Лабораторная работа №6 MS Access. Создание запросов Цель работы: привить у студентов навыки создания запросов

Лабораторная работа №6

MS Access. Создание запросов

Цель работы: привить у студентов навыки создания запросов.

ЗАДАНИЕ

Работа с запросами

30. В окне База данных активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

31. Выбрать режим Конструктор и подтвердить выбор.

32. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, из которой будет производиться запрос (СТУДЕНТЫ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.

33. Закрыть окно Добавление таблицы.

34. В оставшемся окне Запрос на выборку щелкнуть верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку Поле.

35. В данной ячейке введите имя первого поля создаваемого запроса, например, Фамилия.

36. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки – Имя, Пол, Дата рождения, Группа

37. Установить сортировку по полю Фамилия.

38. В строке Условия отбора внести в нужные поля критерии отбора: в поле Группа  - БУА-12 (данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу)

39. В строке Вывод на экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.

40. Выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.

Формирование запросов для многотабличной БД

Построить запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, и размер стипендии в процентах. Информация для получения таких данных находится во всех трех таблицах.

В данном случае создается новая таблица, содержащая сведения из разных взаимосвязанных таблиц.

1.     В окне База данных создать новый запрос на основе связанных таблиц. Для этого активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.

2.     В появившемся окне Новый запрос выбрать Простой запрос (с использованием Мастера запросов) и подтвердить выбор.

3.     В окне Создание простых запросов выбрать из таблицы СТУДЕНТЫ поля: Фамилия, Имя, Отчество, Группа; из таблицы СТИПЕНДИЯ – поле Процент. Закончить работу с Мастером запросов.

4.     В полученной таблице в строке Условие отбора установить по полю Процент выражение >0, то есть вывод тех студентов, у которых сессия сдана на положительные оценки. Для этого выполнить расширенный фильтр, упорядочить фамилии студентов в алфавитном порядке.

5.     Дать имя запросу Приказ и закрыть его.

Контрольные вопросы

1.     Что такое запрос?

2.     Какие существуют типы запросов?

3.     Чем отличается использование Мастера от использования Конструктора при формировании запроса?

4.     Что такое запрос на выборку?

5.     Что такое перекрестный запрос?

Краткие теоретические сведения

Запросы –служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

Использование мастера простых запросов.

Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.

Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:

1        Нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса

2        Нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера

3        Если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей.

4        Если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.

Использование конструктора запросов.

Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.

Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.

Нажав кнопку Запуск , мы увидим результат выполнения сформированного запроса.

Типы запросов.

В Access возможно создание 4-х основных типов запросов:

1.     Запросы на выборку - извлекают данные из одной или нескольких таблиц.

2.     Перекрестные запросы - суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

3.     Запросы на изменение - эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.

4.     Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.

Оптимизация запросов.

1        Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.

2        В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.

3        Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.