Лабораторная работа № 9 Отчеты

Лабораторная работа № 9

Отчеты

В данной работе рассматриваем последний этап создания БД – составление отчетов. необходимость в создании отчета возникает в тех случаях, когда нужно наглядно представить на экране или распечатать сводную информацию БД. Для получения такой информации должны быть выполнены подсчеты во всех группах данных. По структуре и оформлению отчет подобен форме. Однако он имеет ряд преимуществ: - во первых, позволяет отображать все данные, а во-вторых, представляет возможность группировать данные по различным критериям.

Мы попробуем составить проект отчета, который

- позволял бы получить обзорную информацию о заказах на компьютеры, реализуемые фирмой;

- содержал бы итоги по продажам определенных моделей компьютеров.

Создание отчета.

1.       Щелкните на закладке Отчеты и нажмите на кнопку Создать.

2.       Выберите Мастер отчетов и таблицу Компьютеры.

3.      Определите какие поля должен содержать отчет. Выбор полей выполняйте следуя таблице

4.     

После того как все выбранные поля окажутся в расположенном справа списке и будут упорядочены указанным образом, (в нашем случае можно выполнить сортировку по полю Название фирмы. Поскольку необходимо, чтобы  в отчете были представлены итоговые значения о количестве проданных компьютеров определенных моделей, активизируйте кнопку Итоги, затем в открывшемся диалоговом окне установите опцию Sum и подтвердите свой выбор нажатием ОК. выполнив все установки, щелкните на кнопку Далее. В результате откроется следующее диалоговое окно Мастера отчетов.

5.       В следующем окне необходимо сообщить Мастеру отчетов, по каким полям должна быть выполнена группировка. Данные в отчете можно группировать максимум по трем полям., щелкните на кнопку Далее.

6.       В следующем окне нужно задать способ сортировки данных.

7.       Наконец, Мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В расположении пользователя следующие варианты представления данных: ступенчаты, блок, структура 1, структура2, по левому краю 1, по левому краю 2, здесь же  можно указать ориентацию: Книжный или Альбомный.

8.       В следующем окне есть возможность выбрать один из стандартных стилей оформления отчета. В завершении щелкните на кнопку Далее. И присвойте отчету имя – Обзор заказов на компьютеры.

9.       Чтобы увидеть оформленный отчет, выполните щелчок на кнопке Предварительный просмотр.

10.    Вставка вычисляемого поля. Чтобы добавить новое поле  отчет, подготовьте для него место: откройте Конструктор, переместите нижнюю ограниченную линию области колонтитула группы вниз. Затем активизируйте в Панели элементов пиктограмму текстового поля (кнопка с литерами   ) и, выполнив щелчок, вставьте поле в область колонтитула группы ниже поля Sum^[1]. Вставленное текстовое поле состоит из двух частей. В левую часть введите название поля – Всего сумма оборота. Правая должна содержать формулу. Выполнив двойной щелчок на правой части созданного поля, откройте относящееся к нему окно характеристик и введите следующие значения.

11.   

12.    В поле Данные находится формула. Формула всегда начинается со знака равенства (=). Имена полей заключаются в квадратные скобки. Звездочка (*) символизирует знак умножения. Т.о, значение в поле Всего сумма оборота вычисляется путем умножения цены модели компьютера с учетом скидки на общее количество проданных компьютеров данной модели.

13.  В завершение подведем итоги. Скопируйте поле Всего сумма оборота из области Примечание группы ‘Код модели компьютера’ в область ‘Примечание отчета’ и задайте для него новое название - Итого сумма оборота.

Скачано с www.znanio.ru