Лекция на тему: Документооборот

Документооборот

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции. Различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций (входящие); — документы, отправляемые в другие организации (исходящие); — документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе (внутренние).       Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов. Внутренние документы учитываются по месту регистрации или составления. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Анализ объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно принимать меры к сокращению количества документов. Технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов: — прием и первичная обработка документов; — предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация документов и ведение справочно-информационной системы; — рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения; — исполнение документов.