завершения.      Б – зафиксированная, информация, реквизитами.     В – единым, требованиям. 4. Проверка  выполнения задач. 5. Выставление оценок 6. Анализ работы с упражнениями 7. Домашнее задание 8. Заключение. Итак, давайте подведем итог   всему тому, о чем мы с вами сегодня узнали. Термин  делопроизводство  характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Слово документ по происхождению латинское слово, которое обозначает «поучительный пример». И берет свое начало еще с древнерусского государства, примерно X – XIV века.  В истории развития делопроизводства в России выделяется 2 этапа, что при отдельном изучении каждого из них позволяет проследить пошаговое и более глубокое становление и развитие делопроизводства в России. В документах отражается и учитывается деятельность всей организации в целом, и каждого подразделения в отдельности.  Как   правило,   наличие   различных   функциональных   обязанностей   работников,   ведет   к   разнообразию   видов   документов.   В   связи   с   этим   все документы классифицируются  по группам. Многие виды управленческих  документов организация обязана предъявлять при проверках со стороны налоговых органов, при комплексных документальных ревизиях. Поэтому насколько грамотно и правильно будут оформлены документы, зависит успех организации. Грамотное оформление и работа с документами гарантируют организации ее устойчивость.